Procesautomatisering Sassenheim | EIGHTY8

Procesautomatisering in Sassenheim: Sassenheim en Teylingen aan de A44 tussen Leiden en Schiphol. In je eigen systemen, op nacalculatie.

Procesautomatisering in Sassenheim betekent dat het bureauwerk achter het vakwerk meeloopt in plaats van achteraan: vragen, offertes, planning en administratie worden één workflow die doorloopt in de systemen die een bedrijf al gebruikt. EIGHTY8 bouwt dat op afstand, koppelt het aan je bestaande tools en rekent af op nacalculatie. Met de uitzonderingen voor een mens.

Sassenheim ligt aan de A44 tussen Leiden en Schiphol en draait als dorp met de functies van een klein stadje: de Hoofdstraat als winkelhart, daarnaast handel en transport met wortels in de bollensector, installateurs en bouwbedrijven, een internationale verffabrikant en een dichte laag zzp'ers en familiebedrijven. Een economie van mensen die bij klanten staan, leveren of verkopen. En die het papierwerk vullen in de avond, tussen mailbox en spreadsheets.

Procesautomatisering keert die verhouding om: het papier volgt het werk, in plaats van dat het werk op het papier wacht. Een vraag die binnenkomt wordt geregistreerd en klaargezet, een planning bewaakt zichzelf, bonnen en uren belanden zonder overtypen bij de juiste opdracht. EIGHTY8 werkt remote-first vanuit Noordwijkerhout, enkele kilometers hiervandaan. Er is geen kantoor in Sassenheim, wel een workflow die in je eigen tools gebouwd wordt.

We openen met het uittypen van de stroom zoals hij nu loopt: van eerste vraag tot betaalde factuur, inclusief de omwegen. De app waarin iemand noteert, het bestand dat niemand anders openen mag, het goedkeuringsmoment dat in één hoofd woont. Pas als dat beeld op tafel ligt, besluiten we wat de workflow overneemt en wat handmatig blijft.

De integratie gebeurt in wat er al draait: de mailbox, het plannings- of boekhoudpakket, het registratiesysteem van de zaak. Taalwerk (een vraag begrijpen, samenvatten, rubriceren, een concept schrijven) is voor een model; alles wat met een regel kan, blijft een regel. Elke stap met gevolg voor een klant heeft een controlemoment, en jij bepaalt wanneer die versoepelt.

Daarna bewijst de stroom zich in productie. Maand na maand kijken we wat is afgehandeld, waar werd ingegrepen en welke stap de volgende kandidaat is.

Drie workflows die passen bij het Sassenheimse bedrijfsleven, van installatie tot winkelhart. Ook hier is de formulering werkwijs: wat de workflow doet en wat de ondernemer blijft beoordelen.

We offreren per project, op basis van de scope en de complexiteit van jouw stromen. Er is geen prijslijst en er is geen pakket. Na een eerste gesprek ontvang je een schriftelijke scope met de aannames, en afgerekend wordt op nacalculatie. Groeien kan stap voor stap, telkens nadat de vorige workflow zich heeft bewezen.

Hoe we Sassenheim als stad bekijken (ligging, winkelhart en mkb samen) staat op de pagina over Sassenheim; hier ging het om het proceswerk.

Wij staan meestal bij klanten op locatie. Past procesautomatisering bij dat werk?

Juist voor werk op locatie loont het, want daar staat de administratie het verst van het werk af. Vragen, planning en bonnen worden opgevangen door een workflow die doorloopt, zodat de dag niet 's avonds opnieuw hoeft te worden getypt. De vakman beslist in het veld; het systeem houdt de administratie gelijk met het werk.

Wij zijn een familiebedrijf. Wie beheert de automatisering als hij eenmaal draait?

Niemand hoeft technicus te worden: EIGHTY8 blijft verantwoordelijk voor het onderhoud en stelt bij wanneer jullie werk verandert. Binnen het bedrijf is één overzicht genoeg. Wat de workflow deed en waar een mens ingreep. Veel familiebedrijven beginnen met één stroom en kiezen pas een tweede als de eerste een paar weken zonder frictie loopt.

Hoe voorkomen jullie dat klantgegevens onnodig bij een AI-model belanden?

Door per werkstroom vooraf te bepalen welke velden een stap binnen mag en welke gegevens nooit naar een modelprovider gaan. Waar een vaste regel volstaat, staat geen model, en bewaartermijnen staan op papier. Alles wat we tijdens een traject zien behandelen we als vertrouwelijk. De AVG is hier ontwerpkeuze aan de voorkant, geen instelling achteraf.

Waarom werken jullie niet met een vaste prijs per pakket?

Omdat twee bedrijven in Sassenheim zelden dezelfde stroom hebben: het aantal koppelingen, de uitzonderingen en de controlemomenten bepalen het werk, niet een categorie op een kaart. De prijs volgt daarom uit een schriftelijke scope en wordt afgerekend op nacalculatie. Vast staat wel: er wordt niets gebouwd buiten de scope om zonder dat je er eerst mee akkoord gaat.