Van offertestroom tot maandrapport: we leggen werkprocessen in Gent vast als workflow die in je eigen software doorloopt. Remote, op nacalculatie.
Procesautomatisering in Gent betekent dat het handwerk tussen je systemen verdwijnt: een order, aanvraag of rapport stroomt zonder overtypen van mailbox naar pakket en terug. EIGHTY8 bouwt die workflows voor Gentse start-ups, kmo's en horeca. In de software die je al gebruikt, op afstand, en per project geoffreerd op nacalculatie.
Rond Dok Noord zitten makers en digitale bedrijven die groeien in werk dat zich elke dag herhaalt; richting North Sea Port draait industrie waar de administratie stil meegroeit met elk extra schip. En tussen de Graslei en de backoffices boven de winkels wordt dezelfde factuurvraag drie keer per dag gesteld en drie keer met de hand beantwoord.
Dat handwerk is zelden het vak zelf. Het is de offerte die in de mailbox blijft liggen omdat niemand haar zag, de uren die uit drie systemen geteld moeten worden voordat de maand sluit, de aanmelding die verdwijnt in een map die niemand meer naleest. De Universiteit Gent levert elk jaar opnieuw ondernemers af die precies daar vastlopen: het product klopt, de processtroom eromheen niet.
EIGHTY8 werkt op afstand vanuit Noordwijkerhout. Er is geen kantoor in Gent en dat suggereren we ook nooit. Wat er wél in jouw omgeving draait, is de workflow zelf: ze loopt in je eigen software, zichtbaar in elke stap, en bewijst zich op de data die je al had.
We openen niet met techniek maar met één stroom die aantoonbaar uren vreet. Samen lopen we haar na: waar komt de invoer binnen, welke regels gelden, waar beslist vandaag een mens en wat mag nooit vanzelf. Wat daaruit volgt is een schriftelijke scope. Wat de workflow doet, welke systemen ze raakt en welke aannames wij maken.
De bouw gebeurt in de software die je al gebruikt: je mailbox, je CRM, je boekhoudpakket, je planning. Een taalmodel komt er alleen waar tekst gelezen of ingedeeld moet worden; wat een vaste regel aankan, blijft een vaste regel. Elke stap met gevolgen voor een klant, een order of een factuur krijgt een controlemoment. Tot jij zegt dat hij los mag.
In productie meet je het verschil op je eigen cijfers. Werkt het, dan leggen we de volgende stroom vast. Werkt het niet, dan blijft de scope open tot het klopt. Of we zeggen eerlijk dat een stroom niet geschikt is.
Drie stromen die in Gentse bedrijven bijna steevast handwerk blijken: klein van buiten, maar telkens een mens die ze met handen bij elkaar moet houden. Geformuleerd als wat de workflow doet, zonder klantclaim. Wat we in Gent bouwen staat nog niet op straat.
Een offertestroom voor een scale-up en een rapportageflow voor een havenbedrijf zijn geen zussen, dus er is geen prijslijst. Elk traject wordt vooraf gescopet en op nacalculatie afgerekend: je betaalt voor wat er gebouwd is, niet voor een pakket. Onderhoud en doorontwikkeling gaan op dezelfde manier, per project.
Hoe we Gent als stad zien (sectoren, binnenstad en de kenniseconomie eromheen) lees je op de stadspagina voor Gent. Beginnen kan klein: één gesprek, één stroom kiezen, en vanaf daar bouwen.
Ja, maar niet in één keer. We beginnen bij de stroom waar jouw sector het meeste handwerk in verliest: een support-mailbox bij een scale-up, reserveringen in de binnenstad of documentstromen richting de haven. Elke workflow wordt op dat ene proces gesneden; wie meteen alles wil automatiseren, bouwt iets dat achteraf niemand meer snapt. Stap voor stap groeit het tot een geheel.
Vaak juist daar, omdat er niemand is die het bijwerk kan oppakken. Een klein team heeft dezelfde facturen, mailboxen en rapportages als een groot team, maar geen backoffice erachter. We zoeken bewust een stroom van een paar uur per week, automatiseren die volledig en laten zien dat het werkt. Een kleine instap, zonder grote verplichting vooraf.
Dat wordt vooraf per stroom vastgelegd: welke velden de workflow mag lezen, waar ze bewaard blijven en welke onderdelen nooit richting een taalmodel gaan. Waar een vaste regel volstaat, staat er geen model. De workflow logt wat ze doet, dus dat is na te lezen. We zijn engineers en geen juristen. Strengere kaders van jouw AVG-adviseur nemen we één op één over.
Door te scopen in plaats van te schatten vanuit de lucht. Na een eerste gesprek schrijven we op wat de workflow gaat doen, welke systemen eraan te pas komen en welke uitzonderingen we verwachten; daarop volgt een heldere offerte. Afgerekend wordt op nacalculatie voor het werk dat echt gebouwd is. Geen pakket, geen maandbedrag waaraan je vastzit.
EIGHTY8