Werkbonnen, orders en meertalige klantvragen als workflow: procesautomatisering voor het Goudse mkb en de binnenstad. Op afstand, op nacalculatie.
Procesautomatisering in Gouda betekent dat installatie- en bouwbedrijven, handelaren en binnenstadondernemers hun terugkerende werk (offerteaanvragen, werkbonnen, orders zonder overtypen, meertalige klantvragen, facturatie-opvolging) als doorlopende workflow laten draaien. EIGHTY8 bouwt dat in de bestaande systemen, op afstand vanuit Zuid-Holland, met menselijke controle waar een beslissing telt en een prijs per project op nacalculatie.
Gouda is een compact regionaal centrum midden in het Groene Hart, met een spoorknooppunt dat Rotterdam, Den Haag en Utrecht verbindt. Op de Goudse Poort langs de A12 zitten dienstverleners, handelsbedrijven en installateurs die de hele regio bedienen; daarbuiten draait de historische binnenstad op bezoekers en winkeliers. Voor automatisering is die combinatie ideaal: het mkb eromheen werkt met volumes en vaste regels, en vaste regels zijn precies waar een workflow uit blinkt.
De stad trekt bezoekers op de kaasmarkt, op de Goudse Glazen in de Sint-Janskerk en op plekken als de Chocoladefabriek, waar oud vastgoed een nieuwe bestemming kreeg. Bezoekers betekent meertalige vragen, en winkeliers die naast de toonbank ook webshoporders verwerken. Ondertussen blijven bij bouwers en handelaren de facturatie-opvolging en het orderovertypen liggen zodra het druk is. Het werk waar automatisering het snelst verschil maakt.
EIGHTY8 werkt op afstand vanuit Noordwijkerhout: videocalls, schriftelijke scopes en oplevering in jouw eigen systemen. De prijs volgt het werk. Per project, op nacalculatie.
We kiezen één proces en beschrijven het van binnengekomen mail tot afgeronde zaak: wie vraagt, wat wordt overgenomen, wie controleert, waar het eindigt. Inclusief de uitzonderingen die nu alles laten vastlopen. Die beschrijving wordt de scope, met de aannames erbij en de prijs op nacalculatie, voordat er een regel code staat.
Vervolgens bouwen we in jouw bestaande pakketten. Taalmodellen lezen offerteaanvragen en werkbonnen, vatten samen en zetten gegevens over; vaste regels plannen, herinneren en boeken; elke stap met gevolgen voor klant of factuur krijgt een menselijke controle. Meertalige vragen nemen we standaard mee. In een binnenstad die bezoekers uit meerdere landen trekt is dat geen luxe.
In productie volgt bijsturing op de echte gevallen. Wat herhaaldelijk afwijkt, wordt een vaste regel of een bewust menselijk moment; de stroom wordt elke week iets scherper.
Drie voorbeelden op maat van Gouda: het installatiebedrijf dat avonden verliest aan bonnen, het handelsbedrijf dat orders overtypt, en de binnenstadzaak die webshoporders naast de toonbank verwerkt.
Elk project wordt vooraf gescoopt en op nacalculatie geprijsd. Geen bundels, geen verrassingen achteraf. We starten met consultancy: welke werkstroom kost aantoonbaar de meeste uren? Daarna bouwen we in korte iteraties en breiden we pas uit als de eerste stroom zich heeft bewezen. Hoe EIGHTY8 Gouda als stad ziet (binnenstad, bedrijventerreinen, regio) staat op de stadspagina over Gouda.
Ja, en dat is een klassiek geval van dubbele administratie: online orders, toonbankverkoop en een voorraad die in twee systemen uiteenloopt. Een workflow brengt die samen. Orders worden verwerkt zodra ze binnenkomen, voorraad blijft synchroon en retour- of aanpassingsvragen krijgen een correct antwoord klaar. In het seizoen rond de kaasmarkt, wanneer bezoekers van ver komen, scheelt het meertalige antwoord geven bovendien elke dag opzoekwerk achter de balie.
Buiten jouw avonden om, want het bouwwerk is ons werk. We kiezen één stroom (bijvoorbeeld offerteaanvragen of de bonnenroute) en lopen die een keer met jou door; daarna bouwen we, testen we op jullie echte gevallen en leveren we op met uitleg waar je geen training voor nodig hebt. Jullie rol blijft beoordelen en akkoord geven. De administratie verandert, de planning van de monteurs niet.
Door de workflow te beperken tot wat de stap nodig heeft. Adressen die alleen voor de monteur bestemming zijn, blijven binnen jullie eigen systeem en gaan niet naar een extern model; wat wél wordt verwerkt, staat vooraf op papier samen met de bewaartermijn en de toegangsrechten. We zijn engineers en geen juristen, dus we bouwen naar de eisen van de AVG en jullie eigen beleid. En maken die keuzes inzichtelijk, niet achteraf maar in de scope.
Ja, en dat komt in de praktijk geregeld voor: zodra de eerste stroom draait, zie je scherp wat écht het zwaarst weegt. Verschuiven bespreken we dan als bijstelling van de scope, met een geüpdatet voorstel en een prijs op basis van nacalculatie. Jij bepaalt wat doorgaat. Al het werk dat al is afgerond, blijft bruikbaar, want we bouwen in korte, losse onderdelen en niet in één groot systeem dat eerst af moet.
EIGHTY8