Procesautomatisering Den Haag | EIGHTY8

Procesautomatisering voor Haagse overheids-, juridische en cyberteams: minder overtikken, dossiers die zelf lopen. Remote-first, op nacalculatie.

Procesautomatisering in Den Haag betekent dat documentstromen (dossiers, aanvragen, adviesnotities en mailboxverkeer) niet meer met de hand worden overgezet, maar als workflow doorlopen in de systemen die een organisatie al gebruikt. EIGHTY8 bouwt die workflows op afstand, ontwerpt ze rond vertrouwelijkheid en de AVG, en rekent af op nacalculatie.

Den Haag werkt met documenten zoals weinig steden doen. Rond het Binnenhof draaien ministeries en uitvoeringsorganisaties op aanvraagformulieren en adviesnotities; in het Beatrixkwartier verwerken kantoren dagelijks intake, dossiervorming en verslaglegging; en rond Security Delta (HSD) vraagt een cybercluster om registraties en rapportages waarin zorgvuldigheid het verschil maakt. Dat is geen uitzonderlijk werk. Het is volume met vaste stappen, en precies dat profiel leent zich voor een workflow die doorloopt.

Daaromheen telt de rest van de stad mee. Bouwers en installateurs in de Binckhorst jongleren met offertes en werkbonnen, en in Scheveningen draait het seizoen op reserveringen en gastenvragen die handmatig beantwoord worden. Tel die lagen op en het beeld is eenduidig: de inhoudelijke kwaliteit is er, maar de uren verdwijnen in het overzetten, samenvatten en voorbereiden dat taalmodellen van dit moment wél overnemen.

EIGHTY8 werkt op afstand vanuit Noordwijkerhout. Er is geen kantoor in Den Haag, en de samenwerking verloopt via videocalls met schriftelijke scopes. Elke workflow ontwerpen we rond de datavraag van een stad die vertrouwelijkheid serieus neemt: wat wordt bewaard, wat gaat naar een model, wat blijft binnen de organisatie.

We kiezen één stroom die aantoonbaar tijd kost. Bijvoorbeeld de route van binnenkomende aanvraag naar kant-en-klare notitie. Tijdens de discovery leggen we vast waar die stroom begint, wie tussentijds oordeelt, in welk systeem het resultaat hoort en welke gegevens onderweg niet vrij mogen rondzwerven. Daar staat een schriftelijke scope tegenover, met de aannames erbij en de afrekening op nacalculatie.

Daarna bouwen we de workflow in de omgeving die er al staat: de mailbox, het dossiersysteem, de tekstverwerker. Taalmodellen doen alleen wat taalvragen is. Lezen, samenvatten, classificeren, een concept voorbereiden; vaste regels blijven vaste regels, en elke stap met gevolgen krijgt een controlemoment voor een mens.

Zodra de stroom in productie draait, volgt een korte feedbackloop: waar liep het vast, welke uitzondering was onterecht doorgeschoven, wat kan strakker. Pas als het eerste traject zijn uren teruggeeft, spreken we over het volgende.

Drie voorbeelden, elk uit een andere Haagse laag: juridische en zakelijke dienstverleners, publieke en internationale organisaties, en de zeehoreca van Scheveningen. Geformuleerd als wat de workflow doet. Niet als klantclaim.

Er is geen prijslijst, want een dossier-workflow voor een juridisch kantoor is ander werk dan een seizoensflow voor de boulevard. Elke prijs wordt bepaald op nacalculatie: eerst een gesprek waarin we de stroom doorlopen, dan een schriftelijke scope, en pas daarna bouwen. Hoe we naar de stad als geheel kijken, lees je op de brede stadspagina over Den Haag. Los van dit automatiseringsverhaal.

Onze communicatie loopt half in het Nederlands en half in het Engels. Valt dat te combineren in één workflow?

Ja, en het is in deze stad eerder regel dan uitzondering. We richten de workflow tweetalig in: dezelfde stap herkent de taal van een mail of document en werkt daarin verder, met per taal vastgelegde toon en sjablonen. Ook de overdracht en documentatie kunnen in het Engels als je team daar internationaal mee werkt. Je houdt één proces in plaats van twee parallelle oplossingen die uit elkaar groeien.

Wij zijn een klein kantoor zonder IT-afdeling. Is dit niet te zwaar voor ons?

Nee, juist kleine kantoren merken het verschil het scherpst, omdat de handmatige uren daar niet verdeeld worden over een hele afdeling. We bouwen in de tools die je al gebruikt en nemen het technisch beheer op ons; jij ziet een werkende stroom met duidelijke controlemomenten. Er hoeft niemand aangenomen te worden om het draaiend te houden, en uitbreiden gebeurt pas als de eerste stap in de praktijk bewezen is.

Wat zien jullie van vertrouwelijke gegevens in een dossier, en wat gaat er naar een taalmodel?

Alleen wat die ene stap nodig heeft, en dat bepalen we vooraf. Per workflow staat op papier welke gegevens worden opgeslagen, waar ze blijven, hoe lang ze bewaard worden en wat er wel of niet naar een modelprovider gaat. Vaste regels blijven buiten het model. We zijn engineers en geen juristen: we bouwen naar het toetsingskader dat jouw jurist of functionaris gegevensbescherming stelt, en maken die keuzes zichtbaar in de scope.

Hoe zit het met de investering als we nog niet weten of dit werkt?

Daarom begin je klein. We kiezen samen één stroom met aantoonbaar veel handwerk, leggen de aanpak schriftelijk vast en prijzen die op basis van nacalculatie. Naar de complexiteit van de scope, zonder pakketten. Je betaalt voor wat er gebouwd en bewezen wordt, niet voor een programma op voorhand. Werkt de eerste stap, dan spreken we over uitbouwen; zo niet, dan heb je een heldere scope en geen lopend contract.