Boekingen, refit-offertes en voorraad die meebewegen met het seizoen: een workflow die in Sneek doorloopt terwijl jij vaart. Op nacalculatie.
Procesautomatisering voor Sneek betekent dat boekingen, refit-offertes en voorraadsynchronisatie als workflow doorlopen in plaats van als avondwerk: de stroom leest, bereidt voor en zet klaar, jij controleert. EIGHTY8 bouwt hem in je boekingssysteem en boekhouding, op afstand vanuit Noordwijkerhout, op nacalculatie.
Sneek leeft met het water mee, en zijn administratie leeft met het seizoen mee. Rond het Sneekermeer draait de zomer op boekingen, aanbetalingen en overdrachten (tot aan de Sneekweek aan toe) terwijl jachtbouwers en werven het jaar door met refit-offertes, werkorders en urenstaten tussen werkplaats en kantoor jongleren. In de binnenstad bij de Waterpoort houden winkels webshop en fysieke voorraad met de hand bij elkaar, en op De Hemmen verwerken bouwers en installateurs werkbonnen na sluitingstijd.
Elk van die stromen is regelgedreven werk met een piek erin. En pieken zijn precies waar workflows hun waarde laten zien. De boeking die zichzelf verwerkt en bevestigt, de refit-aanvraag die als conceptofferte klaarligt voor de werfbaas, de voorraad die tussen kanaal en kassa synchroon blijft: de stroom doorloopt terwijl het team het werk doet, en uitzonderingen landen met context bij een mens.
EIGHTY8 werkt op afstand vanuit Noordwijkerhout. Geen kantoor in Sneek, wel dezelfde workflow in jouw boekingssysteem, en schriftelijke afspraken die je kunt teruglezen.
We kiezen eerst de stroom die in het seizoen het meest pijn doet en leggen die vast als stappen met beslispunten: wat verwerkt de workflow zelf, waar moet iemand aftekenen, en wat gaat nooit automatisch. De scope staat op papier met de aannames en een prijs op nacalculatie. Vóórdat er iets gebouwd wordt.
De bouw koppelt je bestaande software: het boekingssysteem, de kassa, de boekhouding en de mailbox. Vaste stappen (bevestigen, bijwerken, synchroniseren) gaan vanzelf; waar gelezen of afgewogen moet worden, staat een model met een mens ernaast. Meertalige correspondentie wordt als concept klaargezet, zodat Duitse en Engelse gasten netjes antwoord krijgen terwijl jij op het water zit.
Na livegang is elke stap te zien in de logging; correcties van je team stellen de workflow bij. Zo groeit hij mee met het seizoen, en uitbreiden doen we pas als de eerste stroom zich heeft bewezen.
Drie stromen uit Súdwest-Fryslân: van de verhuurflottille op het Sneekermeer tot de werf en de winkels in de binnenstad. Elk met een mens op het beslismoment.
De hoogte volgt uit de scope: nacalculatie op basis van complexiteit, vooraf vastgelegd in een schriftelijke offerte. Klein beginnen is de normale route. Één stroom die in het voorjaar pijn doet, bewijzen, daarna uitbreiden richting de Sneekweek. Geen pakketten, geen abonnement waar je aan vastzit.
De bredere stadspagina staat op /services/sneek.
Vaak wel, als het standaardwerk als workflow doorloopt: boekingsaanvragen worden verwerkt en bevestigd, aanbetalingen worden bijgehouden en overdrachtsinstructies worden klaargezet, ook in het Duits en Engels als concept. Alleen bijzondere verzoeken komen bij jou terecht. De piek rond de zomer en de Sneekweek wordt daarmee een kwestie van software, niet van mensen. En in de winter schaalt hij vanzelf terug.
Meestal wel, en dat toetsen we vóór we iets beloven. In het scopinggesprek kijken we welke systemen je draait en welke koppelmogelijkheden ze bieden; ontbreekt een moderne API, dan zijn er vaak wegen via exports, mailverwerking of gestructureerde documenten. Wat kan en wat niet staat, met de aannames, in de schriftelijke scope. Zodat je vooraf weet waar je aan toe bent.
Alleen wat zijn taak nodig heeft: vaste velden uit het boekingssysteem, de documenten die bij een refit horen, de contactgegevens die een bevestiging nodig heeft. Hoe lang tussentijdse output bewaard blijft en wat er nooit richting een modelprovider gaat, leggen we vóór de bouw schriftelijk vast. Waar een vaste regel hetzelfde werk doet, staat geen model. En jouw eigen kaders gaan altijd voor.
Dat hangt af van het aantal systemen, de taalmix van je klanten en het aantal uitzonderingen dat jouw vak kent. Na een gratis scopinggesprek ontvang je een schriftelijke scope met aannames en een offerte op nacalculatie. We starten bewust met één stroom (bijvoorbeeld alleen de boekingsafhandeling) zodat de investering in verhouding staat tot het bewijs dat je ermee krijgt.
EIGHTY8