Offertes, reisprogramma's, plannen en gidsen automatisch als PDF. Uit je eigen data, in je eigen huisstijl. Vier cases, op nacalculatie.
Automatische PDF-export betekent dat het document niet meer getypt maar gegenereerd wordt: het ontstaat uit de gegevens die je systeem al heeft, in je eigen huisstijl, op het moment dat je het nodig hebt. EIGHTY8 bouwt dit voor offertes, reisprogramma's, klantdossiers en gidsen. Met de mens die controleert in plaats van overtypt.
Ieder bedrijf heeft z'n eigen document dat de deur uit moet. Voor de een is dat de offerte, voor de ander het reisprogramma, het plan van aanpak, het exportrapport of de gids voor een koper. Het werk erachter lijkt altijd op elkaar: iemand opent het vorige exemplaar, verandert de naam, past de regels aan, controleert of de nummering klopt, slaat op als PDF en stuurt hem weg. En hoopt dat er nergens een oude prijs of een verkeerde naam is blijven staan.
Dat laatste is geen klein risico. Een document dat met de hand wordt samengesteld is een document waarin oude gegevens kunnen overleven: de vorige klant in de voetnoot, het oude tarief in de bijlage, een vorige datum in de voorwaarden. Elke controle is mensenwerk, en elke vergeten controle is een mail van een klant die iets ziet wat er niet meer bij hoort.
En het herhaalt zich bij elke variant. Een andere taal, een andere vestiging, een ander arrangement. Elk nieuwe variant betekent een kopie van het sjabloon die daarna een eigen leven gaat leiden. Na een jaar bestaat er geen sjabloon meer, maar een familie van documenten waarvan niemand weet welke nu de juiste is.
Het document wordt een sjabloon met gaten, en de gegevens vullen de gaten vanuit je eigen systeem: de klant, de regels, de bedragen, de beelden, de voorwaarden. Eén sjabloon per documentsoort, in jouw huisstijl (dezelfde opmaak die je nu al gebruikt) en elke PDF die eruit rolt is daarmee actueel, omdat hij niet gekopieerd is maar berekend uit wat er vandaag in het systeem staat.
Het moment van genereren kies je zelf. Bij een aanvraag kan het document meteen klaarstaan voor controle. Op een vast moment (dag, week, maandelijkse ritme) worden reeksen gegenereerd, bijvoorbeeld alle programma's voor het komende seizoen. En voor documenten die lang zijn, zoals een reisprogramma of een koopgids, kan de inhoud per klant of per regio variëren zonder dat er een tweede sjabloon bestaat: het zijn dezelfde gaten, met andere gegevens.
Eerlijk over de grens: automatisch betekent niet ongelezen. De eerste edities controleer je, en sommige documenten houden een blik van een mens vóór verzending. Dat is een keuze per documentsoort, geen beperking. We hebben dit gebouwd voor vier werelden die zichzelf bewijzen: offertes bij een betontechniekbedrijf, reisprogramma's bij een reisorganisatie, klantexports bij een coachingspraktijk en koopgidsen bij een vastgoedpartij. Het patroon is telkens hetzelfde: data die er al is, wordt een document dat niet meer getypt wordt.
Een automatisch document is zo goed als de gegevens die het voeden. De kaarten hieronder zijn wat we in de discovery op tafel leggen.
Het werkt voor bedrijven die regelmatig eenzelfde documentsoort maken met wisselende inhoud: bouw en techniek met offertes en plannen, reisorganisaties met programma's, coaching en opleiding met exports en voortgangsrapporten, vastgoed met gidsen en presentaties. Hoe vaker het document de deur uit gaat, hoe sneller de investering zich terugverdient.
Het werkt niet voor documenten die elke keer fundamenteel anders zijn opgebouwd. Dan is er geen sjabloon te vinden, en is de eerste stap het benoemen van het patroon dat er wél in zit. En het is geen lay-outstudio: we bouwen op de huisstijl en het formaat die je nu gebruikt, zodat het document herkenbaar blijft. Een compleet nieuwe visuele identiteit is een ander traject, en daar beginnen we niet stiekem aan.
De omvang hangt af van het aantal documentsoorten, de rijkdom van de inhoud (tekst alleen of ook beelden en tabellen) en de talen waarin het document moet bestaan. We schatten het werk op nacalculatie van die complexiteit, met de aannames vooraf op papier en een heldere offerte voordat we starten. Meer documentsoorten later betekent een inschatting op dezelfde voet, geen standaardpost die er bij wordt geteld.
Ja, en dat is een ontwerpeis: we vertalen je huidige document (lettertype, kleuren, kopteksten, voettekst, logo, de volgorde van de onderdelen) naar een sjabloon dat eruitziet als dat van jou, niet als dat van ons. In de opstart leggen we samen vast wat er op welke plek staat, en de eerste edities controleren jullie voordat het document de deur uit gaat. Wil je de opmaak later aanpassen, dan is dat één sjabloon bijwerken in plaats van heel veel documenten herschrijven.
Op het moment dat jij bepaalt: direct bij een aanvraag of gebeurtenis in je systeem, op een vast moment in de week of maand, of handmatig met één klik vanuit het dossier. Voor reeksen (bijvoorbeeld alle programma's voor een seizoen) bestaat er een batch die ze achter elkaar genereert. In alle gevallen is de inhoud actueel op het moment van genereren, omdat hij uit de gegevens van dát moment komt en niet uit een kopie van een eerder document.
Ja. Lange documenten zijn een kwestie van onderdelen: hoofdstukken, dagdelen, beelden per sectie, tabellen en een inhoudsopgave die automatisch klopt. De inhoud kan per klant of per regio variëren zonder dat er een tweede sjabloon nodig is. Dezelfde structuur, andere gegevens. Hoe lang het document mag worden hangt samen met de leesbaarheid, en daarover denken we mee; een gids van veertig pagina's die niemand uitleest is geen export maar een dossier.
Op het aantal documentsoorten, de rijkdom van de inhoud (alleen tekst of ook beelden en tabellen) en de talen waarin het moet bestaan. We scopen het traject vooraf, leggen de aannames vast en sturen een heldere offerte voordat er gebouwd wordt. De afrekening gebeurt op nacalculatie van de gebouwde omvang. Een documentsoort er later bij is geen vaste toevoegpost maar een nieuwe, korte inschatting op dezelfde basis.
EIGHTY8