Diensten, uren en documenten van flexkrachten en de bedrijven waar ze werken door één systeem. Bewezen staffing-portaal, op nacalculatie.
Dienstenplanning voor flexwerkers verbindt in één systeem wat nu vaak in drie werelden leeft: de diensten die je roostert, de uren die daaruit ontstaan en de documenten die nodig zijn voordat iemand mag beginnen. EIGHTY8 bouwde dit als staffing-portaal waar flexkracht, uitzendbureau en opdrachtgever elk hun eigen zicht op dezelfde waarheid hebben.
Een uitzend- of detacheringspraktijk plant niet binnen één bedrijf maar over de grens van drie partijen heen. De dienst staat bij een opdrachtgever, wordt vervuld door een flexkracht en moet aan de kant van het bureau kloppen: beschikbaarheid, kwalificatie, documenten die in orde zijn voordat de eerste werkdag valt. Elke stap in die keten gebeurt vandaag vaak op een ander kanaal. De opdracht per mail, de beschikbaarheid per appje, de documenten per bijlage.
Daarom weet op het drukste moment niemand zeker of het bord klopt. Is de kandidaat voor die dienst bij de opdrachtgever ook echt beschikbaar? Zijn zijn stukken nog geldig tot het einde van de opdracht? Zijn de gewerkte uren al goedgekeurd door degene die erop toezag? Elk van die vragen is los te beantwoorden met wat zoeken; samen beantwoord zijn ze de planning zelf.
De gevolgen zijn vertrouwd: een dienst die ter plekke afgeblazen wordt omdat er iets ontbrak, een week met uren die niemand wil goedkeuren omdat de dienst niet uit het systeem komt, en een bureau dat zijn eigen bezetting reconstrueert uit berichten in plaats van uit het systeem dat er voor gebouwd is.
Het portaal maakt van een dienst een object dat alle drie de partijen zien. Elk door hun eigen bril. De opdrachtgever ziet de aanvraag, de bezetting en de uren van zijn locatie. De flexkracht ziet zijn eigen diensten, kan beschikbaarheid doorgeven en ziet bij elke dienst wat er van hem verwacht wordt. Het bureau ziet het geheel: wie kan waar, welke documenten nog open staan en welke uren wachten op goedkeuring.
De keten loopt in één systeem van begin tot eind. Een dienst wordt gepland op beschikbaarheid en documenten die klaar zijn. Gewerkte uren komen uit de dienst zelf in plaats van uit een tweede registratie, en de goedkeuring door de opdrachtgever is een klik met een status in plaats van een mail met een bijlage. Zakt er een dienst weg, dan ziet het bord dat meteen en wordt het vervangingsvraagstuk zichtbaar in plaats van mondeling.
Wat we bewust níet doen: uren goedkeuren namens de opdrachtgever of documenten als in-orde afvinken zonder de eisen die jij daarvoor stelt. We hebben dit gebouwd als portaal waar diensten, uren en documenten over de grens van werkgever en inlener heen lopen, inclusief chat en documentopslag per dienst. Maar wie verantwoordelijk is voor welke stap, bepaalt jij in de configuratie, en het systeem houdt die verantwoordelijkheid zichtbaar.
Een portaal over drie partijen heen begint met heldere rollen. De kaarten hieronder zijn de besluiten die we in de discovery samen nemen.
Het werkt voor uitzend- en detacheringsbureaus die diensten leveren bij opdrachtgevers, en voor organisaties die met wisselende flexkrachten werken en nu de bezetting met mail, spreadsheets en appjes regelen. Hoe meer partijen om dezelfde dienst heen draaien, hoe groter de winst van één gedeeld systeem met eigen rechten per rol.
Het werkt niet als je alleen losse uitzendopdrachten bemiddelt zonder eigen planning en urenverwerking. Dan is een wervingstool of vacatureflow een betere eerste stap. En het is geen salarisverwerker: het portaal levert de goedgekeurde uren, maar de verwerking naar salaris en administratie blijft bij je eigen pakket, met een koppeling die we eventueel meebouwen.
De omvang hangt af van hoeveel partijen er eigen zicht nodig hebben en welke stappen (documenten, goedkeuring, communicatie) in het portaal moeten landen. We bepalen de prijs op nacalculatie van die complexiteit, met een scope en aannames die vooraf op papier staan. Je ontvangt een heldere offerte voordat er gebouwd wordt, en uitbreidingen daarna worden op dezelfde voet ingeschat.
Nee, tenzij jij dat bewust toestaat. De inlener ziet wat nodig is om de dienst te begeleiden (naam, dienst, uren en het contact dat jij vrijgeeft) en niet het volledige dossier met documenten en adressen. De rechten worden per rol vastgelegd in het portaal, en elke partij werkt door zijn eigen zicht op dezelfde dienst. Zo deelt één systeem de planning zonder dat het hele dossier van een flexkracht mee de deur uit gaat.
De uren ontstaan uit de dienst, worden door de opdrachtgever goedgekeurd in het portaal en staan daarna als goedgekeurde set klaar voor verwerking. Van daaruit bouwen we een koppeling of export naar het pakket dat jouw salaris- of administratieverwerking doet. Belangrijk daarbij: het portaal beslist niet over salaris of toeslagen; het levert de goedgekeurde, herleidbare uren waar jouw verwerking op vertrouwt. Die scheiding houdt de verantwoordelijkheden waar ze horen.
Het portaal bewaakt vervaldatums en zet het document ruim van tevoren op een lijst van herinneringen, bij de flexkracht en bij jouw kantoor. Zolang het stuk niet verlengd is, blijft de status zichtbaar bij de diensten waar het relevant voor is, zodat een besluit over die dienst een geïnformeerd besluit is. Wat er dan moet gebeuren (doorgaan, vervangen, of even wachten op het nieuwe document) is een afweging voor mensen; het portaal zorgt dat niemand ongeïnformeerd hoeft te beslissen.
Op het aantal rollen met eigen zicht, de stappen die het portaal moet dragen (planning, documenten, uren, communicatie) en de koppelingen naar je bestaande pakketten. We scopen het traject vooraf, leggen de aannames vast en rekenen af op nacalculatie van wat er gebouwd wordt. Vooraf staat er een heldere offerte, en een latere uitbreiding wordt op dezelfde manier ingeschat in plaats van op een vaste lijst aangenomen.
EIGHTY8