Onderhoudscontracten, tickets en projecten voor je klanten in één omgeving. Gebouwd voor een onderhoudsbedrijf, op nacalculatie.
Een klantomgeving voor onderhoudscontracten bundelt wat je per klant beloofd hebt: het contract, de beurten die eruit volgen, de meldingen ertussen en de projecten die eruit groeien. EIGHTY8 bouwde dit voor een onderhoudsbedrijf, zodat onderhoud en storingswerk niet meer in losse systemen leven.
Een onderhoudsrelatie leeft nu versnipperd: het contract staat in een map, de beurten staan in de agenda van de planner, meldingen komen binnen als losse mailtjes en een groter project wordt in een derde systeem aangepakt. De klant die betaalt voor geregeld onderhoud, weet als alles samenkomt niet wat hij precies heeft gekocht, laat staan wat er dit jaar al gedaan is.
Aan de binnenkant is het net zo versnipperd: iemand kijkt in het contract na of een beurt nog gepland moet worden, iemand anders telt de meldingen bij elkaar voor het overleg, en bij een wissel van contactpersoon begint het uitzoeken opnieuw. Onderhoud is een belofte over tijd. En die belofte staat nergens opgeschreven waar klant en medewerker hem samen kunnen zien.
Het contract is het uitgangspunt van elke klantomgeving: welke beurten per periode, op welke objecten of locaties, met welke afspraken daaromheen. Uit dat contract volgt de planning vanzelf. Een beurt die eraan komt, staat op de plank van de planner en de klant ziet hem aankomen. Meldingen die tussendoor binnenkomen, landen in dezelfde omgeving als losse tickets, naast het onderhoud in plaats van ertussen.
De historie maakt het verschil: per klant of pand is terug te zien wat er wanneer gedaan is, welke meldingen terugkwamen en welk project eruit groeide. Bij het jaaroverleg heb je dan geen notitieboek nodig maar een scherm. De klant bekijkt in zijn eigen omgeving wat er af is en wat er aankomt; wat intern blijft (marge, planning van monteurs, notities) is van jullie en niet van de klant.
Wat de mens blijft doen: plannen en oordelen. Het contract weet wanneer een beurt hoort; of een pand nu echt klaar is voor die beurt, en wat er bij een tweede beurt geadviseerd wordt, is vakwerk. Zo draait het bij een onderhoudsbedrijf waar contracten, meldingen en projecten in één omgeving samenkwamen.
De kern is hoe jullie contracten eruitzien en wat een klant ervan mag zien: het ene contract dekt vier onderhoudsbeurten per jaar, het andere alleen storingen, en bijna altijd mag de klant het eerste niet in detail zien. In de discovery lopen we per contractvorm na wat er gepland, gemeld en gefactureerd wordt, en welk deel daarvan het portaal in mag. De kaarten hieronder bepalen samen de opzet.
Het werkt voor onderhoudsbedrijven met contracten op terugkerende basis, installateurs met verplichte beurten, vastgoed- en VvE-beheer met meerdere objecten per relatie. Hoe meer er per klant te beloven en terug te kijken valt, hoe meer een eigen omgeving waard is.
Het werkt niet voor losse klussen zonder contract. Daar zijn een aanvraagflow en een planning genoeg, en een contractomgeving wordt dan lege ceremonie. Ook niet als er nog geen contractvorm is vastgelegd: eerst opschrijven wat je per klant belooft, dan de omgeving die hem toont. Wie geen beloftes heeft, heeft niets te tonen.
De omvang hangt af van de soorten contracten, of klanten meekijken en of er gekoppeld wordt aan je planning of facturatie. Elk traject wordt vooraf ingeschat op zijn eigen complexiteit en op nacalculatie afgerekend; je krijgt vooraf een offerte met de aannames zichtbaar, ook voor latere uitbreidingen.
Wat je toont bepaal je zelf per onderdeel. Meestal ziet de klant wat er is afgesproken aan beurten en objecten, wat er is gedaan en wat er aankomt; tarieven, marge en interne notities blijven intern. De omgeving is geen contractdocument maar een spiegel van het werk dat het contract beschrijft. En wie iets niet wil tonen, zet het op intern zonder dat het voor de klant zichtbaar wordt.
Ja, en dat is de normale situatie: de ene relatie heeft twee beurten per jaar, de andere elke maand of per kwartaal, en vastgoedbeheer heeft vaak meerdere objecten met elk een eigen ritme. De planning volgt de periode die bij dat contract hoort, niet één algemene kalender. Bij een wijziging (een contract dat uitgebreid of afgebouwd wordt) past de voortplanning zich daarop aan.
De historie blijft bewaard en raadpleegbaar, ook als er geen lopend contract meer is: wat er gedaan is, welke meldingen er waren en waar het gesprek stond. Komt de relatie later terug, dan begin je niet bij nul maar bij de vorige afspraak. Bewaartermijnen en wat er na afloop nog ingezien kan worden, stellen we samen in. Een aflopend contract is een status, geen wissen.
Ja. Beurten en meldingen zijn op een mobiel toestel te openen, de status kan onderweg worden bijgewerkt en foto's van het werk gaan mee in het dossier van die klant. De planner ziet die updates op hetzelfde bord waar hij de planning vastlegt. Wat een monteur onderweg kan wijzigen en wat alleen op kantoor mag, stel je samen in. Onderweg werkt vereist geen apart systeem naast de omgeving.
EIGHTY8