Offertes, facturen en mail die zichzelf verwerken: zo lekt in Leeuwarden geen avond meer weg. In je eigen software, op nacalculatie.
In Leeuwarden is procesautomatisering de mailbox, de offertestroom en de overdracht tussen pakketten die zichzelf doen: een workflow leest, bereidt voor en zet klaar, een mens controleert. EIGHTY8 bouwt zo'n workflow in je eigen software, werkt volledig op afstand vanuit Noordwijkerhout en offert per project op nacalculatie.
Leeuwarden draait op mkb-bedrijven die met een klein team een grote agenda hebben: handels- en maakbedrijven, dienstverleners rond de Nieuwestad, kantoren zoals FBTO die op dossiers draaien, en rond de WaterCampus een groep watertechnologie- en onderzoeksbedrijven waar rapportage en projectadministratie bij het vak horen. Bij al die bedrijven ligt dezelfde laag handwerk bovenop het werk zelf: offertes die met de hand worden opgesteld, facturen die na het werk worden getypt, en een mailbox die elke ochtend voller is dan de vorige.
Die laag is precies wat een workflow aankan. Hij leest de aanvraag, haalt de gegevens uit je eigen systeem, zet een conceptofferte of -factuur klaar en laat de controle aan jou. Voor een handelsbedrijf betekent dat sneller reageren; voor een kennisbedrijf bij Wetsus dat de rapportage zichzelf opbouwt; en voor een administratiekantoor dat de overdracht tussen pakketten stopt als avondwerk.
Er is geen kantoor in Leeuwarden: EIGHTY8 werkt op afstand vanuit Noordwijkerhout, en de workflow draait gewoon in jouw omgeving.
We beginnen met het proces waarvan de uren het makkelijkst te benoemen zijn, en lopen die stap voor stap na: waar komt de vraag binnen, wat moet eruit gehaald worden, waar moet het resultaat landen. Daaruit volgt een scope met de aannames op papier en een offerte op nacalculatie. Vóórdat er iets gebouwd wordt.
De workflow wordt gebouwd ín je bestaande pakketten: je boekhouding, je planning, je mailbox. Waar een vaste regel volstaat, staat een vaste regel; waar tekst gelezen moet worden, komt een model met een mens ernaast. Elke stap die een klant raakt, krijgt een goedkeuringsmoment tot je zelf zegt dat het los kan.
Daarna meet je het verschil in dezelfde eenheid als vooraf: uren. Draait de eerste stroom, dan pas volgt de volgende.
Drie stromen bij het Friese mkb: van de handelskantoorlaag tot de watertechnologie rond de WaterCampus. Elk met een vast punt waar jij aftekent.
Er is geen prijslijst, want een offertestroom voor een handelsbedrijf en een rapportageflow voor watertechnologie zijn verschillende projecten. Je krijgt een schriftelijke scope en rekent af op nacalculatie voor wat er daadwerkelijk gebouwd wordt. Beheer daarna gaat op dezelfde manier, per project.
De bredere stadspagina (sectoren, studentenstad en de regio eromheen) staat op /services/leeuwarden.
Meestal wel: de winst zit vrijwel altijd in de stappen eromheen, niet in het pakket zelf. Mail die wordt uitgelezen en klaargezet, gegevens die van het ene systeem naar het andere gaan, offertes die uit je eigen prijslijst worden opgebouwd. Dat kan ook zonder moderne API, vaak via exports of gestructureerde documenten. De mogelijkheden staan in de schriftelijke scope, met de aannames erbij.
Eén. Dat is geen zuinigheid maar methode: een workflow met een duidelijke invoer, een vaste uitvoer en een menselijke controle is toetsbaar, en je ziet zijn effect in de tijdsbesteding van je team. Twee stromen tegelijk maken de afweging vaag. Zodra de eerste in productie draait en zich bewijst, scopen we de volgende. In die volgorde.
De workflow draait in jouw systemen en verwerkt alleen de gegevens die zijn taak nodig heeft. Vóór de bouw leggen we schriftelijk vast welke velden hij leest, hoe lang tussentijdse output bewaard blijft en welke onderdelen nooit naar een modelprovider gaan. Waar een vaste regel hetzelfde doet, staat geen model. En strengere kaders van jouw adviseur nemen we één op één over.
Ja, zolang er terugkerend administratief werk is. Offertes, facturen, herinneringen, vragen die elke week opnieuw komen. Kleine bedrijven voelen elk gewonnen uur direct, en de eerste workflow is bewust klein genoeg om snel te kunnen beoordelen. Na het gesprek volgt een scope op nacalculatie; als het zich niet terugverdient, zeggen we dat vóór de bouw, niet erna.
EIGHTY8