Projectdossiers, certificaten en urenstaten die zelf doorlopen: procesautomatisering voor het maritieme mkb in Sliedrecht.
Procesautomatisering in Sliedrecht betekent dat de documentenstroom rond projecten (inkooporders, certificaatadministratie, urenstaten van locatie, voortgangsrapportages) als workflow doorloopt in het projectsysteem dat je al gebruikt. EIGHTY8 bouwt dat op afstand vanuit Noordwijkerhout, met de vertrouwelijkheid van technische kennis als uitgangspunt en een prijs op nacalculatie.
Sliedrecht bouwt aan projecten die maanden of jaren duren, en elk project verzamelt onderweg papier. De baggerindustrie is hier geen museumstuk achter het Nationaal Baggermuseum maar een levende keten van toeleveranciers en servicebedrijven langs de Beneden-Merwede, aangevuld met machinebouw, ingenieurs en de zorg- en winkelwereld van de Drechtsteden, en via de MerwedeLingelijn met de rest van het land verbonden. Overal hetzelfde: het vakwerk is er, maar de uren gaan op aan registratie) orders die uit mails worden gehaald, certificaten waarvan de vervaldatum in iemands hoofd zit, urenstaten die van locatie naar kantoor reizen.
Opdrachtgevers in de maritieme keten eisen er digitale rapportage en traceerbaarheid bij, dus de documentstroom groeit eerder dan hij krimpt. Handmatig bijhouden is niet alleen duur, het wordt ook telkens een risico op het moment dat een auditor of een klant om het dossier vraagt. Dit is werk met vaste patronen en hoge inzet. Precies waar een workflow die doorloopt zijn geld verdient.
We bouwen op afstand vanuit Noordwijkerhout. Een vestiging in de Drechtsteden is er niet, en dat zeggen we er eerlijk bij. Vertrouwelijkheid staat voorop: wat naar een model mag en wat binnenboord blijft, wordt per stroom vooraf vastgelegd.
We volgen één inkooporder van binnenkomst tot projectdossier. In de discovery noteren we elke handmatige tussenstap: wie leest de mail, wie tikt over, wie controleert tegen de leveringsvoorwaarden. Wat overblijft is een keuze (welke stroom eerst) en een schriftelijke scope met de aannames en de grenzen van datagebruik.
De bouw gebeurt in je projectsysteem en je mailbox, niet ernaast. Regels routeren documenten, een taalmodel leest en vat samen waar tekst gelezen moet worden, en bewaking houdt vervaldata en openstaande keuringen bij. Tekeningen en calculaties kunnen volledig buiten elk model blijven; de administratie eromheen automatiseert wél.
In productie toont logging wat automatisch ging en waar een mens tussenkwam. Projectleiders zien één actueel overzicht in plaats van vijf halve, en uitbreiden gebeurt pas als de eerste stroom in een echte projectweek bewezen heeft dat hij uren teruggeeft.
Drie voorbeelden uit de maritieme praktijk en het dorp eromheen: de projectdocumentstroom, de certificaatbewaking en de voortgangsrapportage. Telkens te bouwen in de systemen die er nu al staan.
Een projectadministratie voor maritieme toeleveranciers en een koppeling voor een lokaal winkelbedrijf zijn verschillende opgaven; daarom geen prijslijst, maar een gratis scopinggesprek, een scope op papier en afrekening op nacalculatie. Op de brede stadspagina over Sliedrecht lees je hoe we het dorp als geheel bekijken.
De documentstroom eromheen: orders die uit mails worden gehaald en in het projectsysteem landen, certificaten met automatische vervalbewaking, urenstaten die rechtstreeks verwerkt worden en voortgangsrapportages die worden voorbereid in plaats van vanaf nul geschreven. Het engineeringwerk blijft bij je eigen mensen; de overdracht tussen systemen is wat verdwijnt.
Die kennis blijft van jou, en de grenzen worden vooraf schriftelijk vastgelegd. Per werkstroom staat wat een model te zien krijgt; tekeningen en calculaties kunnen buiten elk model blijven terwijl de administratie eromheen wél automatiseert. We bouwen binnen de AVG en binnen de afspraken die jouw opdrachtgevers aan jou opleggen.
Zeker. De aanpak (één stroom met veel handwerk kiezen, bouwen in bestaande software, uitbreiden na bewijs) werkt net zo goed voor een bouwbedrijf, een installateur of een winkel in het dorp. Bepalend is het patroon: terugkerend werk met duidelijke regels en te veel handmatige overdracht, niet de sector waar je in zit.
Een projectadministratie voor maritieme toeleveranciers en een koppeling voor een lokaal winkelbedrijf zijn verschillende opgaven, dus er staat geen prijslijst. Na een gratis scopinggesprek ontvang je een schriftelijke scope met de aannames erbij, en de afrekening volgt op nacalculatie. Je start met één bewezen stroom, nooit met een programma op voorhand.
EIGHTY8