Kantoren, techniek en retail tussen Plaspoelpolder en Oud-Rijswijk: terugkerend papierwerk als workflow. Procesautomatisering in Rijswijk, op nacalculatie.
Procesautomatisering in Rijswijk richt zich op de laag tussen aanvraag en afronding: mails die met de hand in systemen verdwijnen, offertes uit losse sjablonen, planborden die de facturatie niet kennen, vragen die dagelijks opnieuw worden beantwoord. EIGHTY8 maakt daar workflows van die in je bestaande software doorlopen. Op afstand gebouwd, met menselijke escalatie en een prijs op nacalculatie.
Rijswijk oogt zakelijker dan de gemeente groot is. De Plaspoelpolder is een van de oudste bedrijvenparken van de Randstad, met het Europees Octrooibureau als internationale blikvanger en daaromheen dienstverleners, techniek- en installatiebedrijven die heel Haaglanden bedienen. Dat soort kantoren verwerkt aanvragen die per mail binnenkomen en handmatig in het eigen systeem verdwijnen, met offertes uit losse sjablonen en dossierstukken die meermaals worden gekopieerd. Regelgedreven volumewerk. Het profiel waarop automatisering het snelst rendeert.
Daarnaast staat het dagelijkse Rijswijk: winkelgebied In de Bogaard dat stap voor stap vernieuwd wordt, het historische Oud-Rijswijk rond de Herenstraat en de groeiende wijk RijswijkBuiten. Winkels en horeca schakelen tussen kassa, webshop en bezorgplatforms; praktijken beantwoorden telkens dezelfde vragen over afspraken en bereikbaarheid; en wie personeel heeft, kent de maandelijkse rondgang langs urenstaten, verlof en declaraties.
EIGHTY8 is gevestigd in Noordwijkerhout en werkt op afstand: vaste aanspreekpunten, videocalls en schriftelijke overdracht bij elke stap. Prijzen volgen na een gratis scopinggesprek, op nacalculatie.
De scherpste vraag bij automatisering is niet wat er bijkomt, maar wat er stopt: het handmatige overzetten van mail naar systeem, het opbouwen van dezelfde offerte, het beantwoorden van dezelfde vraag. In de discovery markeren we die lege plekken vooraf en spreken we af wat een mens blijft doen. Beoordelen, beslissen, het gesprek met de klant. Dat wordt de scope, met de aannames en de prijs op nacalculatie.
De workflow draait in de software die er al staat: CRM, boekhouding, planning, kassakoppeling. Taalmodellen lezen en bereiden voor, vaste regels boeken door, en elke stap met gevolgen heeft een menselijke escalatie voor de gevallen die te belangrijk zijn om automatisch te laten. Vervanging van je pakket stellen we alleen voor als het aantoonbaar knelt. Onderbouwd, en altijd jouw besluit.
In productie evalueren we op de echte gevallen en stellen we bij waar dat nodig is. Pas als de eerste stroom zijn uren teruggeeft, kijk je rustig naar de volgende.
Drie voorbeelden voor Rijswijk: de aanvraagroute van kantoren in de Plaspoelpolder, de bonnen- en factuurlijn van techniekbedrijven, en de kassa-webshop-vragenroute van winkels en horeca rond In de Bogaard.
De prijs volgt het werk: op nacalculatie, na een gratis scopinggesprek, met een schriftelijke scope waarin de aannames zichtbaar zijn. Er is geen bundel en geen verplichting erna; je tekent per afgebakend traject. Wie eerst wil zien hoe wij tegen de hele gemeente aankijken (wijken, bedrijvigheid, profiel) vindt dat terug op de city-hub over Rijswijk.
Ja, met ontwerpkeuzes die erop zijn ingericht. Vooraf leggen we vast welke gegevens een stap mag lezen, wat binnen jullie eigen omgeving blijft, hoe lang iets bewaard wordt en wat er nooit naar een externe provider gaat. Waar gevoelige informatie in een aanvraag zit, kan een mens de eerste beoordeling doen terwijl de workflow alleen voorbereidt. De keuzes staan in de scope, zodat je ze intern kunt uitleggen aan opdrachtgevers die zorgvuldigheid afdwingen.
Ja, en het effect is daar relatief het grootst, omdat één weggevallen stap bij jullie direct een vrij uur oplevert. We kiezen de stroom die het vaakst terugkeert (aanvragen, facturatie-opvolging, afspraken) en bouwen die in de tools die je al gebruikt. De assistente controleert in plaats van overtypt, jullie beoordelen in plaats van verzamelen. Er is geen IT-kennis nodig en het beheer blijft aan onze kant; bijstellen gaat via een kort videocall-overleg.
Alléén wat vooraf schriftelijk is afgesproken, en verder niets. In de scope staat welke gegevens de workflow verwerkt, waar ze staan, hoe lang ze bewaard blijven en wanneer ze verwijderd worden; bij afronding leveren we de overdracht aan en raken wij de dagelijkse werking kwijt behalve als je beheer bij ons neerlegt. Alles is aantoonbaar naar de kaders van de AVG, met een menselijke verantwoordelijke op elke stap waar dat hoort.
Altijd. Het gesprek is vrijblijvend en levert een schriftelijke scope op met de aannames zichtbaar; de prijs daarop volgt nacalculatie en staat op papier voordat je ergens ja op zegt. Er is geen pakket dat je eerst moet kiezen en geen verdere verplichting aan het einde van een traject. Beslis je nadien voor een tweede stroom, dan begint die cyclus opnieuw (gesprek, scope, offerte, bouwen) met alles wat al draait ongemoeid.
EIGHTY8