Familiebedrijven rond Bunschoten-Spakenburg laten bestellingen en bevestigingen als stroom lopen. De lage drempel blijft, het overtikwerk verdwijnt.
Procesautomatisering in Bunschoten-Spakenburg houdt de lage drempel van het klantcontact intact en haalt het werk dat erachter zit weg: bestellingen die per app of aan de balie binnenkomen worden uitgelezen en als concept in de administratie gezet. EIGHTY8 bouwt dat op afstand vanuit Noordwijkerhout, met een mens op de uitzonderingen en afrekening op nacalculatie.
De bedrijven tussen de museumhaven en de terreinen aan de Haarbrug en De Kronkels zijn er een van handen en afspraken op de handdruk. Vissen die landelijk wordt geleverd, bouw- en klusbedrijven, handel waarvan de klanten liever bellen dan bestellen. Dat is een sterkte, geen probleem. Tot de avond valt en de bestellingen van de dag alsnog met de hand in de administratie moeten, de roosters worden getypt en de bonnetjes wachten tot de boekhouder vraagt.
In zo'n familiebedrijf is het risico bovendien verdubbeld: de kennis van de administratie zit vaak bij dezelfde persoon als het vakmanschap. Een stroom die de bestellingen zelf verwerkt en de werkstroom op papier zet, haalt beide problemen tegelijk weg. Zonder het contactpersoonkarakter aan te tasten.
EIGHTY8 werkt op afstand vanuit Noordwijkerhout; er is geen vestiging aan het Eemmeer en we doen alsof niet. Het resultaat draait in jouw eigen systemen, dus zien en bijsturen kan elke dag.
We beginnen bij hoe je klanten nu bestellen, want daar mag niets aan veranderen. De stroom ernaartoe wordt in de discovery uitgeschreven: welk bericht, welke informatie moet eruit komen, wanneer is iets onduidelijk genoeg om terug te vragen. Die beschrijving is de basis van de schriftelijke scope met de aannames.
Onze engineers bouwen daarna de verwerking in je bestaande administratie: berichten worden herkend en uitgelezen, de conceptorder staat in je systeem en de bevestiging gaat uit zodra jij hem vrijgeeft. Voor wie dat wil, komt daar een bestelportaal bij waarmee vaste afnemers zelf hun standaardorder plaatsen. Gekoppeld aan je voorraad, zonder dat de balie of de app verdwijnt.
In de weken erna bespreken we de uitzonderingen uit de log en stellen de regels bij. Het bewijs zit in de avonden die vrijvallen, zichtbaar in je eigen week. Pas dan kijken we naar de volgende stroom.
Drie stromen uit het werk van vis, bouw en handel. Elk zo gebouwd dat de klant van de balie niets merkt behalve sneller antwoord.
De omvang van het probleem bepaalt de omvang van het project. Niet andersom. Na een gratis scopinggesprek krijg je een schriftelijke scope met de aannames, en wordt afgerekend op nacalculatie van het gebouwde werk; pakketten en minimumafnames bestaan bij ons niet. Uitbreiden met een portaal of een tweede stroom is altijd een eigen, los besluit.
Achtergrond over het dorp en zijn bedrijvigheid lees je op de pagina over Bunschoten-Spakenburg.
Nee, het vult aan. Vaste afnemers die elke week dezelfde order plaatsen, doen dat voortaan zelf. Sneller voor hen, minder typwerk voor jou. De incidentele klant belt of komt langs precies zoals altijd, en onduidelijke bestellingen komen sowieso bij een mens terug. Bedrijven rond het Eemmeer die dit instelden, zagen het kanaalverschil vooral terug in rust, niet in verdwenen klanten.
Dit is precies het juiste moment. Het traject begint met het uitschrijven van de huidige werkstroom, zodat de kennis op papier komt voordat ze vertrekt. Daarna neemt de stroom het herhalende deel over. De opgeleverde documentatie maakt het mogelijk dat een opvolger het overneemt. Van het uittypen naar het controleren is bovendien een veel kortere inwerktijd.
Vooraf staat per stroom op papier welke gegevens worden verwerkt, hoe lang ze bewaard blijven en wat er wel of niet naar een modelaanbieder gaat. Persoonsgegevens van contactpersonen krijgen de strakste behandeling, en elke verwerking is gelogd. Omdat de afspraken zwart-op-wit staan, kun je ze later laten zien aan een accountant of aan klanten die erom vragen. Zonder uitleg te hoeven verzinnen.
Dat is precies wat het gratis scopinggesprek doet. We doorlopen jouw stroom, schatten het urenbeslag en de bouwtijd, en leggen dat met de aannames schriftelijk vast. Je krijgt daarna een offerte en besluit vrijwillig. Afgerekend wordt op nacalculatie van het gerealiseerde werk. Geen omvangverplichting, geen doorlopende abonnementen: het eerste traject mag klein zijn en klein blijven.
EIGHTY8