Abonnementen automatisch factureren en beheren, in je eigen platform. Gebouwd voor een leerplatform en ons eigen portaal, op nacalculatie.
Abonnementsfacturatie zorgt dat terugkerende afspraken (lidmaatschap, cursus, licentie, dienst) vanzelf factureren op het afgesproken moment, in je eigen platform, met opzeggingen en wijzigingen die meteen doorlopen. EIGHTY8 bouwt dit als onderdeel van je eigen product, zodat het abonnement en de factuur niet in twee werelden leven.
Wie abonnementen verkoopt, heeft een maandelijkse ritueel: de lijst erbij pakken, kijken wie er nog actief is, wie er dit keer niet gefactureerd wordt, wie een ander bedrag heeft, en dan de reeks facturen of afschrijvingen met de hand draaien. Iedereen die dit ooit in een spreadsheet heeft gedaan, weet hoe het eindigt. Met een klant die een bedrag mist, een lidmaatschap dat doorging terwijl iemand al was opgezegd, of een verhoging die bij één doelgroep vergeten werd.
De problemen stapelen op de randen. Iemand zegt tussentijds op en vraagt of dat per vandaag mag. Iemand wil zijn abonnement een maand pauzeren. Een tarief verandert, maar alleen voor nieuwe leden. En dan is er de vraag die elk kwartaal terugkomt: wie betaalt eigenlijk nog wel, en wie staat er alleen op papier nog ingeschreven?
Voor een leerplatform, een sportschool, een vereniging of een dienst met terugkerende klanten is dit geen bijzaak maar de kern van de omzet. Toch gebeurt het beheer in de meeste gevallen nog deels met de hand, in een omgeving die losstaat van het product zelf.
Het abonnement wordt een object in je eigen systeem, niet een regel in een rekenblad. Een aanmelding start het, een opzegging stopt het op de juiste datum, een wijziging in tarief of samenstelling loopt door naar de volgende factuur. De facturatie gebeurt op het vastgelegde moment (per maand, per kwartaal, per jaar) en gebruikt de regels die jij vastlegt: welke datum, welke btw, welke verwijzing, welke afspraak bij tussentijdse stopzetting.
Mislukt een betaling, dan hoeft niemand het te ontdekken in een bankoverzicht. Het platform markeert de misser en start de afgesproken opvolging: een herinnering naar de klant, een zichtbare status voor het team, en na de door jou bepaalde termijn een beslispunt in plaats van stilzwijgend doorgaan. De klant ziet in het portaal wat hij betaalt, waarvoor, en wat er bij een wijziging verandert.
Eerlijk over de grens: het platform berekent wat er volgens jouw afspraken gefactureerd moet worden, maar het besluit om een tarief te verhogen of een klant tegemoet te komen blijft van jou. We hebben dit gebouwd voor een leerplatform dat cursussen op abonnementsbasis aanbiedt, en het loopt op ons eigen klantportaal op dezelfde manier. Facturatie en abonnementen zijn daar één geheel in plaats van twee systemen die elkaar per maand opnieuw moeten vinden.
Een abonnementsmodel begint met afspraken die op te schrijven zijn: wat valt er binnen de periode, wat telt als extra werk en wanneer wordt er opgezegd. In de discovery lopen we die vragen langs voor elk abonnement dat je nu aanbiedt, zodat de factuur later precies de afspraak weergeeft in plaats van een benadering ervan. De kaarten hieronder zijn die onderdelen.
Het werkt voor SaaS-bedrijven, onderwijs- en opleidingsplatformen, sportscholen en verenigingen, en dienstverleners met terugkerende afspraken. Overal waar hetzelfde bedrag, of een herkenbaar patroon van bedragen, periodiek terugkomt en het aantal relaties groeit tot spreadsheets knarsen.
Het werkt niet als het tarief per klant fundamenteel anders is opgebouwd en elke factuur maatwerk is. Dan is een koppeling met je bestaande facturatie een betere eerste stap. En het is geen vervanging van een volledig boekhoudpakket: het beheert abonnementen en hun facturen, terwijl de financiële administratie bij je eigen pakket blijft waar het nu al staat.
Een model met een enkel abonnementstype is een overzichtelijk project; pauzes, trappedarieven en overgangsregels maken het rijker. We bepalen de prijs op nacalculatie van de complexiteit van jouw model. Ingeschat vóór de bouw, vastgelegd in een scope met aannames, en vooraf bevestigd in een heldere offerte. Geen procentuele koppeling aan je omzet en geen licentiekosten die later aankomen.
Dat is precies het soort afspraak dat je één keer vastlegt en daarna nooit meer handmatig uitzoekt. Je bepaalt in het platform of opzegging per direct geldt, op de eerstvolgende factuurdatum of aan het eind van een periode, en wat er bij pauze gebeurt met bedrag en looptijd. De wijziging wordt op het moment zelf verwerkt en de volgende facturatie volgt vanzelf. De klant ziet zijn eigen status in het portaal, waardoor het grootste deel van deze vragen niet meer per mail binnenkomt.
Het platform detecteert de mislukte incasso of betaling en start de flow die jij hebt ingesteld: een vriendelijke herinnering naar de klant, eventueel een tweede na een door jou gekozen termijn, en een duidelijke status voor jouw team. Na de door jou bepaalde grens komt het abonnement op een beslispunt (blokkeren, opschorten of een mens laten beslissen) in plaats van stil door te lopen. Je blijft zelf de eigenaar van het beleid; het systeem zorgt dat het consequent wordt uitgevoerd.
Ja. Een tariefwijziging geldt standaard voor nieuwe aanmeldingen, en voor bestaande abonnees pas op het moment dat jij dat bepaalt. Eventueel met een aankondiging vooraf en een overgangsdatum. Elke abonnee loopt daarmee op zijn eigen, uitlegbare tariefgeschiedenis. Zo kun je trouwe leden op hun oude tarief laten en het nieuwe bedrag alleen bij nieuwe aanmeldingen of na een aangekondigde datum invoeren, zonder handmatige uitzonderingen die later niet meer te herleiden zijn.
Dat hangt af van het aantal abonnementstypen, de bijzondere afspraken (pauzes, overgangsregels, een koppeling met je bestaande administratie) en of er al een platform bestaat of dat het onderdeel wordt van nieuw werk. We scopen het vooraf, leggen de aannames zwart-op-wit neer en rekenen af op nacalculatie. Je ontvangt vooraf een heldere offerte; er zit geen omzetafhankelijke verrekening of verrassende licentie achter.
EIGHTY8