Procesautomatisering in Waalwijk: productdata, orderintake en retouren als workflow voor groothandel en distributie. Op nacalculatie.
Waalwijk telt naast de logistiek aan de Bergsche Maas een brede laag groothandel en maakbedrijven, en bij die bedrijven loopt de tijd weg in productdata die in meerdere systemen tegelijk wordt bijgehouden, orderintake uit mail en portalen, en retouren die handmatig verwerkt worden. EIGHTY8 bouwt die stromen als workflow, remote vanuit Noordwijkerhout, op nacalculatie.
Aan de Bergsche Maas ligt bedrijventerrein Haven, waar distributiecentra en transporteurs de stroom van webwinkels en merken afhandelen; in de stad eromheen (van het Schoenenkwartier tot winkelgebied De Els) blijft een stevige laag groothandels, maakbedrijven en winkeliers. Die mix maakt Waalwijk administratief zwaarder dan zijn formaat doet vermoeden.
Bij groothandel en distributie zit de wrijving in de naadvlakken: productdata en catalogi die in webshop, ERP en marktplaatsen tegelijk worden bijgehouden, orderintake die uit mail en klantportalen moet worden overgenomen, vervoersdocumenten en de dagelijkse reeks statusvragen. Bij maak en bouw zijn het offertes, werkbonnen en inkoopfacturen die avond aan avond blijven liggen. Allebei herhaald werk met heldere regels. Precies waar een workflow zijn kracht heeft.
EIGHTY8 is remote-first vanuit Noordwijkerhout en heeft geen kantoor in Waalwijk; dat pretenderen we ook nergens. Wat je wél krijgt: bouwen in je bestaande omgeving, demo's op je eigen data, en schriftelijke overdracht.
We kiezen de stroom waar het volume het hoogst en de variatie het laagst is. Bij veel groothandels is dat de catalogus. Samen brengen we in kaart waar productdata nu wordt bijgehouden, wie hem bijwerkt en waar versies uit elkaar lopen.
Daarna neemt de workflow de herhaling over: productteksten en specificaties worden aangevuld vanuit leveranciersinformatie, prijs- en voorraadwijzigingen worden synchroon gehouden tussen webshop, ERP en marktplaatsen, en retouren volgen een vaste route met een controle op de momenten die geld raken. Je eigen mensen houden de eindcontrole; het kopiëren verdwijnt.
Een cataloguswijziging wordt zo een kwestie van minuten in plaats van middagen. Wat er draait wordt gelogd en gemeten, zodat de volgende stroom wordt gekozen op cijfers in plaats van op irritatie.
Drie stromen voor de Waalwijkse combinatie van distributie, groothandel en mkb. Als schets voor het eerste gesprek.
Elke opdracht wordt per project gescoopt en op nacalculatie afgerekend, met de aannames vooraf op papier. Zonder vaste pakketten of verplichte abonnementen. Een gratis scopinggesprek is de ingang; hoe we Waalwijk breder bekijken lees je op de stadspagina.
Ja, en het verschil zit alleen in de gekozen stroom. Aan de Haven gaat het meestal om documentstromen rond zendingen en retourregistratie; voor de maak- en winkellaag in de stad eerder om offertes, catalogi en klantvragen. De werkwijze is identiek: één stroom kiezen, bouwen in de bestaande software, bewijzen op eigen gegevens, daarna verbreden.
Nee, grote volumes zijn eerder een argument vóór dan tegen: hoe meer artikelen, hoe meer overtikwerk er uit handen kan. We beginnen wel met één kanaal of één productgroep, bewijzen de kwaliteit daarvan en breiden dan uit naar de rest. Na elke stap zie je de synchronisatie in je eigen omgeving werken, met de eindcontrole bij jouw mensen.
Doordat het model binnen kaders werkt die vooraf vaststaan: hij vult aan vanuit leveranciersinformatie die jij aanwijst, stelt voor in plaats van definitief vast te leggen, en jouw mensen keuren af. Cijfers zoals prijzen blijven regels die je systeem bewaart, geen tekst die wordt bedacht. Elke wijziging wordt gelogd, dus een afwijking is altijd terug te voeren tot zijn bron.
Omdat een catalogusworkflow voor een groothandel en een facturatieflow voor een maakbedrijf weinig delen; een getal op een prijslijst zou dat verschil verbergen in plaats van uitleggen. Na het gratis scopinggesprek krijg je een schriftelijke offerte met aannames, geprijsd op nacalculatie. Pakketten en verplichte abonnementen kennen we niet. Elk vervolg beslis je op het bewijs van de vorige stap.
EIGHTY8