Kassa, webshop en boekhouding die eindelijk met elkaar praten: procesautomatisering voor het Voorschotense mkb, remote-first.
Procesautomatisering in Voorschoten haalt de tweede werkdag weg die na sluitingstijd begint: winkels die naast de kassa een webshop en sociale kanalen bijhouden, installateurs die dezelfde gegevens in drie systemen typen, praktijken die intakes handmatig afwerken. Die stromen worden workflows in bestaande software, desgewenst tweetalig. EIGHTY8 bouwt ze op afstand vanuit Noordwijkerhout, op nacalculatie.
Voorschoten combineert een historisch winkelhart met een ambachtelijke kant, en beide betalen hun administratie in avonduren. Aan de Voorstraat draait de zaak op vragen die via website, mail en sociale kanalen binnenkomen; op de Dobbewijk werken installateurs, autobedrijven en kleinschalige productie met offertes, bonnen en facturen in losse pakketten. En wie vanuit Station Voorschoten dagelijks pendelt en tussendoor een eigen bedrijf draait, schuift die administratie door naar de late avond. De zilvertraditie van Van Kempen & Begeer staat er symbool voor dat hier al generaties vakmanschap zit. Maar vakmanschap verdient geen overtikwerk.
Er komt iets bij dat niet elk dorp heeft: veel inwoners werken in Leiden of Den Haag en een deel van de klantenkring is Engelstalig. Voor lokale winkels en praktijken betekent dat dubbele communicatie. Elke bevestiging en elke herinnering in twee talen bijhouden. Juist dat is voor een workflow een instelling, geen meerwerkpost.
We werken remote-first vanuit Noordwijkerhout; er is geen vestiging in Voorschoten. Het resultaat draait gewoon in jouw eigen pakketten, met elke afspraak op schrift.
We pakken de stroom aan die na sluitingstijd het hardst doorwerkt. In de discovery lopen we één dag na: welke vragen kwamen binnen, waar werden gegevens opnieuw getypt, welk dossier bleef liggen. Uit die dag kiezen we één traject en leggen dat vast in een schriftelijke scope, met de aannames in beeld.
Gebouwd wordt er in de omgeving die er al is: kassa, webshop, agenda, boekhouding. Waar taal nodig is (vragen herkennen, samenvatten, een conceptantwoord formuleren, eventueel in het Engels) doet een model dat, begrensd tot jouw eigen kennisbank. Alles met een gevolg krijgt een controlemoment voor een mens.
Daarna meet de productie zichzelf: logging laat zien wat automatisch ging, de feedbackloop slijpt de regels, en pas als de eerste stroom bewezen is spreken we over de volgende.
Drie voorbeelden uit de twee helften van het dorp: de winkels van de Voorstraat, de installatie- en maakbedrijven van de Dobbewijk en de praktijken die tweetalig bedienen. Alles uitvoerbaar in de systemen die er nu al staan.
Gefactureerd wordt op nacalculatie: eerst de schriftelijke scope met zichtbare aannames, daarna een prijs die past bij wat er écht gebouwd wordt. Geen pakketten, geen abonnement. Hoe we naar Voorschoten als geheel kijken, lees je op de brede stadspagina van het dorp.
Vooral een einde aan de tweede werkdag. Standaardvragen worden direct beantwoord vanuit je eigen informatie, bestellingen tussen kassa, webshop en boekhouding komen in één lijn te liggen, en opvolging gebeurt zonder dat je elke mail apart hoeft te schrijven. Jij houdt de uitzonderingen en het contact; de herhaling verdwijnt uit de avond.
Nee, meertaligheid zit in het ontwerp. Eén kennisbank voedt antwoorden in het Nederlands én Engels, en ook bevestigingen, herinneringen en formulieren kunnen tweetalig verstuurd worden zonder dat je twee losse administraties bijhoudt. Voor dienstverleners met internationale gezinnen als klant is dat blijvend het verschil tussen een avond en een middag.
Nee. Jij beschrijft wat je week opslokt; wij vertalen dat naar een voorstel in gewone taal met de aannames erbij. Je beoordeelt het werk op wat je ziet draaien in je eigen systemen, niet op techniek. Beheer en uitleg horen bij de oplevering, en elk traject wordt vooraf gescopet en op nacalculatie afgerekend.
Een tweetalige vragenstroom voor een winkel en een offerte-lijn voor een installateur zijn verschillende bouwwerken, dus er is bewust geen prijslijst. Na een gratis scopinggesprek ontvang je een schriftelijke scope; de afrekening volgt op nacalculatie. Je start met één bewezen stroom en bepaalt daarna zelf of er een volgende komt.
EIGHTY8