Calculatie, werkvoorbereiding en klantvragen als workflow: procesautomatisering voor Krimpen aan den IJssel, remote-first.
Procesautomatisering in Krimpen aan den IJssel richt zich op de avonduren die calculatie, werkvoorbereiding en klantvragen nu kosten: van maakbedrijven op de Stormpolder tot winkeliers en praktijken in de kern. Die herhaling wordt een workflow in bestaande software, met een mens op de beslismomenten. EIGHTY8 bouwt het op afstand vanuit Noordwijkerhout, op nacalculatie.
Krimpen aan den IJssel kent twee schaarstes: tijd en handen. Op de Stormpolder calculeren maak- en constructiebedrijven hun projecten in de avond, terwijl technisch personeel moeilijk te vinden is; installateurs en bouwers verwerken bonnen en facturen achteraf; en rond winkelcentrum de Crimpenhof komen dagelijks dezelfde vragen over voorraad en openingstijden binnen. De stormvloedkering in de Hollandsche IJssel bewaakt het water al decennia zonder toezicht op elke golf. Dat is ook de logica van een goede workflow: regels die vanzelf werken, en toezicht op de uitzondering.
Wie in de spits voor de Algerabrug staat, weet wat een verloren uur kost, en verliest het daarna vaak opnieuw aan papierwerk. Forensen die tussendoor een eigen bedrijf draaien, schuiven de administratie door naar de avond; de Krimpenerwaard ernaast levert een klantengebied waar elke handmatige stap per week opgeteld wordt. Terugkerend werk met vaste regels is hier geen uitzondering maar het dagelijkse brood, en daarmee het terrein van een workflow die zelf doorloopt.
We bouwen op afstand vanuit Noordwijkerhout. Er is geen kantoor in Krimpen aan den IJssel, en jouw systemen blijven de plek waar het resultaat draait. Niet een omgeving die erbij moet.
We hergebruiken wat je bedrijf al weet. In de discovery zoeken we de stroom waar de kennis al op papier staat (eerdere calculaties, oude offertes, vaste prijsgroepen) en die nog steeds handmatig wordt overgetypt. Die stroom wordt het eerste traject, vastgelegd in een schriftelijke scope met de aannames erbij.
De bouw zet die kennis aan het werk: een agent stelt concept-offertes samen uit eerdere projecten, bonnen komen rechtstreeks in de administratie, en buiten kantooruren vangt een assistent vragen af vanuit je eigen planning en prijslijst. Beslissingen met gevolgen blijven voorbehouden aan jou; het verzamelen en invullen is wat verdwijnt.
Na livegang bewaakt logging elke stap en slijt de feedbackloop de regels. Pas als de eerste stroom in een gewone week bewezen uren teruggaat, kijken we naar de volgende.
Drie voorbeelden uit de twee werelden van het dorp: de calculatie- en werkvoorbereidingsstroom van de maakbedrijven, de bonnenroute van installateurs en de avondvragenstroom van winkels en praktijken. Allemaal in de software die er nu al staat.
Een calculatie-assistent en een volledige orderstroom zijn verschillende projecten; de prijs wordt daarom per traject bepaald op nacalculatie, na een gratis scopinggesprek. De schriftelijke scope gaat aan elke bouwstap vooraf. Hoe we Krimpen aan den IJssel als geheel bekijken, lees je op de brede stadspagina van het dorp.
Snellere calculatie en minder avondwerk. Een agent die aanvragen sorteert, gegevens uit mails en bijlagen haalt en een concept-offerte opbouwt uit eerdere calculaties, haalt het repeterende deel uit de werkvoorbereiding. Het technische oordeel blijft bij je eigen mensen; het verzamelen en overtikken is wat ze kwijt zijn.
Ja, en juist in een forensengemeente is dat het punt: veel klanten bellen of mailen pas na het werk. Een assistent op je website of in je mailbox beantwoordt vragen over planning, lopende opdrachten en beschikbaarheid direct uit je eigen systemen, plant afspraken in en legt de echte uitzonderingen klaar voor de volgende ochtend.
Door de workflow binnen jouw systemen te laten werken in plaats van ernaast. Gegevens blijven in de pakketten waar ze nu al staan, elke handeling wordt gelogd, en beslissingen met gevolgen (een afwijkende offerte, een klacht) gaan altijd langs een mens. Wat een model wel en niet leest, leggen we vooraf schriftelijk vast binnen de AVG.
Er zijn geen pakketten: elk project wordt vooraf gescopet en op nacalculatie gefactureerd. Je betaalt voor wat er daadwerkelijk voor jouw situatie gebouwd wordt, niet voor een bundel waarvan je de helft niet gebruikt. De scope met zichtbare aannames gaat aan elke stap vooraf, zodat je weet waarvoor je kiest.
EIGHTY8