Documenten per klant of object op één plek: uploaden, versies, delen, bewaren. In plaats van bijlagen in de mail. Bewezen in accountancy en vastgoed.
Documenten per klant of object op één plek: uploaden met grote bestanden, versies die netjes naast elkaar staan, delen met een koppeling die vervalt en bewaren volgens de regels die de branche stelt. EIGHTY8 bouwt zulke klant-drives; accountancy, vastgoed en uitzendbureaus draaien er al op.
De meeste documentstromen lopen nog per mail. De bijlage die te groot is en terugkomt, de map die een medewerker op zijn eigen schijf bijhoudt, de versie waarvan niemand weet of het de laatste is. En bij elke wisseling van medewerker of systeem valt een deel van de historie stil weg.
De risico's zijn bekend maar blijven toch bestaan, omdat de alternatieven logischer lijken dan ze zijn. Mail is onveilig voor gevoelige documenten en verliest ze; persoonlijke cloud-accounts van medewerkers leggen de kennis bij de medewerker in plaats van bij de organisatie; een gedeelde schijf heeft geen per-klant structuur en geen rechten. Wat ontbreekt is een plek waar de structuur (de klant, het object) al ingebouwd zit en waar delen een beslissing is in plaats van een bijlage-ongeluk.
Elke klant of elk object krijgt zijn eigen map in een omgeving waar jij en je klant allebei bij kunnen. Met rechten die per map kunnen verschillen. Uploaden kan vanuit de browser, ook voor zware bestanden: grote scans, video's en pakketten die per mail onmogelijk zijn. Een nieuw document dat dezelfde naam draagt, overschrijft niets: het wordt een nieuwe versie die naast de vorige staat, met datum en wie hem plaatste.
Delen gaat met een koppeling die jij kunt laten vervallen in plaats van met een bijlage die buiten je omgeving blijft rondzwerven. Interne documenten blijven aan jouw kant; de klant ziet uitsluitend wat voor hem bedoeld is. Bewaren volgt de regels die jouw branche stelt: bewaartermijnen per soort document, opschoning die jij inricht en controle die aan jou blijft.
Eerlijk: een drive organiseert, maar hij vult niet. Komt het aanbod chaotisch binnen (losse bijlagen, halve bestanden), dan is een intake die structuur afdwingt de logische eerste stap, en die combineren we vaak. Zo draait het bij een administratiekantoor met documenten per klant, bij een vastgoedspeler met een documentkluis per object, bij een uitzendbureau met documenten per kandidaat en op ons eigen platform, waar elke klant zijn documenten in zijn omgeving heeft.
Een klant-drive is simpel als de structuur klopt en kundig als de rechten kloppen. Deze vier bouwstenen bepalen beide.
Het werkt voor wie documenten wisselt met klanten of met mensen in het veld: accountancy en administratie, vastgoed en beheer, uitzend en recruitment, installatie met werkbonnen en foto's, bouw met dossierplicht. Overal waar het document deel uitmaakt van de dienst en verlies er echt pijn doet.
Het werkt niet voor wie een paar losse bestanden per jaar uitwisselt. Mail volstaat dan, en de overstap is kosten zonder voordeel. Ook niet als het echte probleem in de interne samenwerking zit: dan is het een kwestie van documentbeheer binnen het team, geen klant-drive. En niet als de stroom ongestructureerd blijft aankomen; eerst zorgen dat documenten compleet binnenkomen, daarna opslaan en delen.
De omvang wordt bepaald door de structuur die je nodig hebt (per klant, per object, per kandidaat) door het volume aan zware bestanden en door welke rechten en bewaarregels er gelden. We brengen dat samen in een korte verkenning en geven vooraf een voorstel met aannames; de afrekening volgt op nacalculatie van wat er gebouwd is. Opslag groeit met je gebruik en is in te stellen per periode, zonder dat je daarvoor hoeft te verhuizen.
Veel groter dan per mail mogelijk is. We bouwen uploads stuksgewijs op, zodat zware bestanden (video's, grote scans, complete mappen) zonder limietprobleem de omgeving halen en daarna gewoon te openen en te streamen zijn. De praktische grens stel je zelf in op basis van jouw opslag en gebruik; standaard maken we hem ruim zodat een klant niet op een foutmelding stuit terwijl de opslag nog niet is meegeschaald.
Een nieuw document met dezelfde naam wordt een nieuwe versie: de oude blijft staan, met datum en wie hem plaatste. Zo is altijd te herleiden welke versie gold op welk moment. Bij belastingdocumenten, contracten en tekeningen geen luxe maar een eis. Wil je alleen de laatste zien, dan staat die bovenaan; wil je de historie, dan staat ze eronder zonder dat je iets hoeft op te zoeken.
Toegang loopt via inloggen, elke klant ziet uitsluitend zijn eigen omgeving en rechten staan per map vast in het systeem. Delen naar buiten gebeurt met koppelingen die jij kunt laten vervallen, in plaats van met bijlagen die blijven rondzwerven. We leggen vooraf vast wie toegang heeft, hoe lang documenten bewaard worden en hoe opschoning verloopt. En die afspraken zijn in het systeem te controleren, niet alleen op papier.
Ja, in de delen van de omgeving waar klanten geen toegang tot hebben. Voor veel bedrijven is dat de reden om het niet over twee systemen te splitsen: het klantdossier en het interne dossier staan bij elkaar, met harde scheiding in rechten. Wil je de interne kant liever in je bestaande pakket houden, dan kan dat ook. Het portaal koppelt daaraan in plaats van het te vervangen.
EIGHTY8