Programma's, klantvoortgang en administratie in één Nederlandstalig coachingsplatform, met automatische mails en PDF's. Echte case, op nacalculatie.
Een coachingsplatform bundelt programma's, klantvoortgang en administratie: het plan dat de coach opstelt, de voortgang die de klant zelf ziet, en de mails en documenten die anders met de hand verstuurd worden. EIGHTY8 bouwt het platform rond jouw methodiek, met de coach als eigenaar van het plan.
Het programma voor deze klant staat in een Word-document, dat van de vorige in een kopie met andere gewichten, en de versie die de klant op zijn smartphone heeft is een foto van een afdruk. De voortgang leeft in appjes (wat dacht je van deze week?) en de administratie eromheen: intakes, afspraakherinneringen, een factuur, een voortgangsrapport dat 's avonds met de hand wordt getypt.
De rekening komt op de langste duur. Elke nieuwe klant betekent dezelfde opzet opnieuw: documenten maken, mails sturen, overzichten bijwerken. En dus groeit het bureauwerk mee met het aantal klanten, terwijl de coach groeien wilde in het aantal gesprekken. En de klant die vraagt wat er ook alweer in zijn programma stond, krijgt als antwoord een foto van een document, omdat er geen plek is waar zijn traject gewoon leest.
De methodiek van de coach staat centraal: programma's worden opgezet als vast sjabloon (fasen, sessies, oefeningen) en per klant ingevuld met wat afwijkt. De klant ziet zijn eigen traject in het portaal: wat er op het programma staat, wat er van hem wordt verwacht en hoe ver hij is. Geen foto's van documenten, maar een plek die hij zelf kan openen op het moment dat hij twijfelt.
Het omringende werk volgt vanzelf: herinneringen vóór een sessie, een intake die gestructureerd binnenkomt, documenten en voortgangs-PDF's die uit het systeem rollen in plaats van uit een tekstverwerker. Waar tekst samengevat of geformuleerd wordt, kan een model een concept voorbereiden. Met de coach als schrijver. Het plan zelf schrijft de coach; een model dat trainingsplannen bedenkt over een klant die hij niet kent, is precies de automatisering die we bewust níet bouwen.
Eerlijk over de grens: een coachingsplatform is gereedschap, geen therapeutisch dossier. Voor sport-, business- en leefstijlcoaching is de administratie helder te regelen; komt er een medische of therapeutische dimensie bij, dan kijken we eerst samen naar de strengere eisen rond geheimhouding voordat er iets gebouwd wordt.
Het platform volgt de methodiek, niet andersom: jij legt uit hoe een traject verloopt, welke oefeningen erbij horen en waar een klant zelf moet bijhouden, en wij vertalen dat naar een opzet die standhoudt. In de discovery schrijven we die methodiek letterlijk uit, want elke stap die we daar overslaan komt later terug als een scherm die niet klopt. De kaarten hieronder zijn de gevolgen van die uitgeschreven methodiek.
Het werkt voor coaches en trainingsbureaus met programma's van een vaste opbouw en klanten die weken- tot maandenlang meelopen: fitness- en leefstijlcoaching, businesscoaching, trainingsprogramma's met groepen. Hoe meer de trajecten op elkaar lijken, hoe meer tijd het sjabloon en de automatische mails terugg geven. En hoe meer overblijft voor het gesprek.
Het werkt níet voor de coach die bewust alleen met papier en gesprek werkt. Dat is een stijl, geen achterstand, en er is niets te automatiseren wat hij gemist zal hebben. Ook niet als de trajecten per klant volledig verschillen zonder vaste opbouw: dan is er weinig te sjabloneren. En bij therapeutische hulpverlening met medische gegevens spreken we eerst over de strengere regels; die beginnen niet bij een platform maar bij de vraag of dit de juiste plek is.
Voor een coaching- en trainingsbedrijf staat het hele traject in één Nederlandstalig platform: programma's als sjabloon, voortgang die klant en coach delen, en overzichten en documenten die uit het systeem rollen. De publieke beschrijving staat op de casepagina. Wat je daar níet leest: klantaantallen, tarieven en de methodiek zelf, want die is van het bedrijf en zijn coach.
De omvang volgt uit de methodiek: hoeveel soorten programma's, welke administratie eromheen en of er met een facturatie- of planningssysteem gekoppeld moet worden. We bekijken het samen in de discovery, zetten de aannames zwart-op-wit en rekenen af op nacalculatie. Geen licentie per klant die we doorbelasten, maar een prijs voor het platform dat er staat.
Nee, en dat is een bewuste keuze. Het plan is het vak van de coach en de verantwoordelijkheid ligt bij hem; een model dat plannen bedenkt over een klant die hij niet kent, is een risico dat je bij een gezondheids- of trainingsdoel niet wilt. Waar een model wél helpt: conceptteksten samenvatten, voortgangsoverzichten leesbaar maken en formuleringswerk voorbereiden. Altijd met de coach als degene die het leest, bijwerkt en verstuurt.
Nee. Elke klant ziet uitsluitend zijn eigen traject, zijn eigen documenten en zijn eigen afspraken. Ook niet via een gedeelde groepsruimte tenzij jullie die bewust inrichten voor groepsprogramma's. Binnen het bureau bepalen de rollen wie welke dossiers kan inzien; een collega-coach ziet standaard niet de klanten van een andere coach. Het onderscheid is hetzelfde als in elk klantdossier: het traject is van die klant en die coach.
Dat kan, met de regels die jij daarvoor stelt: tot wanneer vooraf, en of de wijziging meteen door gaat of eerst bij jou ter goedkeuring komt. Elke wijziging is een melding aan de coach in plaats van een appje dat tussen andere berichten verdwijnt. Voor coaches die het liever zelf houden, kan het verzetten ook bewust uit staan. Dat is een keuze in de inrichting, geen gebrek van het platform.
Het hangt af van de methodiek: hoeveel soorten programma's, welke administratie eromheen en of er gekoppeld moet worden met een facturatie- of planningssysteem. Een coach met één vast programmamodel is overzichtelijk werk; een bureau met meerdere trajectvormen en groepen vraagt meer. We scopen vooraf met de aannames zichtbaar en rekenen af op nacalculatie. Geen abonnement per klant dat meegroeit met je succes.
EIGHTY8