Procesautomatisering in Eindhoven: aanvragen met tekeningen, calculaties en supportmail als workflow. Remote gebouwd, op nacalculatie.
Procesautomatisering in Eindhoven betekent dat offerteaanvragen met tekeningen, orderbevestigingen en supportvragen niet meer handmatig van mailbox naar ERP reizen, maar als workflow doorlopen. EIGHTY8 bouwt zulke workflows voor de Brainport-keten en het mkb eromheen: remote-first vanuit Noordwijkerhout, bewezen in productie, afgerekend op nacalculatie.
Rond de High Tech Campus en de TU/e draait de keten op documenten: offerteaanvragen met tekeningen en specificaties erbij, calculaties die uit die bijlagen moeten komen, orderbevestigingen en kwaliteitsdossiers die per afnemer een ander format vragen. Dat werk gebeurt hier zelden in een grote backoffice, maar op het toetsenbord van engineers en werkvoorbereiders die daarvoor niet zijn aangenomen. En die schaars zijn.
Precies daar lekt de tijd weg. Een machinebouwer op Flight Forum tikt aanvraag na aanvraag over; een toeleverancier op De Hurk jaagt per mail op levertijden; een ontwerpbureau op Strijp-S ziet productie-uren verdwijnen in planning en facturatie. De laatste stap van al die stromen is dezelfde: iemand leest een document en typt de inhoud in een ander systeem.
EIGHTY8 werkt remote-first vanuit Noordwijkerhout. Er is geen kantoor in Eindhoven en dat hoeft ook niet: een workflow wordt gebouwd in de pakketten die je al draait en bewezen op jouw eigen aanvragen, niet op een demo-omgeving.
We beginnen bij de aanvragen zelf. Samen lopen we één stroom na van binnenkomst tot verzending: wie leest er, wie zoekt er iets bij, wie tikt over en waar gaat het mis. Op dat papier staan meteen de grenzen. Welke stappen automatisch mogen draaien en waar een mens het laatste woord houdt.
De bouw gebeurt in je bestaande omgeving. Waar een vast patroon is, staat een regel; waar een document gelezen moet worden, doet een taalmodel dat binnen kaders die vooraf op papier staan. Conceptcalculaties, voorgesorteerde orders en klaargezette antwoorden landen in het systeem dat er al staat. Je ERP blijft de bron van de waarheid, wij dichten de naden.
Elke stap die naar een klant of leverancier gaat, krijgt een goedkeuring totdat je zelf zegt dat het los mag. Daarna meet de workflow zichzelf: wat ging afwijkend, wat werd geëscaleerd, hoeveel uren bleven over. Eerst bewijzen, dan uitbreiden.
Drie stromen uit de Eindhovense praktijk (van toeleverancier tot studio) geschetst als werk dat de workflow overneemt, niet als klantclaim.
Een vaste prijs bestaat hier niet, en dat is een gevolg van de aanpak: een orderstroom voor een toeleverancier is ander werk dan een supportflow voor een softwarehuis. Na een gratis kennismaking volgt een schriftelijke scope met de aannames erbij, en afgerekend wordt op nacalculatie van wat er daadwerkelijk is gebouwd. Hoe we Eindhoven als geheel zien, lees je op de bredere stadspagina.
Ook daarbuiten. De meeste Eindhovense opdrachtgevers zitten niet op een campus maar in het mkb ertussendoor. De aanpak is voor beide hetzelfde: één stroom met aantoonbaar verloren uren kiezen, die bouwen in de bestaande software en bewijzen op echte aanvragen. De sector maakt weinig uit; het patroon van het werk wel.
Nee, juist daar begint het vaak. Zonder eigen team zit de kennis van je processen bij de mensen die het werk doen. En die kennen we tijdens de scoping. Wij brengen de techniek mee, leggen alles in gewone taal vast en dragen gedocumenteerd over, zodat niemand afhankelijk blijft van één collega die de enige is die het snapt.
Met een kader dat vooraf op papier staat. Per werkstroom leggen we vast welke velden een taalmodel te zien krijgt, hoe lang iets bewaard wordt en wat nooit je organisatie verlaat. Waar het kan, blijven gevoelige bijlagen buiten de AI-laag terwijl de administratieve stroom eromheen wél automatiseert. De AVG is bij ons een ontwerpkeuze aan het begin, geen formulier achteraf.
Dat hangt af van het aantal systemen, de mate van uitzonderingen en de controles die je wilt houden. Dus we schatten niet blind. Na het scopinggesprek krijg je een schriftelijke scope met een prijs op nacalculatie. Er zijn geen pakketten en geen doorlopende verplichtingen; het vervolg kies je pas als de eerste stroom zichtbaar uren teruggeeft.
EIGHTY8