Werkprocessen automatiseren in Capelle aan den IJssel, van Rivium tot de Hoofdweg: minder overtikken, meer uren over. Remote-first, op nacalculatie.
Procesautomatisering in Capelle aan den IJssel beslaat de hele strip, van Rivium tot de Hoofdweg: urenstaten die zelf naar de facturatie gaan, aanvragen die op één plek binnenkomen en worden ingepland, dossiers die zichzelf opbouwen. EIGHTY8 bouwt die stromen in je CRM, agenda en boekhouding, bewijst er één en rekent op nacalculatie.
Capelle aan den IJssel is een stad van kantoren. Op Rivium (waar de ParkShuttle al jaren tussen kantoortorens en metro pendelt) zitten IT-bedrijven, detacheerders en adviseurs; in Fascinatio lopen kantoren in de woningen door, en langs het Hoofdweggebied verkopen showrooms en autobedrijven aan heel de regio. Voor haar omvang draait hier opvallend veel administratie: urenstaten, plaatsingen, aanvragen en dossiers die wekelijks terugkeren.
Bij een detacheerder ziet de week er zo uit: uren die per formulier binnenkomen, gecontroleerd worden en daarna met de hand naar de facturatie gaan, terwijl dezelfde medewerker ook kandidaatgegevens bijwerkt in het CRM. Bij een showroom is het een aanvraag via een portaal, een gesprek en een bericht. Elk op een ander bord, en degene die een weekend blijft liggen is omzet voor de zaak verderop. Beide zijn stromen met heldere regels; een workflow haalt ze van de takenlijst af en laat de afweging bij de mens.
EIGHTY8 werkt vanuit Noordwijkerhout en heeft in Capelle aan den IJssel geen kantoor. Doen alsof, dat doen we niet. Op afstand bouwen we in jouw eigen CRM, agenda en boekhouding, met korte videocalls en schriftelijke overdracht. Elke afspraak staat vooraf op papier, zodat je weet wat er komt en waarom.
Elk traject begint met één week van meten: welke taken keren elke week terug, hoeveel tijd gaan ze kosten, wie voert ze uit. Uit die telling kiest de ondernemer samen met ons de eerste stroom. Niet de spannendste, maar de duurste in uren. De scope daarvan staat op papier voordat we bouwen, met de aannames zichtbaar.
De bouw zelf gebeurt in de systemen die er al staan. Uren worden gecontroleerd en naar de facturatie doorgezet, aanvragen uit portaal en postvak komen op één plek samen en krijgen vanzelf een afspraak, dossiers vullen zich vanuit documenten die binnenkomen. Waar een beslissing hoort, wacht de workflow op een mens; waar een regel volstaat, loopt hij door.
Na livegang telt niet wat er gebouwd is maar wat er blijft werken: we loggen de stappen, verbeteren op afwijkingen en geven de controle stap voor stap uit handen. Alleen dáár waar de praktijk bewijst dat het kan.
Drie stromen bij de Capelse combinatie van zakelijke dienstverlening, handel en zorg. Als uitkomst geformuleerd, nooit als belofte.
Een plaatsingsworkflow voor een detacheerder en een aanvraagstroom voor een showroom verschillen te veel voor een vaste prijs: elk traject wordt vooraf gescopet, schriftelijk vastgelegd en op nacalculatie afgerekend. Je ziet vooraf wat er gebouwd wordt en betaalt achteraf voor wat er werkelijk staat.
De stad als geheel (wijken, kantorenpark en winkelstrip) bekijken we op de pagina over Capelle aan den IJssel; Rotterdam en Zoetermeer volgen dezelfde werkwijze.
Dat is juist de kern van het werk daar: gegevens die tussen CRM, planningstool en boekhoudpakket worden geschoven. Kandidaatprofielen die automatisch worden ingelezen, uren die naar de facturatie gaan, plaatsingen die worden bijgehouden en opvolging die niet afhankelijk is van iemands geheugen. We beginnen met de naad waar de meeste uren in verdwijnen en breiden pas uit als die bewezen draait.
Dagelijkse herhaling is het gunstigste profiel dat er bestaat. Een taak die tien keer per week een halfuur kost, is een werkweek per kwartaal die vrijkomt, en de foutkans daalt mee omdat niemand meer iets hoeft over te zetten. We bouwen zo dat je het resultaat in de eerste weken ziet: geen traject van maanden voordat er iets tastbaars staat.
Door per stroom af te bakenen wat het systeem mag lezen: welke velden, hoe lang bewaard, welke stappen gelogd. Kandidaatgegevens zijn per definitie persoonsgegevens, dus die behandelen we als eerste met minimale invoer en duidelijke bewaartermijnen. De verwerkersafspraken die jouw klanten met je hebben vormen het kader. We bouwen precies daarnaar en leggen uit wat wel en niet gelezen wordt.
De omvang van de stroom: hoeveel systemen er aan te pas komen, hoeveel uitzonderingen er zijn en welke controles je wilt behouden. We maken dat vooraf zichtbaar in een schriftelijke scope en rekenen af op nacalculatie. Geen pakket, geen minimumafname. Begin je klein, dan is de eerste stap overzichtelijk en weet je na bewijs pas of je verder wilt.
EIGHTY8