Zorgpraktijk automatiseren: intake, afspraakherinneringen en administratie zonder handwerk, met de AVG als ontwerpuitgangspunt en mens in de lus.
AI-automatisering voor zorgpraktijken en paramedici richt zich op het niet-medische werk eromheen: intake, afspraken met herinneringen, opvolging en administratie. EIGHTY8 ontwerpt die workflows met de AVG als uitgangspunt, houdt de behandelaar in de lus en legt het gegevensbeleid vóór de bouw vast. De prijs wordt vooraf bepaald op nacalculatie, zonder standaardpakket.
Een praktijk verkoopt behandeltijd, maar de dag begint eerder en loopt later door. Of je nu in Nijmegen, Apeldoorn, Heerlen of Assen praktijk houdt: de intake komt binnen als los formulier of als verhaal dat iemand over de lijn vertelt, en iemand typt het over naar het systeem, controleert of de verwijzing compleet is en plant de eerste afspraak erbij. Daarna begint het spel van verzetten, uitvallen en herinneren.
Uitval is de tweede kostenpost. Een afspraak die vergeten wordt is behandeltijd die niemand anders kan gebruiken. De herinnering die met de hand gaat (per cliënt, per dag) kost eerst tijd voordat hij iets oplevert, en valt weg zodra iemand druk is. Een herinnering die er altijd is, op tijd en met de voorbereiding erbij, is daarom een van de eerste bouwstenen van dit traject.
De derde stroom is de administratie: notities die ergens bewaard moeten, facturen naar verzekeraar of cliënt, de vraag of het eigen risico al verrekend is. Daartussen klinken dezelfde vragen: kan ik vanmiddag nog terecht, wat moet ik meenemen, hoe lang duurt het consult.
Wat hier opvalt: geen van deze stromen vraagt medische kennis om te worden uitgevoerd. Ze vragen regels, tekstverwerking en betrouwbaarheid. De medische inhoud zelf (wat er tijdens een consult besproken wordt) blijft bij de behandelaar, en het ontwerp van elke automatisering begint daar.
De bouwstenen raken uitsluitend de stromen eromheen. Online afspraken maken en verzetten, met bevestiging en herinnering op het moment dat de cliënt ze nodig heeft. Intakeformulieren die vooraf gestructureerd binnenkomen, zodat het eerste consult met de inhoud kan beginnen in plaats van met de vragenlijst. Automatische mails rond de afspraak: voorbereiding, route, wat mee te nemen, en daarna de opvolging die hoort bij de behandeling die jouw praktijk geeft. En een gegevensbeleid dat vóór de bouw wordt vastgesteld: welke gegevens waar staan, hoe lang ze bewaard blijven en wat nooit een model in gaat. De kaarten hieronder tonen de onderdelen; wat er bij jouw praktijk bij hoort, hangt af van je agenda, je specialisme en je cliënten.
We beginnen met het gegevensbeleid, niet met de techniek: welke gegevens mag de automatisering zien, waar staan ze en wat gaat er nooit naar een model. Pas als dat op papier staat, kiezen we één werkstroom. Meestal de afsprakenstroom, omdat daar de uitval en de telefoontjes samenkomen. Daarvan komt een scope met aannames en een prijs op nacalculatie.
De bouw gebeurt in je bestaande agenda en je praktijksysteem. Bevestiging, herinnering en intake worden zo ingericht dat de behandelaar ziet wat er gebeurd is zonder alles te hoeven nakijken; bij elke stap kan een mens de laatste hand leggen. Wat er nooit in zit: triage, advies of een inschatting van klachten door een model. Dat blijft expliciet buiten scope.
Geen zorgpraktijk staat in de cases, en dat schrijven we er bewust bij. Twee trajecten tonen wél dezelfde afspraakstromen. Een barbershop uit Katwijk laat gasten online hun barbier en tijd kiezen, met bevestiging, agenda-uitnodiging en herinneringen: dezelfde opzet die een praktijk voor consulten gebruikt. Een coachingplatform stuurt automatische klantmails, plant sessies in en houdt voortgang bij, met de coach als eindverantwoordelijke. Wat ontbreekt met opzet: aantallen cliënten, no-showcijfers of omzet; dat blijft informatie van die bedrijven. De lessen uit deze stromen zijn overdraagbaar; de medische inhoud van een praktijk is dat per definitie niet.
Zorggegevens vallen onder de zwaarste categorie van de AVG, en dat bepaalt het ontwerp. De intake krijgt precies de vragen die de afspraak nodig heeft en geen medische details meer dan noodzakelijk; herinneringen bevatten geen inhoud, alleen het feit van de afspraak; notities blijven in het systeem van de praktijk en gaan niet naar een model. We leggen vooraf vast welke gegevens waar staan, hoe lang ze bewaard blijven, wie er toegang toe heeft en wat er gelogd wordt. Bewaartermijnen volgen de regels die jouw praktijk al hanteert. Elke automatische stap is achteraf te herleiden, zodat een cliënt die vraagt wat er met zijn gegevens is gebeurd, een volledig antwoord krijgt.
De hoogte hangt af van het aantal afspraakstromen, de koppeling met je praktijksysteem en de eisen die je aan gegevensbescherming stelt. En die laatste mag je groot maken. Na een korte discovery ontvang je een offerte die op nacalculatie is gebaseerd. Er is geen standaardpakket, want een solopraktijk en een groepspraktijk hebben niet hetzelfde werk.
Nee. Zorggegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en daar begint het ontwerp, niet eindigt het. De intake krijgt alleen de vragen die de afspraak nodig heeft, herinneringen bevatten geen inhoud en notities blijven in het systeem van de praktijk. Waar een model wél meekijkt (bijvoorbeeld bij het structureren van een intake), is dat binnen kaders die jullie vooraf vaststellen, en er wordt niets bewaard voor andere doelen.
Ja, zolang het administratieve vragen zijn: contactgegevens, verwijzing, beschikbaarheid, wat de praktijk vooraf moet weten om het tijdslot in te plannen. Medische inhoud beoordeelt de agent niet; alles wat naar een inschatting of advies neigt, gaat naar de behandelaar. Zo ligt het consult met een compleet, gestructureerd dossier op tafel. En heeft de cliënt het formulier al ingevuld in plaats van het aan de lijn te doen.
De herinnering die er altijd is, is de simpelste rem op no-shows, en dat is precies wat deze bouwsteen doet. Daarbovenop kan een vrijgekomen tijdslot automatisch worden aangeboden aan iemand op de wachtlijst, binnen de regels die jullie stellen. Wat het niet doet is cliënten onder druk zetten of beloftes namens de praktijk doen. Voor de uitzonderingen blijft er een mens.
Dat hangt af van de koppeling met je agenda of praktijksysteem en van de eisen die je aan gegevensbescherming stelt. Een solopraktijk met één agenda is ander werk dan een groepspraktijk met meerdere behandelaars en een wachtlijst. Na een korte discovery volgt een schriftelijke scope met de prijs erbij, opgesteld op nacalculatie. Zonder abonnement waaraan je daarna vastzit.
EIGHTY8