Procesautomatisering voor Putten: recreatie bij Strand Nulde en agro in de Gelderse Vallei laten bonnen en facturen doorlopen. Op nacalculatie.
Procesautomatisering betekent voor een bedrijf in Putten dat de bonnen-, boeking- en factuurstroom zonder overtypen door je bestaande software loopt. EIGHTY8 bouwt zo'n workflow op afstand vanuit Noordwijkerhout, bewijst eerst één stroom in de praktijk en rekent daarna per project af op nacalculatie.
Putten verdient aan twee kanten tegelijk. Tussen bos en water lopen de gastenstromen richting Strand Nulde en de recreatieparken, terwijl het dorp aan de agrarische kant van de Gelderse Vallei vastzit: veehouderij met de kalversector erin, en de voer- en transportbedrijven die die keten op de weg houden. Op Keizerswoert staat daartussen een nuchtere laag maak- en handelsbedrijven die in het verlengde van beide werelden werkt.
Het knelpunt zit niet in het seizoen zelf maar in wat er ná een drukke dag nog gedaan moet worden. Ligplaatsverleningen en seizoensfacturen van een havenmeester worden handmatig overgenomen uit het boekingssysteem. Een voerbedrijf tikt weegbonnen twee keer over: eerst voor de planning, daarna voor de boekhouding. En de groothandel op Keizerswoert houdt inkoop en voorraad in losse lijsten bij die elkaar nooit raken. Allemaal vaste handelingen. Het terrein waar een workflow zonder toezicht doorloopt.
EIGHTY8 werkt op afstand vanuit Noordwijkerhout en heeft geen kantoor in Putten; het contact loopt via videocalls en elke afspraak staat schriftelijk vast. Het bouwwerk gebeurt bovendien in jouw eigen pakketten, dus je ziet het resultaat niet op een stoep maar in je eigen administratie.
We kiezen eerst de ene stroom waarvan de uren het hardst tellen en lopen die in een discovery-gesprek van begin tot eind na: wie brengt de invoer binnen, waar moet het heen, welke uitzonderingen mogen nooit automatisch gaan. Wat je wilt dat de workflow doet (en wat bewust bij mensen blijft) leggen we vóór de bouw schriftelijk vast.
Daarna bouwen we in de software die je al draait. Waar een vaste regel volstaat, blijft het een vaste regel; waar documenten gelezen of geformuleerd moeten worden, staat een taalmodel met strakke grenzen. Elke stap die een klant of een factuur raakt, krijgt een goedkeuringsmoment totdat jij aangeeft dat het los mag.
Zodra de stroom live is, volgt een korte feedbackronde: wat verliep automatisch, wat kwam terug, wat kan strakker. Pas als die eerste keten zijn uren aantoonbaar teruggeeft, beginnen we aan de volgende.
Drie stromen uit de Puttense praktijk van recreatie, agro-toelevering en handel. Telkens met een vast punt waar jouw oordeel begint en het systeem stopt.
Er bestaat hier geen prijslijst, want een ligplaats-flow voor een havenmeester en een bonnenstroom voor een voerbedrijf zijn twee verschillende projecten. Na een gratis scopinggesprek ontvang je een schriftelijke scope met zichtbare aannames, en afgerekend wordt per project op nacalculatie. Zonder pakket of abonnement.
Hoe we naar het dorp en de hele regio kijken, lees je op /services/putten.
Bij de stroom die in het hoogseizoen het meest vastloopt. Voor een kamping of groepsaccommodatie is dat vaak de combinatie van reserveringen, bezetting en facturatie; voor een horecazaak vaker de leveranciersbonnen en de personeelsplanning. We meten vooraf wat elke stroom aan tijd kost en pakken degene met het duidelijkste verschil eerst. Klein genoeg om snel te bewijzen, groot genoeg om te merken.
Dat is normaal in ons werk en geen reden om af te haken. De workflow draait op de achtergrond in de programma's die je team al dagelijks gebruikt; er komt geen nieuw scherm bij waarin mensen hun werk moeten doen. Wie wil, ziet in een logboek wat er verwerkt werd en wat bleef hangen. De invoering is doorgaans het eenvoudigste deel, omdat er juist werk verdwijnt in plaats van bijkomt.
We behandelen bedrijfsgegevens als vertrouwelijk, punt. In de schriftelijke scope staat per werkstroom welke velden de stroom aanraakt, waar ze blijven en wat er nooit naar een taalmodel gaat. Registraties en aantallen verwerken we liever met gewone regels dan met een model; het model leest alleen tekst die toch al op je scherm lag. Zo blijft de verwerking toetsbaar aan de AVG-regels die jouw accountant en leveranciers ook hanteren.
Dan stoppen we, zonder restverplichting. We prijzen per project op nacalculatie, dus je betaalt voor het gebouwde en niet voor een programma dat doorloopt. Vóór de bouw leggen we samen vast hoe succes eruitziet (welke stappen automatisch verlopen en hoeveel handwerk erbij verdwijnt) en in de feedbackronde na livegang meten we daarop. Val het tegen, dan is bijstellen of stoppen allebei een serieuze optie en beslis jij.
EIGHTY8