Procesautomatisering voor handel en logistiek in Nieuwegein: orders en levertijdvragen die zonder overtikwerk doorlopen. In je eigen ERP, op nacalculatie.
Procesautomatisering in Nieuwegein richt zich op de naden tussen orders, voorraad en facturatie: documenten worden gelezen in plaats van overgetypt en afwijkingen komen naar voren in plaats van achteraf. EIGHTY8 bouwt die workflow in je huidige ERP-omgeving, werkt op afstand en rekent per project af op nacalculatie.
Nieuwegein is gebouwd op goederenstromen: aan het Amsterdam-Rijnkanaal ligt de stad aan de vaarweg die heel Midden-Nederland voorziet, en op terreinen als Plettenburg en Het Klooster zitten de groothandels, distributeurs en installateurs die die stromen verwerken; rond Cityplaza, het winkelhart, bedienen dienstverleners diezelfde bedrijven. Hun ERP's en voorraadpakketten zijn doorgaans goed ingericht. Het probleem begint waar een order als PDF of mailtekst binnenkomt en iemand hem daarna met de hand in het systeem tikt.
Tel daar de vragen omheen op: klanten die willen weten waar hun zending blijft, collega's die een spreadsheet bijhouden omdat de planning daarin maar bij één persoon leeft, en de maandrapportage die elke keer opnieuw met de hand wordt samengesteld. In een distributiebedrijf is dat geen bijzaak. Overtikfouten worden zendingen die verkeerd gaan, en achteraf ontdekte afwijkingen worden debiteuren die niet betalen.
EIGHTY8 werkt vanuit Noordwijkerhout en bedient Nieuwegein volledig op afstand. Een vestiging hebben we er niet, en we doen ook niet alsof. Voor dit werk hoeft dat niet: de stroom die we bouwen draait in jouw pakketten, en je ziet hem draaien via een schermdemo, niet in een brochure.
We nemen één dag orders als proef: wat kwam er binnen, in welke vorm, wie tikte het over en waar ging het mis. Uit die dag trekt EIGHTY8 de stroom die het vaakst terugkeert en beschrijft die als reeks stappen met beslispunten. Inclusief wat er nooit automatisch mag: een order boven een kredietlimiet, een klant met een afwijkende leverafspraak, een bedrag dat niet klopt.
De bouw aansluit op wat er staat. Je ERP en je voorraadpakket blijven het systeem van record; de workflow haalt de binnenkomende documenten uit, leest ze, controleert ze tegen klant- en artikelgegevens en zet een conceptboeking klaar die een collega nakijkt. Waar een model tekst moet begrijpen, gebeurt dat binnen kaders en met logging; waar een regel volstaat, staat een regel.
Daarna verschuift het werk: afwijkingen worden gesignaleerd op het moment dat ze ontstaan, in plaats van ontdekt bij de afsluiting. De feedbackloop bekijkt elke week wat de stroom nog vaker zelf kan. En wat bewust bij een mens blijft.
Drie schetsen uit de handels- en logistiekpraktijk van de stad. Geformuleerd als wat de workflow doet, niet als klantclaim.
Elk traject wordt vooraf gescopet en op nacalculatie afgerekend, zonder pakketten: een orderinlezing voor een groothandel is een ander werkstuk dan een levertijd-assistent voor een webshop, en daar hoort ook een andere prijs bij. Na een gratis gesprek weet je wat de scope is en welke aannames eronder liggen. Hoe we tegen de regio aankijken, lees je op de stadspagina over Nieuwegein.
Begin bij de documentstroom die het vaakst voorkomt. Die betaalt zich in een distributiebedrijf doorgaans als eerste terug.
Een ouder pakket is zelden het probleem: het heeft bijna altijd een koppelvlak, een export of in elk geval een mailbox, en precies daarop sluit een workflow aan. We vervangen je systeem niet en vragen er ook geen nieuw naast; de automatisering haalt documenten op, leest ze en zet concepten klaar die je team nakijkt. Wat er technisch wél niet kan, staat vooraf in de scope. Je hoeft niet te gokken op wat eruit komt.
Er is geen drempel in aantallen, wel in herhaling: tientallen orders per dag met steeds dezelfde structuur zijn genoeg om een stroom te rechtvaardigen, terwijl vijf uitzonderlijke bestellingen per week vaak beter met de hand blijven. We rekenen in het scopinggesprek na hoeveel tijd de stroom nu kost en wat er overblijft als hij doorloopt. Levert dat niets op, dan adviseren we het niet. Dat hoort bij een eerlijke scope.
Alleen de tekstdelen die een model nodig heeft om zijn taak te doen: een orderregel begrijpen, een vraag indelen, een adres eruit lezen. Welke velden dat zijn, hoe lang logregels bewaard blijven en wat er nooit richting een modelprovider gaat, leggen we vóór de bouw vast in de scope. Cijfers, voorraden en controles draaien zonder model. Dat zijn regels, geen taal. Zo blijft de gegevensverwerking binnen de kaders die jouw AVG-beleid stelt.
Dat hangt af van de vorm van je invoer, het aantal uitzonderingen en de controles die nodig zijn. Daarom bestaat er geen prijslijst. Je krijgt na het gratis scopinggesprek een schriftelijke scope met de aannames erbij en rekent af op nacalculatie van wat er is gebouwd. Een traject kan zo klein beginnen als één documentstroom; uitbreiden is een beslissing die je pas neemt als de eerste workflow in productie heeft bewezen dat hij uren terugeeft.
EIGHTY8