Procesautomatisering in Middelburg: dossiers, orders en gastvragen die als workflow doorlopen in je eigen systemen. Remote-first, op nacalculatie.
Procesautomatisering in Middelburg betekent dat terugkerend handwerk (dossiers die kantoren lezen, orders die winkels en maakbedrijven overtypen, gastvragen uit het seizoen) als één workflow doorloopt in de software die er al staat. EIGHTY8 bouwt die workflows op afstand, ontwerpt ze rond menselijke controle en rekent af op nacalculatie.
Middelburg stuurt de provincie aan vanuit het bestuurlijke hart rond de Abdij, en dat is te merken aan de papierstroom. Aanvragen en dossiers die bij de provincie of waterschap Scheldestromen binnenkomen, worden per mail gelezen en met de hand in systemen overgezet; de kantoren eromheen doen hetzelfde met intakes, uren en rapportages. Het is volume met vaste stappen. Precies het profiel van een workflow die doorloopt.
Daaromheen draait de stad op handel en bezoekers. Onder de Lange Jan lopen winkels en horeca op reserveringen en vragen die dagelijks terugkeren, verhuurders langs de Walcherse kust beantwoorden in de zomer dezelfde vragen over beschikbaarheid en aankomsttijden (vaak in meerdere talen) en maakbedrijven op Arnestein typen order na order over uit de mailbox.
EIGHTY8 werkt op afstand vanuit Noordwijkerhout. Er is geen kantoor in Middelburg, en we wekken die indruk ook niet. We bouwen de automatisering ín je eigen pakketten, met een mens op de momenten die ertoe doen.
We beginnen met één stroom die aantoonbaar uren kost: de route van binnenkomende mail naar dossier, van order naar factuur, of van gastvraag naar bevestiging. In de discovery lopen we die stroom stap voor stap na. Waar komt de invoer vandaan, wie oordeelt tussentijds, welk systeem ontvangt het resultaat. Daar staat een schriftelijke scope tegenover, met de aannames erbij.
Daarna bouwen onze engineers de workflow in de systemen die je al draait: je mailbox, je boekhouding, je reserveringstool. Taalmodellen doen alleen het taalwerk (lezen, samenvatten, classificeren, een concept klaarzetten) en waar een vaste regel volstaat, staat geen model. Elke stap met gevolgen voor een klant of een factuur krijgt een controlemoment, tot je zelf zegt dat het los mag.
In productie houdt een korte feedbackloop de stroom scherp: welke uitzondering kwam er niet door, welke stap mag meer vertrouwen. Eerst bewijzen, dan uitbreiden.
Drie voorbeelden, elk gekoppeld aan een Middelburgse sector: het dossierwerk rond de Abdij, het seizoen langs de Walcherse kust en het mkb op Arnestein. Geformuleerd als wat de workflow doet, niet als klantclaim.
Er is geen prijslijst, want een dossier-workflow voor een kantoor en een gastenvragenflow voor verhuur zijn verschillende projecten. Elke prijs wordt bepaald op nacalculatie: we schatten vooraf in op de complexiteit en zetten die als offerte op papier, met de aannames zichtbaar. Het eerste gesprek kost niets en bindt je aan niets.
De bredere stadspagina, met sectoren en de regio eromheen, staat op /services/middelburg; vandaar loop je ook door naar de werkstromen voor de andere Zeeuwse steden.
Ja, en juist daar zit de vaste winst. Het seizoen bepaalt de piek, maar dossiers van kantoren, orders van winkels en de administratie van maakbedrijven lopen het hele jaar door. Een workflow die die stromen verwerkt, levert in de rustige maanden dezelfde uren op als in de zomer. En zorgt dat de piek zelf behapbaar blijft, omdat de standaardvragen zichzelf al afhandelen.
Meestal twee of drie: een plek waar de invoer binnenkomt, een systeem waar het resultaat moet staan, en eventueel een planning of boekhouding ertussen. Meer is niet nodig om te beginnen. We kiezen bewust één stroom die uren kost, bewijzen dat die automatisch doorloopt en breiden pas uit als het resultaat er in de praktijk staat.
Allereerst minder dan je denkt: vaste regels verwerken wat zonder model kan, en per werkstroom leggen we vast welke velden een taalmodel mag zien, hoe lang die bewaard worden en wat er nooit richting een modelprovider gaat. De AVG is daarmee onderdeel van het ontwerp aan het begin van het traject. En strengere kaders van jouw eigen adviseur nemen we één op één over.
Vooraf. Na een gratis kennismakingsgesprek schrijven we op wat de workflow gaat doen, welke systemen erbij betrokken zijn en welke aannames wij maken; op basis van die scope volgt een offerte en wordt op nacalculatie afgerekend voor wat er gebouwd is. Er is geen prijslijst, omdat een dossierflow en een gastenvragenflow geen vergelijkbaar werk zijn.
EIGHTY8