Reserverings-, boekings- en offerteaanvragen vanaf je site direct in je systeem, met bevestiging. Drie horeca- en reiscases, op nacalculatie.
Aanvragen vanaf de site (een tafel, een kamer, een reis of een offerte met wensen) komen gestructureerd binnen, worden gecontroleerd tegen je eigen gegevens en bevestigd, en landen in het systeem waarin je al werkt. EIGHTY8 bouwde dit voor een wijnbar, een gasthuis en een reisorganisatie.
De meeste sites vangen aanvragen op met een formulier dat in een inbox uitkomt, of met een zin als “stuur ons een bericht”. Wat er daarna gebeurt is overtypen: naam, datum, aantal personen en de wensen uit het berichtje overzetten naar het systeem waar het werk loopt. En daarna de bezoeker antwoorden, als hij tenminste nog antwoord krijgt.
De verliezen zijn routine: de aanvraag die twee mensen tegelijk beantwoorden, de reiziger die wacht op een reactie die niemand meer ziet, de wens die in het berichtje stond maar het systeem nooit haalde. En de bezoeker die niet via mail wil werken, tikt op de knop die er niet is en boekt nergens. Een aanvraagflow zet die hele reis vast: binnenkomst, controle, bevestiging, wegschrijven.
De bezoeker vult in wat er nodig is voor zijn soort aanvraag. Datum en gezelschap voor een tafel, aankomst en vertrek voor een kamer, wensen en omvang voor een offerte. De flow controleert dat tegen jouw gegevens: openingsdagen, bezetting, wat er al geboekt is. Past het, dan gaat er meteen een bevestiging de deur uit; past het niet of wil jij eerst kijken, dan krijgt de bezoeker een nette melding dat je de aanvraag bevestigt of een alternatief voorstelt.
Elke aanvraag wordt weggeschreven in het systeem waar je al werkt, met de wensen erbij. Niet in een los formulierbestand dat iemand moet overtypen. Bij offerteaanvragen hangt een opvolger aan: de aanvraag blijft open tot hij is behandeld, in plaats van onder in de mailbox te zakken. Voor horeca en reisaanbieders met drukte is de knip bewust menselijk: jij bepaalt of een aanvraag automatisch past of eerst bij jou landt.
Wat de gastvrijheid blijft doen: lastige wensen, grotere groepen en de gast die liever persoonlijk spreekt. De flow neemt de ontvangst en de eerste controle over, niet het contact. Zo draait het bij een wijnbar met tafelaanvragen, een gasthuis met kamers in meerdere talen en een reisorganisatie die reisaanvragen als dossier verder bewaakt.
De basis is niet de knop op de site maar de gegevens waartegen gecontroleerd wordt: een aanvraag is pas echt als de bezetting klopt, de minimale voorraad geen dubbele boekingen toelaat en de sluitingstijden uit jouw eigen systeem komen. In de discovery bekijken we waar die gegevens vandaag staan en hoe vers ze zijn. Daar hangt de hele opzet van af. De kaarten hieronder zijn de onderdelen.
Het werkt voor horeca met reserveringen, gasthuizen en hotels, reisaanbieders met programma's, en dienstverleners die offerteaanvragen met wensen willen ontvangen en opvolgen. Overal waar een aanvraag nagekeken moet worden vóór er ja tegen gezegd wordt.
Het werkt niet als je bezoekers liever zelf een tijdslot laten kiezen uit een open agenda. Dan is een boekingssysteem met echte beschikbaarheid de betere vorm. En niet als de aanvraagstroom te klein is om te onderhouden: twee aanvragen per week behandelt een inbox prima, en dan is de flow kosten zonder winst.
De scope hangt af van de soorten aanvragen, waartegen gecontroleerd wordt en in welk systeem weggeschreven moet worden. We maken vooraf een inschatting op de complexiteit van jouw situatie en je ontvangt daar een heldere offerte van; de afrekening is op nacalculatie, en uitbreidingen zoals een extra soort aanvraag lopen via hetzelfde pad.
De richting van het besluit. In een boekingssysteem kiest de gast uit open tijden en is de boeking meteen vast; bij een aanvraagflow dient hij een verzoek in en bepaalt jouw kant of het past. Dat is geschikt waar wensen meewegen, waar bezetting dagelijks verschuift of waar je grotere groepen eerst wil spreken. Beide vormen kunnen naast elkaar bestaan. Per soort aanvraag kies je welke van de twee past.
Nee, tenzij jij dat kiest voor een bepaald soort aanvraag. Standaard landt elke aanvraag eerst bij jou: bevestigen, een alternatief voorstellen of afwijzen. Wat je wél automatisch regelt is de tussenstap. De bezoeker hoort direct dat zijn aanvraag binnen is en wat er nu gaat gebeuren, zodat hij niet op zwart papier zit te wachten. De knip over ja of nee blijft bij jouw kant, altijd.
Ja, en dat is precies waarom een aanvraagflow vaak beter past dan een kaal boekingsformulier. Vrije velden voor wensen maken deel uit van de aanvraag en worden meegezien in het dossier. Niet weggeknipt in een berichtje dat niemand meer opzoekt. Bij de behandeling staat de wens naast de datum, zodat je in één blik kunt bevestigen of een alternatief moet voorstellen.
Aanvragen worden niet weggegooid als een koppeling of onderliggend systeem op dat moment niet antwoordt: ze blijven bewaard in een wachtrij en worden opnieuw weggeschreven zodra het weer lukt. De bezoeker krijgt in dat geval een eerlijke melding dat de bevestiging volgt in plaats van een foutmelding. Blijft een aanvraag onverwerkt, dan valt hij op in het overzicht. Stil verdwijnen is precies het gedrag dat dit voorkomt.
EIGHTY8