Offertes automatiseren: aanvraag binnen, offerte opgebouwd, als PDF of Word eruit en gekoppeld aan je facturatie.
Offerte-automatisering zet een aanvraag (mail, formulier, foto's, een gesprek) om in een concept-offerte in je eigen sjabloon, met de juiste regels, prijzen uit jouw prijslijst en de bijlagen erbij. De mens controleert en verstuurt. EIGHTY8 bouwt dit in je bestaande offerte- en boekhoudomgeving, op nacalculatie, met de aannames vooraf op papier.
Een offerte maken begint zelden bij het offerteprogramma. Het begint bij een aanvraag die ergens binnenkomt. Een mail met drie foto's, een formulier met de helft ingevuld, een gesprek op locatie waarvan de notities op een bon staan. Iemand moet daaruit halen wat er gevraagd wordt, welke werkzaamheden dat zijn, welke hoeveelheden, en of er iets ontbreekt.
Dan volgt het overtypen: klantgegevens, regels, prijzen uit een lijst die ergens anders staat, btw per regel, de standaardteksten die erbij horen. Bij een bouw- of installatiebedrijf komen daar opnames, meterprijzen en optionele posten bij; bij een dienstverlener uren, tarieven en voorwaarden. Vervolgens moet het document eruitzien zoals altijd, als PDF of Word, en de deur uit. Waarna het opvolgen begint: is hij gelezen, is er een vraag, wordt hij getekend.
De pijn zit niet in één stap maar in de optelsom: een offerte van twintig regels kost een ervaren medewerker een uur, en een bedrijf dat er tien per week maakt, verliest daaraan meer dan een werkdag. Meestal de persoon die ook de klanten te woord staat.
De workflow leest de aanvraag (tekst, bijlagen, formulier) en haalt er gestructureerd uit wat een offerte nodig heeft: wie, wat, hoeveel, waar, wanneer. Ontbreekt er iets, dan stelt hij de vraag terug aan de klant of aan jou, in plaats van te gokken. Dit is de stap waar een AI-model nuttig is: begrijpen wat er in vrije tekst en foto's staat.
Daarna wordt het rekenwerk juist níet aan een model overgelaten. Prijzen komen uit jouw prijslijst, btw-percentages uit vaste regels, kortingen en optionele posten uit de afspraken die je zelf hebt vastgelegd. Het resultaat is een concept in je eigen sjabloon (dezelfde opmaak, dezelfde voorwaarden, dezelfde bijlagen) dat klaarstaat in je offertepakket of als PDF en Word.
De mens blijft in twee momenten: bij het controleren van het concept en bij het versturen. Wat er gebeurt na het versturen, kan opnieuw automatisch: een herinnering na een afgesproken aantal dagen, een melding zodra de offerte geopend of getekend is, en een koppeling naar je facturatie zodra het werk begint.
Wat we bewust niet automatiseren: de beslissing over een korting, een afwijking van de standaardvoorwaarden, en alles waar de aanvraag onduidelijk over is. Modellen maken fouten; daarom staat er bij elk veld dat uit vrije tekst komt een bron, zodat je in één blik ziet waar een getal vandaan komt.
Offerte-automatisering staat of valt met wat er al vastligt. De kaarten hieronder zijn de vier dingen die we in de discovery samen op tafel leggen.
Het werkt voor bedrijven die regelmatig offertes maken met terugkerende posten: bouw, installatie, onderhoud, schilderwerk, schoonmaak, verhuur, zakelijke dienstverlening met vaste tarieven. Hoe meer offertes op elkaar lijken, hoe groter de winst. En hoe meer de tijd verschuift van typen naar controleren en verkopen.
Het werkt níet, of nog niet, voor bedrijven waar elke offerte een uniek ontwerp is zonder prijslijst, voor wie een paar offertes per maand maakt, of voor wie de prijsopbouw alleen in het hoofd van één persoon zit. In dat laatste geval is de eerste stap geen automatisering maar het opschrijven van die prijsopbouw. Dat doen we ook, maar dat is consultancy, geen bouw.
Een offerte-automatisering voor een bedrijf met één prijslijst en één sjabloon is ander werk dan een variant met opnames op locatie, optionele posten en een koppeling naar de boekhouding. Daarom is er geen pakketprijs: je krijgt vooraf een scope met de aannames zichtbaar en betaalt op nacalculatie voor wat er gebouwd wordt. Beheer en uitbreidingen gaan op dezelfde manier.
Deels. Uit foto's haalt een model wát er te zien is (een gevel, een dakkapel, een vloer) en kan hij een opname voorbereiden met de posten die er waarschijnlijk bij horen. Maten en hoeveelheden laat hij aan jou of aan een opname op locatie; die gokt hij niet. Het concept staat dan al klaar met de juiste regels, jij vult de getallen in.
Ja. We bouwen op het sjabloon dat je nu gebruikt (Word, PDF of het format van je offertepakket) inclusief voorwaarden, bijlagen en handtekeningblok. De klant ziet geen verschil met een offerte die je met de hand hebt gemaakt, behalve dat hij eerder in zijn inbox ligt.
Dan wordt er niets verzonnen. De workflow herkent wat er ontbreekt (een maat, een locatie, een keuze tussen twee opties) en stelt die vraag terug: aan de klant, met een korte mail in jouw toon, of aan jou, als een open punt in het concept. Pas als de aanvraag compleet is, wordt de offerte opgebouwd.
Dat hangt af van je prijsopbouw, het aantal sjablonen en welke systemen gekoppeld moeten worden. We scopen het traject vooraf, met de aannames zichtbaar, en rekenen af op nacalculatie. Een eenvoudige variant met één prijslijst en één sjabloon is een overzichtelijk project; opnames, optionele posten en boekhoudkoppelingen maken het groter.
EIGHTY8