Tenders, certificaten en keuringsrapporten die zelf doorlopen: procesautomatisering voor maritiem en technisch mkb van Schiedam. Remote, op nacalculatie.
Procesautomatisering in Schiedam richt zich op de administratie rond zwaar vakwerk: tenders met tientallen posten, certificaten en keuringsrapporten, monteursplanning en inkooporders die tussen mail en ERP heen en weer reizen. EIGHTY8 bouwt die stromen als workflows die in je eigen systemen doorlopen, op afstand vanuit Noordwijkerhout, met menselijke controle en een afrekening per project op nacalculatie.
Schiedam is zware techniek met een dunne administratieve huid. Rond de voormalige Wilton-Fijenoordwerf werken scheepsreparateurs, offshore-toeleveranciers en technische specialisten aan werk dat de wereld over gaat. En bij vrijwel al dat werk loopt dezelfde informatiestroom achteraan: tenders met tientallen posten, certificaten die per project kloppen moeten, keuringsrapporten, monteursplanning die dagelijks verschuift en inkooporders tussen mail, spreadsheet en ERP. Het vak is goed geregeld; de stroom eromheen is het knelpunt, en precies daar pakt een workflow het op.
De binnenstad werkt anders maar kent dezelfde les. Aan de Lange Haven draaien distilleerderijen, horeca en creatieve ondernemers op bestellingen, roosters en terugkerende vragen; op 's-Graveland en in het Schiedamse deel van de Spaanse Polder zitten groothandels en installateurs waar orders en facturatie op avonduren worden bijgewerkt. Kleinere stappen, samen een werkweek.
EIGHTY8 komt uit Zuid-Holland en werkt op afstand, vanuit Noordwijkerhout: video-overleg, schriftelijke opleveringen en een prijs die pas volgt na een scope. Per project, op nacalculatie.
We beginnen nooit met een transformatietraject maar met één proces waarvan de tijdwinst te meten is. In de discovery loopt iemand van ons mee over de administratieve werkvloer: welke documenten komen binnen, wie typt ze over, waar gaat het mis als het druk is. Daaruit volgt een schriftelijke scope, met de aannames erbij en een prijs op nacalculatie.
De bouw landt in je eigen omgeving: ERP of branchepakket, mailbox, planningstool. Taalmodellen lezen documenten zoals een junior medewerker dat zou doen (uitlezen, samenvatten, voorbereiden) terwijl vaste regels de systemen bijhouden en elke beslissende stap bij een mens blijft. Gevoelige stukken zoals certificaten behandelen we volgens de dataregels die vooraf zijn afgesproken.
Daarna het bewijs: de stroom draait in productie, met evaluatie en bijsturing op je echte projecten. Je merkt snel of automatisering bij jouw bedrijf past. En waarom niet, als dat zo is.
Drie voorbeelden: de tenderofferte die zichzelf voorbereidt, het projectdossier waarin certificaten en keuringen kloppen blijven, en de binnenstad waar bestellingen en roosters niet meer op avonduren worden doorgewerkt.
Elk traject wordt vooraf gescoopt en achteraf afgerekend op nacalculatie. Geen pakketten die niemand vroeg, geen verplicht abonnement. Eerst een vrijblijvend gesprek waarin we samen één stroom aanwijzen, dan een schriftelijke scope met zichtbare aannames, en pas daarna bouwen. Verandert de scope onderweg, dan bespreken we dat vóórdat er uren gemaakt worden. De bredere blik op Schiedam staat op de stadspagina over Schiedam.
Zeker. De keten bepaalt hier het tempo, maar de methodiek is hetzelfde voor een groothandel, een praktijk of een winkel: één terugkerende stroom kiezen, die als workflow bouwen in de bestaande systemen en met een mens op de beslissende plek. Een winkel aan de Lange Haven heeft andere documenten dan een toeleverancier van de werf, maar het principe (het overtypen verdwijnt, het oordeel blijft menselijk) is identiek.
Nee, en het is vaak juist effectief bij die opzet, omdat elke weggehaalde dubbele invoer direct voelbaar is. We richten de workflow zo in dat je administrateur controleert in plaats van kopieert, en we houden het beheer aan onze kant. Er is geen IT-afdeling nodig, geen nieuw systeem en geen training van weken: het werk blijft waar het was, de stappen eromheen gaan automatisch, met uitzonderingen die netjes voorgelegd worden.
Dat leggen we per workflow vooraf vast, voordat er iets gebouwd wordt: welke documenten een stap mag inzien, welke velden worden overgenomen, waar de gegevens blijven en hoe lang. Waar een stuk vertrouwelijk of contractueel geladen is, kan de verwerking binnen jullie eigen omgeving blijven of geheel achterwege. We zijn engineers, geen juristen. We bouwen naar de regels die jouw klanten en keuringsinstanties stellen, en maken die keuze inzichtelijk in de scope.
Niet zomaar: wijzigingen worden besproken vóórdat er uren op worden gemaakt. De basis is een schriftelijke scope waar de prijs op nacalculatie uit volgt, met de aannames erbij. Wil je een stroom uitbreiden of een extra koppeling erbij, dan ontvang je een bijgesteld voorstel en bepaal jij of dat doorgaat. Geen opslagen verrassingen achteraf, en geen werk waarvoor niemand heeft afgetekend. Dat is hoe we elk project afronden.
EIGHTY8