Procesautomatisering in Breda: offertes, projectadministratie en tweetalige klantvragen als workflow voor studio's en grensregiobedrijven. Op nacalculatie.
Voor studio's, handelaren en grensregiobedrijven in Breda houdt procesautomatisering in dat offertes, projectadministratie en tweetalige klantvragen als workflow doorlopen in plaats van als avondwerk. EIGHTY8 bouwt die stromen in de software die er al staat. Remote-first vanuit Noordwijkerhout, stap voor stap bewezen, afgerekend op nacalculatie.
Rond BUas is een cluster van game- en creatieve studio's gegroeid, en bij die studio's is productietijd de valuta waarmee alles gerekend wordt. Toch lekt die tijd weg naar offertes, planning, projectadministratie en het voorsorteren van support- en communityvragen. Werk dat niets met het vak te maken heeft en toch elke week terugkeert.
De tweede laag is de grens. Via Hazeldonk rollen orders richting Antwerpen, en wie in Vlaanderen verkoopt houdt er een tweede stroom op na: andere formuleringen, andere verwachtingen, dezelfde documenten. In het mkb rond het Minervum en in de horeca aan de Grote Markt komt het dagelijkse herhalende werk bij. Reserveringen, leveranciersmail, opvolging van openstaande facturen.
EIGHTY8 bouwt vanuit Noordwijkerhout en werkt remote-first; in Breda staan we niet op de gevel en dat zeggen we er ook bij. Tweetalige stromen nemen we in het ontwerp mee, zodat Nederlandse en Vlaamse klanten in één workflow passen.
We kiezen de stroom die het vaakst uitstel krijgt. Samen lopen we na waar de invoer vandaan komt, wie wat overneemt en waar fouten pas laat worden ontdekt; op die tekening staan ook de controles die moeten blijven en de stappen die kunnen verdwijnen.
Daarna wordt de schil om het vakwerk geautomatiseerd. Aanvragen worden uitgelezen tot een conceptofferte in je eigen sjabloon, klantvragen worden in het Nederlands of het Frans voorgesorteerd met een klaargezet antwoord, en openstaande facturen krijgen automatische opvolging. Je bestaande pakketten blijven de bron; de workflow vult aan met een goedkeuring op elke stap met gevolgen.
Pas als de eerste stroom in productie aantoont wat hij afhandelt (en wat terugvalt naar een mens) kijkt de volgende. Meten staat hier niet als extra dienst in de scope maar als eis.
Drie schetsen bij de Bredase mix van studio's, grenshandel en binnenstadsondernemers. Wat de workflow doet, zonder klantclaim.
Elke opdracht is maatwerk en wordt op nacalculatie geprijsd: schriftelijke scope vooraf, aannames zichtbaar, geen pakketten of verplichte abonnementen. Beginnen kan met een kosteloos scopinggesprek. Hoe we Breda breder bekijken, lees je op de stadspagina over de stad.
Ja, mits de routes per markt zijn ingericht: Nederlandstalig waar dat past, Frans waar nodig, met per stroom eigen formuleringen en verrekenwegen. Eén agent kan beide stromen voorsorteren zonder dat je team dubbel werk doet. De fiscale invulling blijft bij je accountant; wij bouwen de workflow die zijn afspraken consequent uitvoert.
Bij een klein team telt elk administratief uur dubbel, want het gaat rechtstreeks van de productietijd af. Juist daarom loont een compacte workflow: offertes die zichzelf voorbereiden en vragen die voorgesorteerd worden, zonder groot traject. De scope wordt op jouw maat gesneden en als het urenbeslag te klein blijkt, zeggen we dat vóór de bouw.
Alleen wat voor zijn taak nodig is, en dat staat vooraf per werkstroom op papier: welke velden, welke bewaartermijn, wat je organisatie nooit verlaat. Clientvertrouwelijke stukken kunnen buiten de AI-laag blijven terwijl de administratie eromheen wél automatiseert. Elke geautomatiseerde stap wordt gelogd, dus je kunt altijd terugzien wat er gebeurd is.
Door te kijken voordat we cijferen. In het scopinggesprek leggen we de gekozen stroom vast, met het aantal systemen, de uitzonderingen en de controles die je wilt houden. Daarop volgt een schriftelijke scope met een prijs op nacalculatie. Geen pakketten, geen abonnement waar je aan vastzit. En pas bouwen na jouw akkoord.
EIGHTY8