Offertes, orders en uren automatisch naar je facturatiepakket: geen dubbele invoer. Bewezen in de bouw en op ons eigen platform, op nacalculatie.
Een facturatie-koppeling zorgt dat offertes, orders en geregistreerde uren automatisch in je facturatiepakket belanden, met de juiste regels, bedragen en verwijzing. Één keer ingevoerd, nergens meer overgetypt. EIGHTY8 bouwt de koppeling tussen de systemen die je al gebruikt en houdt de status in beide richtingen kloppend.
In veel bedrijven eindigt het werk twee keer. Eerst wordt een opdracht vastgelegd in het systeem waar het werk draait. Het projectportaal, het planningsoverzicht, de offerte die getekend is. En vervolgens begint iemand opnieuw: dezelfde klant, dezelfde regels, dezelfde bedragen, nu overgetypt in het facturatiepakket. Dubbel werk, en erger: twee waarheden die uit elkaar kunnen lopen.
Het afwijkende geval is het pijnlijkste. Een regel die in de offerte aangepast werd na het telefoontje, een order waar iets bij kwam onderweg, een krediet na een klacht. Elk van die momenten vraagt om een handmatige correctie in een tweede systeem. Vergeet er één, dan stuurt de klant een mail dat de factuur niet klopt, en staat er iemand de factuur terug te rekenen in plaats van aan het volgende project te werken.
En dan is er de sluitpost aan het eind van de maand: welk werk is afgeleverd maar nog niet gefactureerd? Zonder koppeling is dat een speurtocht door twee systemen; met dubbele invoer is de kans op een gemist bedrijf substantieel, precies omdat de overdracht van hand naar hand gaat.
De koppeling luistert naar het moment waarop iets factuurwaardig wordt: een offerte getekend, een order afgerond, een dienst geleverd, uren goedgekeurd. Op dat moment bouwt ze de factuur of factuurregel op in je facturatiepakket. Met de klant die daar al bestaat of als nieuwe relatie, met je eigen btw-regels, betalingsvoorwaarden en referenties, en met een verwijzing naar het brondocument zodat elke regel te herleiden is.
Omgekeerd werkt ze ook: de status uit het facturatiepakket (verstuurd, betaald, onbetaald) stroomt terug naar het systeem waar het werk draait, zodat een projectleider ziet dat de factuur de deur uit is zonder in een tweede omgeving te hoeven kijken. Fouten worden niet stil overgeslagen: een regel die het pakket weigert, komt met de reden terug bij een mens in plaats van in een log.
Eerlijk over de grens: een koppeling is geen boekhoudadvies. Wat wanneer geboekt hoort te worden, welke kortingen zijn toegestaan en hoe je omgaat met aanbetalingen zijn afspraken die jij met je accountant maakt. We bouwen die afspraken in als regels (zoals we deden voor een betontechniekbedrijf dat zijn offertes automatisch naar een extern facturatiepakket laat lopen, en op ons eigen platform waar facturatie en abonnementen één geheel vormen) maar het oordeel over de regels blijft bij jou.
Een koppeling staat of valt met de randen aan beide kanten. De kaarten hieronder zijn wat we in de discovery na lopen voordat er iets gebouwd wordt.
Het werkt voor bedrijven waar facturen ontstaan uit werk dat al ergens geregistreerd wordt: bouw- en techniekbedrijven met getekende offertes en meerwerk, groothandels met orders uit hun eigen omgeving, administratiekantoren die voor klanten verwerken, en platformeigenaren die abonnementen en facturen samen willen laten lopen.
Het werkt niet als je facturatiepakket geen enkele koppeling of import biedt. Dan is het gesprek eerst met je leverancier of over je pakketkeuze, en niet met ons. En het vervangt geen administratie die nog nergens geregistreerd wordt: wie uren, orders of offertes nu nergens vastlegt, heeft eerst een registratie nodig. De koppeling is de brug tussen twee bestaande oevers, geen van beide.
De prijs volgt de complexiteit: twee systemen met een nette interface zijn een ander verhaal dan een pakket waar alleen een exportbestand van bestaat. We inschatten het werk op de complexiteit van jouw situatie, bevestigen dat in een scope met aannames, en rekenen af op nacalculatie. Vooraf krijg je altijd een heldere offerte, zodat je weet waar je aan toe bent voordat er gebouwd wordt.
Meestal wel. Moderne pakketten bieden een koppeling of ten minste een import waar we op aan kunnen sluiten; bij oudere systemen kijken we samen wat de best gegarandeerde weg is. Een bestandsuitwisseling met vaste controles bijvoorbeeld, in plaats van een koppeling die half werkend blijft. In de discovery toetsen we dit vóórdat er iets beloofd wordt. Overstappen van pakket is nooit de oplossing die we als eerste voorstellen; de koppeling volgt jouw keuze, niet andersom.
Dan verdwijnt hij niet stil in een logbestand. De geweigerde regel komt met de foutmelding van het pakket terug in het systeem waar het werk draait, als een taak voor een mens: hier klopt iets niet, dit is de reden, corrigeer of beslis. Zo zie je een afwijkende btw-code of een ontbrekende klantgegeven op het moment van factureren, en niet twee weken later als de klant vraagt waar zijn factuur blijft. Stilzwijgend weglaten is het enige falen dat we bewust ontworpen hebben om te voorkomen.
Ja, mits de onderliggende gebeurtenis in je eigen systeem vastgelegd wordt. Een krediet na klacht, een annulering of een prijscorrectie werkt hetzelfde als een factuur: de gebeurtenis in het werkoverzicht triggert de tegenboeking in het pakket, met de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Wat de koppeling bewust níet doet is zelf besluiten dat iets gecrediteerd moet worden. Die beslissing blijft een menselijke, en de koppeling voert haar daarna consequent uit in beide systemen.
Dat hangt af van de systemen aan beide kanten: een pakket met een nette koppeling is snel werk, een exportbestand met controles eromheen is meer. We vragen in de discovery naar je huidige flow, maken de scope inclusief de foutafhandeling expliciet, en sturen vooraf een heldere offerte. Afgerekend wordt op nacalculatie van wat er gebouwd is. Zonder abonnement en zonder pakket dat je niet vroeg.
EIGHTY8