Laat een AI-agent je inbox voorsorteren: vragen herkennen, routeren, conceptantwoorden klaarzetten en documenten eruit halen. Mens in de lus.
E-mail-triage betekent dat een agent je inbox voorsorteert: hij herkent wat een mail vraagt, stuurt hem naar de juiste collega en zet een conceptantwoord klaar dat jij controleert en verstuurt. EIGHTY8 bouwt dit in je bestaande mailbox en werkomgeving, zodat niemand meer hoeft te onthouden waar welke mail hoort.
Een zakelijke inbox is geen postvak maar een verdeelsleutel die handmatig bediend wordt. Elke ochtend leest iemand tientallen mails en beslist per mail: is dit een klant, een leverancier, een vraag, een opdracht, of spam die eruit zag als een vraag. Die beslissing lijkt klein, maar ze bepaalt wie eraan werkt, hoe snel en met welke prioriteit. En ze zit in het hoofd van meestal één persoon.
Daarna begint het echte werk. Vragen die bij twee collega's horen worden doorgestuurd met een samenvatting die alweer getypt moet worden. Mails met bijlagen (vrachtdocumenten, opdrachtbevestigingen, foto's van een schade) worden opengeklapt en overtikt in het systeem waar ze thuishoren. En van een flink deel moet dezelfde dag nog een antwoord komen, terwijl de afzender een uurtje later alles vergeet.
De kost zit in de zijkant: mail die niemand oppakt. Geen kwade wil, maar een inbox zonder geheugen. Twee dagen later is de mail drie schermen lager en heeft de klant inmiddels elders een antwoord gevonden. Of een indruk dat jullie niet reageren.
De agent leest elke binnenkomende mail en doet drie dingen achter elkaar. Eerst classificeert hij: wat vraagt dit, van wie, en hoe urgent is het op zicht. Daarna routeert hij: de mail landt met een korte samenvatting bij het team of het project waar hij hoort, met de reden van die keuze erbij zodat een collega de beslissing in één blik kan bijstellen. Tenslotte bereidt hij voor: een conceptantwoord in jullie toon, gebaseerd op hoe jullie dit soort vragen normaal beantwoorden.
Bijlagen worden apart behandeld. Zit er een document of foto bij met gegevens die in je systeem thuishoren (een opdracht, een vrachtbrief, een domeinstaat), dan leest de agent ze uit en zet de gevonden velden klaar, met een bronvermelding per veld. Controle en verzending blijven bij de mens: niemand krijgt mail namens jullie zonder dat iemand hem heeft gezien.
Wat we bewust niet doen: automatisch verzenden, contracten of offertes namens jullie toezeggen, en mails waar het model twijfelt over stil doorlopen. Die krijgen een expliciete markering 'eerst zelf lezen'. Het gevolg is geen inbox zonder mensen, maar een inbox waarin het sorteren, samenvatten en voorbereiden niet meer op de klok van je drukste collega draait.
Mailtriage leert van hoe jullie nu al werken. De kaarten hieronder zijn de ingrediënten die we in de discovery samen op tafel leggen.
Het werkt voor teams waarbij mail een werkstroom ís in plaats van een gesprek: logistiek en transport met documenten per zending, adviesbureaus met vragen per dossier, IT-bedrijven en dienstverleners die meldingen per klant over meerdere mensen verdelen. En voor elke ondernemer wiens inbox het archief, het takenlijstje en de klantenservice tegelijk is.
Het werkt niet goed voor wie per dag een handvol persoonlijke mails ontvangt. Daar is automatisering duurder dan het probleem. En het vervangt geen gespreksvoering: waar de mail eigenlijk een telefoongesprek of een vertrouwensvraag is, zet de agent hem alleen klaar; het echte woord blijft van een mens.
De omvang hangt af van hoeveel soorten mail je ontvangt en hoeveel systemen erachter zitten. We scopen dat vooraf met de aannames zichtbaar op papier en rekenen het project af op nacalculatie. Geen abonnement waar je niet om vroeg, en vooraf een heldere offerte waar je op kunt bouwen.
De agent noemt bij elke routering de reden: welke woorden en signalen in de mail tot die keuze leidden. Zit hij ernaast, dan verplaatst een collega hem met één klik en leert de regeling daarvan. Hardnekkige twijfelgevallen (een vraag die bij twee teams kan horen) laat de agent bewust bij beide aankomen in plaats van te gokken. Het systeem is zo ingericht dat een foute sortering zichtbaar en herstelbaar is, niet onzichtbaar.
Ja. We hebben dit gebouwd voor een wervingsomgeving waar kandidaten tweetalig binnenkomen: de agent herkent de taal van de afzender en stelt het concept in diezelfde taal op, met de terminologie die het bedrijf zelf gebruikt. Jij controleert en verstuurt zoals altijd. Nieuwe talen zijn geen herbouw maar een uitbreiding van de configuratie, zolang de kwaliteit van de concepten in het Nederlands eenmaal staat.
Twijfel is geen fout maar een uitkomst: de mail gaat dan naar een mens met de opmerking waarom hij twijfelachtig is. Een onduidelijke vraag, een afzender die niet te plaatsen is, een bijlage die zich anders gedraagt dan de tekst belooft. Zulke mail wordt nooit automatisch beantwoord en nooit automatisch doorgestuurd naar een klant. Zo blijft het risico van een verkeerd antwoord bij het systeem liggen en niet bij jouw afzender.
Dat hangt af van het aantal soorten mail, de bijlagen die meegelezen moeten worden en de koppelingen naar je eigen systemen. Een inbox met drie duidelijke mailsoorten is een overzichtelijk project; een organisatie met tientallen formats en meerdere domeinen is meer werk. We scopen het vooraf, zetten de aannames zwart-op-wit en rekenen af op nacalculatie van wat er daadwerkelijk gebouwd wordt.
EIGHTY8