Procesautomatisering voor Kortrijkse maak- en handelsbedrijven: offertes, orders en leveranciersmails die in je eigen ERP verderlopen. Op nacalculatie.
Procesautomatisering in Kortrijk begint bij de terugkerende stroom in een maakbedrijf: offertegegevens die telkens worden opgezocht, orderbevestigingen die worden overgetikt, leveranciersmails die met de hand in het systeem gaan. EIGHTY8 zet zo'n stroom om in een workflow die in je bestaande pakketten draait, op afstand gebouwd vanuit Noordwijkerhout, met controle voor de mens en een prijs op nacalculatie.
Kortrijk maakte van zijn maakverleden een handelsmerk. Langs de Leie (ooit de Golden River van het vlas) staan textiel-, interieur- en machinebouwbedrijven die elke dag dezelfde dans dansen: gegevens zoeken, overtypen, controleren. Tegelijk trekt de stad als UNESCO Creative City of Design vakbeurzen naar Kortrijk Xpo en groeit op het Buda-eiland een generatie creatieve bureaus die sneller hoeft te factureren dan hun administratie toelaat. Op terreinen als Kennedypark ligt dat werk vlak bij de E17, met klanten tot in Rijsel.
Voor al die bedrijven geldt hetzelfde: het repetitieve deel vraagt geen talent, alleen precisie. En precies dat deel lekt elke week uren. Een workflow die een leveranciersbevestiging herkent en wegzet, die een orderbevestiging zelf verstuurt of een offerte voorbereidt tot op de controle, haalt die uren uit de week zonder dat iemand zijn vak uit handen geeft.
EIGHTY8 werkt op afstand vanuit Noordwijkerhout; in West-Vlaanderen hebben we geen vestiging, en dat claimen we nergens. Je merkt er in de praktijk weinig van: gebouwd wordt er in jouw systemen, met jouw gegevens, en overleg is een videocall in dezelfde taal en tijdzone.
We starten bij de stroom die het vaakst terugkeert. Meestal offertes, leveranciersmails of orderbevestigingen. Die lopen we stap voor stap na: welke gegevens worden elke keer opnieuw gezocht, waar komt de invoer binnen, wie geeft uiteindelijk akkoord. Wat daaruit rolle is een scope op papier met de aannames erbij, voordat er één regel gebouwd wordt.
Daarna zetten onze engineers de stroom om in een workflow binnen je bestaande omgeving. Je ERP, je mailbox, je boekhouding. Rekenwerk en regels blijven vaste regels; alleen waar tekst begrepen of gesorteerd moet worden, komt een model aan te pas, binnen grenzen die jij stelt. Elke stap die richting klant of cijfer gaat, krijgt een goedkeuring van een medewerker die controleert in plaats van overtypt.
Na livegang volgt een korte meetperiode: wat kostte de stroom voorheen, wat kost hij nu. Bewijst de workflow zich, dan pas kiezen we samen de volgende.
Drie stromen uit de Kortrijkse mix van maakindustrie, interieur en handel over de grens. Telkens met het controlemoment waar jouw mensen nodig zijn.
We offreren per project, op basis van scope en complexiteit. Er is geen prijslijst en geen pakket. Elke inschatting wordt schriftelijk vastgelegd met de aannames zichtbaar, zodat je weet waar je aan toe bent voordat de bouw start.
De bredere kijk op de stad (sectoren, beurzen, de regio eromheen) staat op /services/kortrijk.
Ja. Een workflow die tekst leest, herkent zelf welke taal binnenkomt en handelt daarnaar: een Franstalige orderbevestiging wordt begrepen, verwerkt en netjes samengevat in jouw systeem. Voor bedrijven die richting Rijsel en Noord-Frankrijk leveren is dat vaak de eerste plek waar tijd opgehaald wordt. Twijfelgevallen krijgen bewust een mens voorgelegd in plaats van een gok.
Juist daar levert het het snelst iets op, omdat de werkwijzen vastliggen: iemand weet precies welke gegevens waar vandaan komen. Die kennis schrijven we samen uit als regels in plaats van haar in één hoofd te laten zitten. We bouwen binnen de systemen die er al jaren staan (het ERP, de mailbox, het rekenblad) en veranderen niet je organisatie, alleen de stroom ertussen.
Ze blijven van jou. Per stroom leggen we vast welke bestanden gelezen mogen worden, welke velden de workflow overneemt en wat nergens naartoe gaat; jouw documenten worden niet gebruikt om iets anders mee te trainen. Waar het kan, lossen vaste regels het op zonder model, en elke uitzondering loopt via een medewerker die in jouw systeem werkt.
Op nacalculatie. We schatten vooraf in op de complexiteit van jouw project (hoeveel systemen, hoeveel uitzonderingen, hoeveel controlemomenten) en zetten die inschatting schriftelijk neer in een offerte. Pas als je die akkoord vindt, wordt er gebouwd. Later uitbreiden betekent een nieuwe, kleine scope in plaats van een verrassing op de vorige factuur.
EIGHTY8