Een interne AI-assistent die het dagelijkse werk van je team ondersteunt. Bewezen voor recruiters, tweetalig. Op nacalculatie.
Een AI-chatassistent voor medewerkers is een intern hulpmiddel: je team stelt zijn dagelijkse vragen in gewone taal en krijgt antwoorden die op jullie eigen kennis en regels zijn gebaseerd, inclusief voorstellen voor het volgende stapje. EIGHTY8 bouwt dit als gereedschap voor je mensen. Niet als praatje met je klanten.
Elk team heeft vragen die nooit in een handleiding belanden maar elke dag opnieuw worden gesteld. Hoe zat dit proces ook alweer? Welke tekst gebruiken we voor die situatie? Wat is de laatste afspraak over dat tarief? Het antwoord ligt verspreid over mail, documenten en het geheugen van twee collega's, en de vraag kost elke keer opnieuw een onderbreking van iemand die eigenlijk aan het werk was.
Daarbovenop zit het doe-werk dat op taal lijkt maar eigenlijk samenvatten en klaarzetten is. Een lange correspondentie samenvatten voor een collega. Een concept formuleren in de huisstijl van het bedrijf. Informatie uit meerdere documenten naast elkaar leggen voor één besluit. Geen van dat werk is waar het team om gekocht is, maar het bepaalt wel hoeveel tijd er voor het echte werk overblijft.
Bij wervings- en recruitmentteams komt daar een taalrand bij: kandidaten en opdrachtgevers schrijven in twee talen door elkaar, en elk bericht betekent dus schakelen, vertalen en toon bewaken. Handwerk dat geen vacature is maar wel de halve dag vult.
De assistent leeft in de omgeving waar je team al werkt (het portaal, het intranet, de werkomgeving die jullie gebruiken) en beantwoordt vragen in gewone taal. De antwoorden zijn gebaseerd op de kennis die jij aanlevert: processen, afspraken, handleidingen, eerdere teksten. Bij elk antwoord staat waar hij vandaan komt, zodat iemand het kan controleren in plaats van geloven; wist de assistent het niet, dan zegt hij dat in plaats van iets te verzinnen.
Daarnaast bereidt hij werk voor. Een samenvatting van een dossier, een concepttekst in jullie stijl, een lijstje met de stappen die bij dit soort zaak horen. En de medewerker bewerkt en verstuurt zelf. Bij het wervingsteam waar we dit bouwden ondersteunt de assistent het dagelijkse werk van de recruiter en is hij tweetalig: hij schakelt van taal zonder dat de toon eronder lijdt, en de recruiter blijft de eindredactie.
Wat hij bewust níet is: een kanaal naar je klanten. Dit is een gereedschap voor je eigen mensen, met hun rechten en jouw interne kennis (daar hoort geen klant bij die vragen stelt. Die scheiding bewaken we in het ontwerp: interne kennis blijft intern, en wat de assistent kan en mag is afhankelijk van wie hem gebruikt. Eerlijk is ook: de assistent is zo goed als de kennis die je hem geeft. Een team zonder opgeschreven processen krijgt eerst een opschrijfronde) en dat is geen excuus maar de halve opdracht.
Een interne assistent leert van wat er op papier staat. De kaarten hieronder zijn wat we in de discovery samen verzamelen.
Het werkt voor teams met veel terugkerende vragen en teksten: recruitment en werving, IT-servicedesks, adviesbureaus met veel correspondentie, en elke organisatie waar de kennis bij twee personen zit en de vragen bij twintig. Hoe meer van de dag uit samenvatten, opzoeken en formuleren bestaat, hoe groter het effect.
Het werkt niet als de kennis alleen in hoofden bestaat en er niets opgeschreven is. Dan is de eerste stap het vastleggen, en dat is een ander traject dan een assistent bouwen. En hij is geen vervanging van vakinhoudelijk oordeel: hij vat samen, zoekt op en stelt voor; hij beslist niet. Wie een assistent verwacht die het werk doet in plaats van ondersteunt, koopt het verkeerde ding.
De investering hangt af van hoeveel kennis er al op papier staat, in hoeveel talen het team werkt en in welke omgeving de assistent moet landen. We schatten dat in op nacalculatie van de complexiteit, met de aannames vooraf op papier en een heldere offerte voordat we bouwen. Uitbreidingen (nieuwe kennisbronnen, een extra taal) worden daarna op dezelfde voet ingeschat.
De richting. Een chatbot op je site praat met bezoekers en klanten; deze assistent praat met je eigen team en heeft toegang tot interne kennis en rechten. Dat bepaalt ook wat hij mag zeggen: processen, afspraken en concepten die nooit publiek horen te zijn, blijven binnen het team. We bouwen die scheiding bewust in. Een klant kan er niet bij, en een medewerker ziet alleen wat bij zijn rol hoort. Voor een klantkanaal bouwen we iets anders, met andere randen en andere risico's.
Alles wat jullie aanleveren en vrijgeven voor intern gebruik: processen en werkinstructies, interne afspraken, handleidingen, sjablonen en eerdere correspondentie die mag worden hergebruikt. Bij elk antwoord ziet de gebruiker welke bron eronder zit, zodat vertrouwen op controle rust in plaats op goed geloof. Kennis die alleen in hoofden bestaat, moet eerst worden vastgelegd. In de discovery brengen we samen in kaart wat er al op papier staat en wat de eerste opschrijfronde nodig heeft.
De assistent antwoordt in de taal waarin de vraag wordt gesteld en houdt de terminologie van jullie organisatie aan. Voor het wervingsteam waar we dit bouwden was tweetaligheid een eis: berichten komen in twee talen binnen en de assistent schakelt zonder dat de interne toon verandert. Conceptteksten volgen jullie stijl zoals die in eerdere teksten zichtbaar is, en de medewerker blijft eindredacteur. Nieuwe talen zijn een uitbreiding van de configuratie, geen herbouw van het geheel.
Dat hangt af van hoeveel kennis er al is vastgelegd, hoeveel bronnen er moeten worden aangesloten, in hoeveel talen het team werkt en waar de assistent moet landen. We starten met een discovery, leggen scope en aannames vast en sturen een heldere offerte voordat we bouwen. Afgerekend wordt op nacalculatie van wat er gebouwd wordt; er is geen vast pakket en geen maandelijkse post die niet vooraf is afgesproken.
EIGHTY8