Werkprocessen automatiseren in Leuven: Leuvense spin-offs, zorg en kmo's. Gebouwd in je bestaande software, remote vanuit Nederland, op nacalculatie.
Procesautomatisering in Leuven is kenniswerk beschermen: het overtypen, samenvatten en maandelijkse samenzetten verdwijnt in een workflow die door je eigen systemen loopt, zodat onderzoekers, zorgverleners en oprichters hun eigen werk doen. EIGHTY8 bouwt die processen voor Leuvense spin-offs, zorg en kmo's. Op afstand, met menselijke controle en een prijs op nacalculatie.
Leuven is klein en dicht. De KU Leuven en imec trekken onderzoekers aan, in Haasrode en rond campus Gasthuisberg draaien technologie en zorg om de hoek van elkaar, en in de Vaartkom zitten jonge bedrijven op elkaars stoep. Die dichtheid zie je terug in het werk: weinig grootschalige systemen, wél veel naden waar gegevens met de hand van het ene pakket in het andere worden getild.
Kijk naar het werk zelf. Een groeiend bedrijf in Haasrode verwerkt kandidaatgesprekken, klantaanvragen en licentieadministratie in drie losse pakketten; een praktijk rond Gasthuisberg bevestigt afspraken, sorteert binnenkomende documenten en houdt een wachtlijst bij. Allemaal met de hand. En in de horeca en retail rond de Vaartkom en het centrum begint elke week opnieuw met bestellijsten en roosters die iemand overtypt. Dit is geen uitzonderlijk werk; het is het bewijs dat de stad meer processen telt dan systemen.
EIGHTY8 werkt op afstand vanuit Noordwijkerhout. Er is geen kantoor in Leuven, en we doen alsof er ook geen is. Wat er wél bij jou draait is de workflow zelf: in je eigen pakketten, op jouw data, met een controlemoment waar jij het wilt.
Elk traject start met het kiezen van één stroom die nu het meeste handwerk kost. We tekenen die stroom uit van binnenkomst tot beslissing: wat komt er binnen, in welk formaat, wie oordeelt waar, en waar mag niets zonder mens. De uitkomst is een schriftelijke scope met de aannames open op tafel. En pas dááraan hangt een offerte vast, op nacalculatie.
De bouw gebeurt in je bestaande software. Waar een vaste regel volstaat (een bestand bewaken, een herinnering sturen, een map sorteren) staat er geen model. Waar tekst moet worden gelezen, samengevat of ingeschat, komt een taalmodel met één nauw afgebakende taak. Elke stap die raakt aan een klant, een patiënt of een factuur krijgt een menselijk controlemoment, totdat jij beslist dat een stap het alleen mag.
In productie houdt de stroom zijn eigen logboek bij: wat ging mis, wat was onverwacht, wat kan strakker. Eerst bewijzen, dan uitbreiden. Dat is de volgorde, ook als de lijst met kandidaat-processen al klaarligt.
Drie processen bij de Leuvense mix van spin-offs, praktijken en advieswerk. Geformuleerd als wat de workflow doet, niet als belofte.
Er is geen prijslijst, want een dossierstroom voor een praktijk en een rapportageflow voor een adviesbureau zijn verschillende projecten. Na een gratis kennismaking krijg je een schriftelijke scope met de aannames erbij en een offerte op nacalculatie; je betaalt voor wat er gebouwd is, niet voor een pakket.
De brede kijk op de stad (sectoren, samenwerking, wie er in Leuven werkt) staat op /services/leuven. Wat deze aanpak elders opleverde, lees je op onze casepagina, beschreven als uitkomst in plaats van als cijfer.
Voor beide. Een praktijk of zaak in het centrum heeft dezelfde repeterende stromen als een bedrijf in Haasrode: bevestigingen, documenten, bestellijsten, rapportage. Het verschil is niet de techniek maar de omvang: we beginnen bij jou met de stroom die nu het meeste handwerk kost, ongeacht hoeveel mensen er werken en of er ooit onderzoek wordt gedaan.
Technisch kan meer, verstandig is minder. Elke extra stroom betekent extra grenzen, extra controles en extra onderhoud, en een traject dat je niet meer kunt overzien maakt precies de fouten die automatisering moet voorkomen. Daarom houden we het eerste traject bewust op één werkstroom en voegen we de volgende pas toe als de eerste in productie aantoonbaar klopt.
Door toegang te beperken in plaats van te beloven. Per werkstroom leggen we vooraf vast welke velden een model mag lezen, hoe lang gegevens bewaard blijven en welke stappen helemaal zonder model draaien. Gevoelige stromen kunnen lokaal of geanonimiseerd worden ingericht. De juridische toets hoort bij jouw adviseur; wij bouwen binnen de kaders die daaruit komen.
Omdat een vast bedrag zonder scope een gok is, en een gok rekenen wij niet aan je door. De omvang hangt af van het aantal systemen, het aantal uitzonderingen en de hoeveelheid controle die jij wilt houden. We scopen daarom eerst schriftelijk, met de aannames zichtbaar, en rekenen daarna af op nacalculatie voor wat er daadwerkelijk is gebouwd.
EIGHTY8