Procesautomatisering voor Mechelen: orderverkeer rond Mechelen-Noord en post voor de binnenstad, in je eigen software. Op nacalculatie.
Voor Mechelen betekent procesautomatisering dat de stromen uit de logistiek langs de E19 en uit de binnenstad niet langer handmatig gekopieerd worden: post wordt gelezen, gegevens belanden in je eigen systeem en afwijkingen worden gemarkeerd. EIGHTY8 bouwt dat op afstand, vanuit Noordwijkerhout, in je huidige software en rekent af op nacalculatie.
Langs de E19 liggen de terreinen van Mechelen-Noord en Mechelen-Zuid, vol logistiek, handel en installatiebedrijven. En rond het station groeit de Ragheno-zone vol kantoren van bedrijven die tussen Antwerpen en Brussel opereren. Die economie leeft van orderverkeer: vrachtstukken, orderbevestigingen, prijslijsten en backorders die dagelijks in de mailbox belanden en overgetypt moeten worden voordat de planning klopt.
In de binnenstad, rond de Grote Markt en onder de Sint-Romboutstoren, is het werk anders maar het patroon identiek: advocaten en accountants die in post verzuipen, winkels die dezelfde vraag in drie kanalen beantwoorden, horeca die reservaties moet samenvoegen. De groenteketen rond Sint-Katelijne-Waver levert er nog transporteurs en verpakkers bij die van snelheid leven.
EIGHTY8 werkt op afstand, vanuit Noordwijkerhout. Geen kantoor in Mechelen, en dat beweren we ook nergens. De workflow draait gewoon in je eigen pakketten; het overleg is een videogesprek in je taal en tijdzone.
We pakken niet de hele backoffice tegelijk aan, maar één stroom per keer. Eerst een korte opname van één flow: welk bericht binnenkomt, wie verwerkt het, in welk systeem hoort het en waar loopt het nu vast. Die opname wordt een scope op papier, met de aannames erbij.
Vervolgens bouwen we de workflow in je bestaande omgeving. Waar een document gelezen moet worden, doet een taalmodel dat binnen vooraf afgesproken grenzen; waar een vaste regel volstaat, staat een regel. Niets gaat zonder controlemoment naar een klant of een administratie, totdat jij zelf bijstuurt.
Na livegang rapporteert de stroom over zichzelf: wat werd geëscaleerd, wat ging afwijkend, hoeveel uren overbleven. Pas op dat bewijs komen we het praten over een tweede flow.
Drie stromen bij de Mechelse mix van logistiek, handel en binnenstad-praktijken. Beschreven als wat de workflow overneemt.
Een workflow voor een transporteur is geen workflow voor een advocatenkantoor, en de prijs weerspiegelt dat. We rekenen af op nacalculatie: de scope bepaalt het bedrag, de scope staat vooraf op papier, en er zijn geen pakketten of doorlopende verplichtingen. Een vervolgstap kies je pas als de eerste stroom aantoonbaar uren teruggeeft.
De bredere stadspagina voor Mechelen, met sectoren en omgeving, staat op /services/mechelen.
Het adres doet er niet toe, het werkpatroon wel. Een bedrijf op een industrieterrein heeft doorgaans het meeste aan documentstromen: orders, vrachtstukken en updates die nu worden overgetypt. Een praktijk in de binnenstad profiteert vaker van postsortering en vraagafhandeling. In het scopinggesprek bepalen we samen welke stroom bij jou aantoonbaar uren kost, en daar beginnen we.
Ja. We leveren documentatie in gewone taal en het dagelijkse gebruik gebeurt in de systemen die je team al kent. Waar iets aangepast moet worden, loopt dat via ons. Dat zit in de scope, en daarna per project op nacalculatie. Systeembeheerkennis is niet nodig om te zien wat de workflow doet en ergens bij te sturen.
Dat staat per stroom vooraf vast: welke velden leesbaar worden, hoe lang iets bewaard blijft en wat nooit je systemen verlaat. Gevoelige onderdelen blijven waar mogelijk buiten de modellaag, terwijl de administratieve stroom eromheen wél automatisch loopt. De AVG is voor ons een ontwerpeis aan het begin van een project, geen formulier achteraf. En je eigen adviseur mag de kaders strenger trekken.
Door te scopen vóór er gerekend wordt. Na een gratis videogesprek volgt een schriftelijke scope met wat we bouwen en onder welke aannames; de prijs volgt uit die scope via nacalculatie. Omdat een postflow voor een praktijk en een orderflow voor een groothandel geen gelijk werk zijn, bestaat er geen lijst. Alleen een afspraak die je vooraf hebt goedgekeurd.
EIGHTY8