Offertes, werkbonnen en leveringsstukken die vanzelf in de administratie landen: procesautomatisering in de Hoeksche Waard.
Procesautomatisering in Oud-Beijerland pakt de stromen op die installateurs, kantoren en de agrohandel handmatig blijven doen: offertes die regel voor regel uit oude projecten worden getypt, bonnen die van de bus naar de administratie reizen, stukken die elk kwartaal worden nagejaagd. Als workflow doorlopen ze in bestaande software. EIGHTY8 bouwt dat op afstand vanuit Noordwijkerhout, op nacalculatie.
Oud-Beijerland is de draaischijf van de Hoeksche Waard: aan het Spui ligt de winkel- en werkkern die de polderdorpen bedient, en via de Heinenoordtunnel werkt een flink deel van de ondernemers dagelijks mee aan Rotterdam. Om de kern ligt het akkerbouwland van het eiland (aardappelen, granen, uien) met agrohandel en loonwerkers eromheen; in en om de kern domineren bouw- en installatiebedrijven, transporteurs en een brede laag zakelijke dienstverleners.
De uren lekken op voorspelbare plekken. Installateurs en aannemers bouwen offertes regel voor regel op uit oude projecten en typen werkbonnen van de bus over naar de administratie. Administratiekantoren jagen elk kwartaal dezelfde ontbrekende stukken na bij klanten die daar zelf geen tijd voor hebben. En de agrohandel verwerkt orders en leveringsdocumenten met de hand terwijl de dagprijs allang is veranderd. Veel volume, vaste regels, een enkel menselijk oordeel. Het precieze profiel van werk dat als workflow kan doorlopen.
We werken remote-first vanuit Noordwijkerhout. Geen kantoor in de Hoeksche Waard, wel een scope op papier vóór de eerste bouwstap en elke afspraak zwart-op-wit.
We beginnen bij de bron die al digitaal kan zijn: de bon uit de bus, de aanvraag in de mail, het orderformulier van de handel. In de discovery volgen we elk van die stromen tot aan de administratie en noteren we elke tussenhand; daarna kiezen we één traject en staat de scope met de aannames op papier.
De bouw neemt de tussenhanden weg: werkbonnen worden op locatie vastgelegd en komen rechtstreeks in de administratie, een agent stelt concept-offertes samen uit eerdere projecten en actuele prijzen, en ontbrekende stukken worden automatisch opgevolgd bij de klant. Afwijkende marges en bijzondere afspraken blijven voorbehouden aan jou.
Na livegang bewijst logging wat automatisch ging en slijt de feedbackloop de regels. De eerste stroom moet in een gewone week aantoonbaar uren teruggeven voordat we de volgende oppakken.
Drie voorbeelden uit de Hoeksche Waard: de offertelijn van bouwers en installateurs, de bonnenroute van de bus naar de administratie en de stukkenopvolging van kantoren en agrohandel. Alles te bouwen in de pakketten die er nu al staan.
De hoogte van de investering hangt af van de gekozen stroom; we scopen vooraf, zetten de aannames erbij en rekenen af op nacalculatie. Geen pakketten, geen abonnement. Hoe we Oud-Beijerland en de Hoeksche Waard als geheel bekijken, lees je op de brede stadspagina van het dorp.
Ja, dat is zelfs het uitgangspunt. We bouwen agents en koppelingen bovenop het calculatie-, planning- en boekhoudpakket dat je al gebruikt: offertes die worden voorbereid uit eerdere projecten, bonnen die rechtstreeks in de administratie landen, facturen die klaarstaan ter controle. Overstappen is bijna nooit nodig. De winst zit in de verbindingen ertussen.
Door de agent binnen jouw systemen te laten werken in plaats van ernaast. Gegevens blijven in de pakketten waar ze nu staan, elke handeling wordt gelogd, en beslissingen met gevolgen (een afwijkende offerte, een betalingsafspraak) gaan altijd langs een mens. We ontwerpen vanaf dag één binnen de AVG en leggen schriftelijk vast wat de agent mag.
Beide markten zijn echt. Automatisering verdient zich terug in het eigen werkritme, los van waar je klanten zitten: minder overtikwerk en snellere offertes betalen zichzelf terug bij klanten in de polder én aan de andere kant van de tunnel. In de scope kiezen we de stroom waar de uren het hardst in zitten.
Nee. Elk project wordt op nacalculatie geprijsd, na een vrijblijvend scopinggesprek waarin we samen bepalen welke werkstroom het meeste oplevert. Je ontvangt een schriftelijke scope met zichtbare aannames voordat er iets wordt gebouwd, en je zit nergens aan vast. Een offerte-assistent en een complete orderlijn zijn nu eenmaal andere projecten.
EIGHTY8