Procesautomatisering voor Leiden: van Bio Science Park tot binnenstad. Uit de eigen regio, in je bestaande tools. Op nacalculatie.
Procesautomatisering in Leiden betekent dat terugkerend handwerk (aanvragen lezen, gegevens overzetten, rapporten samenstellen) door een workflow wordt gedaan die in je bestaande systemen draait en doorloopt. EIGHTY8 bouwt die processen voor Leidse kennisbedrijven, praktijken en binnenstadondernemers: op afstand vanuit Noordwijkerhout, met menselijke controle waar dat hoort en een prijs op nacalculatie.
Leiden heeft een ongewoon dichte laag kenniswerk. Op het Bio Science Park en rond het LUMC lopen dagelijks aanvraagdossiers, protocollen en verslagen door handen die eigenlijk aan onderzoek horen te werken; in de kantoren van advocaten en adviseurs rond het stationsgebied gebeurt hetzelfde met contracten, intakes en urenstaten. Dat is precies het soort proces waar automatisering zich snel bewijst: veel dezelfde stappen, weinig uitzonderingen, en altijd iemand die het 'even' overtypt.
De binnenstad vraagt iets anders. Een winkel aan de Haarlemmerstraat, een restaurant bij Naturalis of een praktijk aan een gracht draait op reserveringen, vragen die elke dag opnieuw binnenkomen en administratie die na sluitingstijd gebeurt. Daar gaat het niet om grote systemen, maar om de naden ertussen: de mail die in het kassasysteem moet, de review die een antwoord verdient, het rooster dat met de agenda moet kloppen.
EIGHTY8 werkt op afstand vanuit Noordwijkerhout, een kwartier verderop. Er is geen kantoor in Leiden en dat hoeft ook niet: een proces wordt gebouwd ín de tools die je al gebruikt, en getest op jouw echte data, niet op een demo.
We beginnen niet met techniek maar met één proces dat aantoonbaar uren kost. In een korte discovery lopen we die stroom stap voor stap door: waar komt de invoer vandaan, wie beslist wat, waar gaat het resultaat heen en wat mag er nooit automatisch. Daaruit volgt een scope met de aannames zichtbaar op papier, en een prijs op nacalculatie.
Daarna bouwen onze engineers de workflow in je bestaande systemen (je mailbox, je planningspakket, je boekhouding of je CRM) met een AI-model alleen op de plekken waar het nodig is: tekst lezen, samenvatten, classificeren, een concept schrijven. Alles wat een vaste regel kan zijn, blijft een vaste regel. Elke stap die gevolgen heeft voor een klant of een factuur krijgt een controlemoment voor een mens, tot je zelf zegt dat het los mag.
Het proces gaat live met logging en een korte feedbackloop: wat ging fout, wat was onverwacht, wat kan strakker. Pas als de eerste stroom in productie draait en zijn uren teruggeeft, kijken we naar de volgende.
Drie voorbeelden die passen bij de Leidse mix van kennisinstellingen, praktijken en binnenstadondernemers. Geformuleerd als wat de workflow doet, niet als klantclaim.
Er is geen prijslijst, omdat een aanvraagdossier-workflow voor een lab en een reserveringsflow voor een restaurant niet hetzelfde werk zijn. Je krijgt vooraf een schriftelijke scope en betaalt op nacalculatie voor wat er gebouwd wordt. Beheer en doorontwikkeling gaan op dezelfde manier: per project, zonder pakket.
Wil je eerst zien hoe wij werken? Op onze casepagina staat werk uit de regio (een rijschoolsite uit Leiden en ondernemers uit Katwijk) en op de pagina over Leiden lees je hoe we naar de stad als geheel kijken.
Ja, en vaak juist daar. Een groot lab heeft eigen dataspecialisten; een praktijk of winkel in de binnenstad niet, terwijl de repeterende stromen er hetzelfde uitzien. We bouwen in de tools die je al hebt en zorgen dat je zonder technische kennis kunt zien wat er gebeurt en kunt ingrijpen waar je wilt.
Dat waarvan je zonder rekenen weet dat het uren kost: het dossier dat iedereen leest voordat één persoon beslist, het rapport dat elke maandag opnieuw wordt opgebouwd, de reserveringsmail die iemand overtypt. We kiezen samen één stroom, meten het urenbeslag vooraf en bewijzen het verschil in productie voordat er iets anders bijkomt.
Alleen wat voor die ene stap nodig is, en dat leggen we vooraf per werkstroom vast: welke velden, hoe lang bewaard, en wat er nooit naar een modelprovider gaat. Vaste regels blijven vaste regels zonder model. Zo blijft de AVG een ontwerpkeuze aan het begin en geen verrassing achteraf.
Dat hangt af van de scope: hoeveel systemen, hoeveel uitzonderingen, hoeveel controlemomenten. Daarom offreren we per project na een scopinggesprek, met de aannames zichtbaar, en rekenen we af op nacalculatie. Je committeert je nooit aan een groot programma voordat de eerste stroom zichzelf heeft bewezen.
EIGHTY8