Orderadministratie en kwaliteitsdossiers die zelf doorlopen: procesautomatisering voor de glasstad aan de Linge, op nacalculatie.
Procesautomatisering in Leerdam haalt het invoerwerk weg dat om de productie hangt: orders die handmatig het ERP in gaan, kwaliteitsdocumentatie die uit verspreide bronnen wordt samengeraapt, bonnen en urenstaten die worden overgetikt. De machines raak je niet aan. EIGHTY8 bouwt die workflows op afstand vanuit Noordwijkerhout, eerst één stroom bewezen, op nacalculatie.
Leerdam is een maakstad gebleven. De glasstad draagt haar naam met trots (het Nationaal Glasmuseum en de glasblazers houden het ambacht levend, en ook de Leerdammer kaas reist de wereld over) maar in de werkplaatsen langs de Linge zitten ook maak- en installatiebedrijven, bouwers en transporteurs, met een fruit- en agrarisch ommeland in Vijfheerenlanden eromheen. Veel zijn familiebedrijven die al generaties meegaan en zich afvragen hoe ze moderniseren zonder hun werkwijze overboord te zetten.
Het antwoord begint zelden aan de machine en bijna altijd aan het bureau. Productie- en installatiebedrijven zijn uren kwijt aan orderadministratie, kwaliteitsdocumentatie en het overtikken van bonnen en urenstaten; de fruithandel verwerkt seizoensorders en leveringsdocumenten met de hand; en ondernemers rond het museum en de rivier beantwoorden telkens dezelfde vragen over groepen en arrangementen. Dat is werk met vaste regels. Precies wat een workflow betrouwbaar kan overnemen zonder iets aan het vak te veranderen.
We bouwen op afstand vanuit Noordwijkerhout; kantoor in Leerdam is er niet, en de scope met aannames komt vooraf op papier. Je ziet het resultaat werken in je eigen omgeving, niet in een demo.
We stellen één vraag vooraf: welke stap mag ooit automatisch, en welke nooit. In de discovery lopen we de gekozen stroom (vaak orderinvoer of documentatie) van binnenkomst tot bewaring langs en leggen we die grenzen vast, samen met de rest van de scope en de aannames.
De bouw sluit aan op je ERP, je boekhouding en je mailbox: orders worden uitgelezen en ingevoerd, kwaliteits- en leverdocumentatie wordt automatisch bij het juiste project of de juiste partij gezet, en groepsaanvragen worden klaargezet met de juiste gegevens. Wat een regel kan, blijft een regel; het model doet alleen het lees- en schrijfwerk ertussen.
Daarna bewijst productie zichzelf: logging toont elke stap, de feedbackloop slijpt de regels, en uitbreiden gebeurt pas als de eerste stroom in een gewone week aantoonbaar uren teruggeeft.
Drie voorbeelden uit het maak- en handelsprofiel van de stad: de orderstroom richting ERP, de opbouw van kwaliteits- en leverdocumentatie en het aanvraagverkeer rond groepen en arrangementen. Telkens in de systemen die er nu al staan.
Gefactureerd wordt op nacalculatie, per project. Een mailbox-assistent en een ERP-koppeling zijn nu eenmaal verschillende bouwwerken; de schriftelijke scope gaat altijd vooraf. Hoe we Leerdam als geheel bekijken, lees je op de brede stadspagina van de stad.
In de administratie eromheen. Orders die per mail binnenkomen en handmatig het ERP in gaan, kwaliteits- en leverdocumentatie die uit verspreide bronnen wordt samengeraapt, bonnen en urenstaten die worden overgetikt: dat is werk met vaste regels dat een workflow betrouwbaar overneemt. De machines en het vakwerk raken we niet aan. Het invoerwerk eromheen verdwijnt.
Voor de samenwerking niet. We werken op afstand vanuit Noordwijkerhout, en de provincie waar een gemeente onder valt zegt niets over hoe een workflow wordt gebouwd. Wat telt is het patroon: terugkerend werk met duidelijke regels en te veel handmatige overdracht. Of je nu richting Gorinchem, Utrecht of Den Bosch levert.
Grotendeels wel. Vragen over beschikbaarheid, arrangementen, groepsgroottes en openingstijden zijn te beantwoorden uit je eigen agenda en informatie; een assistent doet dat direct, ook buiten kantooruren en in meerdere talen, en zet aanvragen klaar met de juiste gegevens. Offertes op maat en bijzondere wensen gaan naar jou.
Door de scope vast te leggen vóórdat er gebouwd wordt. Na een vrijblijvend kennismakingsgesprek ontvang je een schriftelijke scope met de aannames zichtbaar; daarop werken we op nacalculatie, zodat je betaalt voor wat er daadwerkelijk gebouwd wordt. Er is bewust geen prijslijst, want een mailbox-assistent en een ERP-koppeling zijn verschillende projecten.
EIGHTY8