Automatiseer orders, offertes en administratie in Weesp (horeca, bouw en mkb). Eén werkstroom eerst, bewezen in productie. Remote-first, op nacalculatie.
Procesautomatisering in Weesp betekent dat één terugkerende stroom (een reservering, een order, een werkbon) niet meer wordt overgetypt maar als workflow doorloopt in de software die er al staat. EIGHTY8 bouwt die stromen voor horeca, bouw en mkb, op afstand vanuit Noordwijkerhout, met de uitzonderingen bij een mens en een prijs op nacalculatie.
Weesp oogt als een rustig stadje aan het water (vestingwerk op de Stelling van Amsterdam, grachten, jachthavens) maar achter de gevels draait een mkb dat per dag hetzelfde handwerk herhaalt. Een horecazaak beantwoordt in het seizoen voor de zoveelste keer wie er wanneer een tafel of een ligplaats kan krijgen. Een installateur die aan de nieuwbouw in Weespersluis werkt, typt zijn werkbonnen na afloop alsnog over uit een app of een notitieboek. Een winkelier houdt voorraad bij op drie plekken die elkaar niet kennen. En wie in de Bloemendalerpolder een kantoor heeft, bouwt elke maand dezelfde lijstjes op uit losse mailtjes.
Geen van die stappen is ingewikkeld. Dat is juist het punt. Automatisering betaalt zich niet terug op het uitzonderlijke geval, maar op de twintigste herhaling ervan. EIGHTY8 werkt op afstand vanuit Noordwijkerhout; er is geen kantoor in Weesp, en voor dit werk is die afstand geen belemmering: de stroom wordt gebouwd in jouw eigen systemen, waar ze elke dag te controleren zijn.
Weesp is bovendien klein genoeg om precies te weten waar het knelt. Dat maakt de keuze van de eerste werkstroom eenvoudig. En die keuze bepaalt het hele traject.
Een traject start met één vraag: welke stroom kost je nu de meeste avonden? We lopen die stroom stap voor stap na. Waar komt de invoer vandaan, welke regels gelden er, wanneer moet een mens oordelen. Wat daar uitkomt, staat op papier vóórdat er gebouwd wordt: de scope, de aannames en het moment waarop jij kunt bijsturen.
Onze engineers bouwen de workflow daarna in de pakketten die je al draait. Waar tekst gelezen of samengevat moet worden, doet een taalmodel dat; alles wat met een vaste regel kan, blijft een vaste regel. Een conceptorder, een conceptofferte of een conceptantwoord staat altijd eerst klaar voordat het de deur uit gaat. Jij keurt, de stroom doet de rest.
Zodra de eerste stroom in productie draait, lees je in de log terug wat er gebeurde en waar hij twijfelde. Die momenten maken de regels scherper. Pas als de winst in je eigen week zichtbaar is, spreken we over een tweede stroom.
Drie stromen uit de Weespse mix van horeca, bouw en handel. Geschreven als werk dat de workflow overneemt, met het oordeel bij jou.
Een vaste prijs is hier niet eerlijk, omdat een reserveringsstroom voor een horecazaak en een orderstroom voor een installateur verschillende bouwtijden kennen. Je krijgt een schriftelijke scope met de aannames erbij, en daarop volgt de offerte; afgerekend wordt op nacalculatie van het werk dat er werkelijk in zit. Zonder pakket dat doorgaat als het klaar is.
Wil je eerst weten hoe we naar de stad als geheel kijken (sectoren, winkelhart, haven) lees dan de pagina over Weesp. Wil je liever meteen aan de slag, kies dan de stroom die je het minst graag zelf doet.
Door te kijken naar de stroom die elke week terugkeert en het minst spannend is om uit handen te geven. Vaak is dat niet het duurste proces maar de vervelendste herhaling: het overtypen van orders, het opbouwen van maandlijsten of het beantwoorden van dezelfde vragen. We schatten in het scopinggesprek samen in welke stroom het snelst zichtbaar uren vrijmaakt, en beginnen daar.
Nee, en de reden is simpel: een workflow vraagt geen IT-afdeling, hij draait in de software die je al kent. Wie met een handjevol mensen werkt, merkt elke gewonnen avond bovendien dubbel. We houden het eerste traject bewust afgebakend tot één stroom, zodat je investering past bij de omvang van je bedrijf en je aan je eigen agenda kunt aflezen of het scheelt.
Dat staat vooraf op papier. Per stroom leggen we vast welke gegevens worden gelezen, hoe lang ze bewaard blijven en wat er nooit een taalmodel in gaat; waar het kan, blijft de verwerking in je eigen omgeving. Persoonlijke beslissingen krijgen altijd een menselijk goedkeuringsmoment. Omdat de afspraken schriftelijk staan, kun je ze later aan je accountant voorleggen zonder uitleg.
Op basis van wat er gebouwd wordt, niet op basis van een kaart. Na het scopinggesprek ontvang je een schriftelijke scope: welke stroom, welke koppelingen, welke controlemomenten. Daarop volgt de offerte en wordt afgerekend op nacalculatie van het gerealiseerde werk. Een volgende stroom is een apart besluit met een eigen offerte. Niets wordt stilzwijgend meegerekend.
EIGHTY8