Procesautomatisering voor Groningen: van aanvraag tot rapportage zonder overtikwerk, in de pakketten die je al draait. Remote-first, op nacalculatie.
Procesautomatisering in Groningen betekent dat een terugkerende stroom (een aanvraag, order of rapportage) als workflow door je bestaande systemen loopt in plaats van door handen. EIGHTY8 kiest met je de stroom die het meeste uren kost, bouwt hem op afstand vanuit Noordwijkerhout en bewijst het verschil in productie, afgerekend op nacalculatie.
Groningen is een stad van dossiers. Rond de Rijksuniversiteit en in de zorg van het UMCG begint vrijwel elk project met een aanvraag die iemand moet lezen, toetsen en samenvatten voordat er een besluit valt; op de Zernike Campus schrijven jonge bedrijven dezelfde documenten voor klanten en investeerders. Dat eerste deel van elk dossier (lezen, overnemen, klaarleggen) is geen vakwerk maar doorgeefluik, en het is precies het deel dat een workflow overneemt.
Op terreinen als Driebond zit de praktische kant: installateurs en leveranciers die projectadministratie en verantwoordingsdocumenten verwerken terwijl de orderportefeuille groter is dan het team. Daar lekt de tijd niet weg in het vak, maar in het overtikken tussen mailbox en administratie. Een workflow die die stroom zelf doorloopt, geeft de uren terug aan het werk waarvoor mensen zijn aangenomen.
EIGHTY8 werkt op afstand vanuit Noordwijkerhout. Er is geen kantoor in Groningen, en voor dit werk hoeft dat ook niet: de workflow draait in jouw eigen omgeving, niet op een eiland erbuiten.
We starten met het uittrekken van één stroom: waar komt de invoer binnen, wie beslist wat, en welke stappen zijn puur overnemen. Voor een aanvraagdossier betekent dat bijvoorbeeld: de bijlagen worden uitgelezen, de kern komt in een vast sjabloon, en de behandelaar ontvangt een klaar pakket in plaats van een losse map. Alles wat een vaste regel aankan, blijft een vaste regel; een model komt alleen kijken waar tekst gelezen of samengevat moet worden.
De bouw gebeurt in de systemen die er al staan (je mailbox, je dossiersysteem, je boekhouding) zonder migratie en zonder ombouw. Elke stap die een klant of een factuur raakt, krijgt een controlemoment voor een mens, en je bepaalt zelf wanneer een stap los mag.
Na livegang meet de workflow zijn eigen werk: wat is verwerkt, waar is overgedragen, wat schoof af. Pas als de eerste stroom aantoonbaar draait, pakken we de volgende op.
Drie stromen uit de Groningse mix van kenniswerk, zorg en leveranciers. Geformuleerd als wat de workflow doet, niet als belofte.
Geoffreerd wordt op nacalculatie: we schatten vooraf in wat de gekozen workflow vraagt aan koppelingen en controlemomenten en zetten dat in een schriftelijke offerte. Beginnen doe je met een vrijblijvend gesprek en één proces; een startup op de Zernike Campus betaalt daarmee alleen voor de scope die hij nodig heeft.
Hoe we naar Groningen als stad kijken (universiteit, zorg, energietransitie en de mkb-laag eromheen) lees je op /services/groningen.
De omvang volgt uit de scope, niet uit een starttarief. We zoeken samen de ene stroom die nu de meeste avonduren kost (vaak aanvragen of orderinvoer) en bouwen alleen dát. Je ontvangt vooraf een schriftelijke offerte op nacalculatie, zonder pakket en zonder verplicht vervolg, en breidt pas uit zodra de eerste workflow zich in de praktijk bewijst.
Degene waarvan je zonder rekenprogramma weet dat hij uren vreet: het dossier dat iedereen leest voordat één persoon beslist, de ordermails die handmatig de administratie in gaan, of de rapportage die elke week opnieuw wordt opgebouwd. We meten het urenbeslag vooraf, bewijzen het verschil in productie en kiezen daarna pas de volgende stroom.
Alleen wat voor die ene stap nodig is, en dat leggen we vóór de bouw per workflow vast: welke documenten, welke velden, hoe lang tussentijds bewaard en wat er nooit richting een modelprovider gaat. Waar een vaste regel volstaat, staat geen model. Zo is de AVG bij ons een ontwerpkeuze aan het begin, en jouw jurist mag de kaders strakker trekken dan wij.
Dat hangt af van het aantal systemen, de uitzonderingen in je vak en het aantal controlemomenten dat je wilt houden. Daarom scopen we eerst en rekenen we af op nacalculatie, met de aannames zichtbaar op papier. Een klein begin is bewust normaal: één stroom die draait en uren teruggeeft zegt meer dan een programma op papier.
EIGHTY8