Offertes, statusvragen en vrachtdocumenten die zelf doorlopen: procesautomatisering voor de Rotterdamse haven. Remote, op nacalculatie.
Procesautomatisering in Rotterdam betekent dat de papierketen van handel en vervoer (orderbevestigingen, statusvragen, vrachtdocumenten, administratie) als workflow doorloopt in de pakketten die een bedrijf al draait. EIGHTY8 kiest samen met haven- en maakbedrijven eerst de stroom met de meeste handmatige uren en bouwt die, op afstand, met menselijke controle en een prijs op nacalculatie.
Rotterdam is gewend aan volumes, en volumes zijn precies waar handwerk begint te knellen. Van de Maasvlakte tot de Waalhaven draait de haven op documenten: orderbevestigingen die worden overgenomen, statusvragen van klanten, planningswijzigingen die langs meerdere partijen gaan. Bij expediteurs en logistieke mkb'ers zit daar meer tijd in dan in het vervoer zelf. Werk met vaste patronen, dus uitstekend te bouwen als workflow.
De stad daarbuiten telt even zwaar. Op de Kop van Zuid zitten zakelijke dienstverleners met dossiers en rapportages; op de Spaanse Polder staan maak- en installatiebedrijven waar offertes, werkbonnen en inkoop 's avonds worden bijgewerkt; rond de Erasmus Universiteit groeit een laag jonge dienstenbedrijven die support en onboarding met de hand draaien. Overal hetzelfde patroon: goed vakwerk, en eromheen een administratie die meegroeit met elke order.
EIGHTY8 bouwt die workflows zonder kantoor aan de Maas: we werken remote-first vanuit Noordwijkerhout, met videocalls, schriftelijke scopes en oplevering in jouw eigen systemen. Meertalig klantcontact nemen we standaard mee, want in deze stad is een mailbox zelden eentalig.
Volg één document en je ziet het hele ontwerp. Een orderbevestiging komt binnen: de workflow leest hem, haalt de kerngegevens eruit en zet die in je systeem, terwijl een conceptantwoord naar de afzender klaarstaat. Wat afwijkt (een afwijkende hoeveelheid, een onbekende relatie) wordt herkend en wacht op een mens. Zo beschrijven we ook de rest: per stap wie oordeelt, wat automatisch mag en wat nooit gaat.
De bouw gebeurt in je bestaande omgeving (mail, spreadsheet, branchepakket) met een taalmodel alleen waar tekst gelezen of geschreven moet worden. Elke stap met gevolgen voor een klant of factuur krijgt een controlemoment. Tijdens de discovery meten we het urenbeslag van de gekozen stroom, zodat het verschil achteraf aantoonbaar is.
Daarna productie: logging, evaluatie en bijsturing op je echte gevallen. Pas als de eerste stroom zijn uren teruggeeft, volgt de volgende.
Drie stromen uit de Rotterdamse praktijk: de expeditiekant van de haven, het maakbedrijf op het bedrijventerrein en de dienstverlening in het centrum. Alle drie werkend te bouwen in de systemen die er al staan.
We starten met een gesprek waarin we samen de stroom aanwijzen met de meeste handmatige uren. Daarna volgt een schriftelijke scope en een prijs naar scope en complexiteit. Er is geen prijslijst en geen pakket. Rekenen doen we per project, op nacalculatie, met de aannames zwart-op-wit voordat er gebouwd wordt. Hoe EIGHTY8 naar Rotterdam als geheel kijkt, staat op de stadspagina over Rotterdam.
Bijna altijd de documentstroom rond orders en statusvragen, omdat die dagelijks terugkeert en vaste patronen heeft. Een workflow leest binnenkomende bevestigingen en vragen, zet de gegevens in het eigen pakket en legt conceptantwoorden klaar. Meertalig waar je klanten dat vragen. Planners houden de uitzonderingen over in plaats van de dagelijkse stapel. Van daaruit is de stap naar vrachtdocumenten en planningswijzigingen klein en vertrouwd.
Zeker: bij een klein team telt elk terugkerend handwerk dubbel, omdat er niemand is die het kan oppakken tijdens de piek. We bouwen de automatisering rond jullie eigen werkwijze, niet omgekeerd, en zetten de controle precies waar jullie die willen houden. Technisch beheer zit bij ons; jullie team ziet een werkende stroom, een duidelijke lijst uitzonderingen en meer ruimte voor het werk waar klanten op wachten.
Gegevensbescherming is een ontwerpkeuze, geen voetnoot. Vooraf leggen we vast welke velden een workflow mag lezen, wat er wordt bewaard, hoe lang en wat er wel of niet naar een modelprovider gaat. Velden die niet nodig zijn, worden eruit gehaald voordat iets een model ziet; een mens blijft verantwoordelijk voor elke stap met gevolgen. De keuzes staan in de scope, zodat je er intern over kunt verantwoorden aan je eigen opdrachtgevers.
We werken per project: vooraf gescoopt, achteraf afgerekend op nacalculatie, zonder verplicht abonnement. Na een scopinggesprek ontvang je een voorstel met de scope, de aannames en de grenzen erbij. Pas na akkoord wordt er gebouwd. Doorlopende ondersteuning of een volgende stroom bespreek je los, pas als de eerste workflow in productie heeft bewezen dat hij werkt. Zo weet je precies waar je aan begint en hoe het eindigt.
EIGHTY8