Adviseurs automatiseren: aangeleverde documenten controleren en uitlezen, dossiers compleet houden, klantvragen en herinneringen door een agent.
AI-automatisering voor verzekerings- en hypotheekadviseurs richt zich op het werk rond het advies: aangeleverde documenten controleren en uitlezen, dossiers compleet houden, herinneringen sturen voor ontbrekende stukken en terugkerende klantvragen beantwoorden. EIGHTY8 bouwt die workflows in de systemen die een kantoor al gebruikt, laat de adviseur eindverantwoordelijk en rekent het traject af op nacalculatie.
Een advieskantoor leeft van gesprekken, maar de kantooruren gaan op aan wat vóór en ná het gesprek gebeurt. Een klant mailt een loonstrook, een verzekeringskaart of een hypotheekstaat als losse bijlage; iemand moet controleren of alles compleet is, de juiste waarden overtypen in een rekenmodel en terugmailen wat er nog ontbreekt. Die laatste mail wordt het vaakst vergeten, want de dag loopt gewoon door.
De tweede stroom is het dossier zelf. Stukken komen verspreid binnen via mail, post en klantportals, en pas aan de vooravond van een adviesgesprek blijkt wat er nog ontbreekt. Wie dat te laat merkt, schuift een afspraak door. En een doorgeschoven afspraak is verdiend inkomen dat pas over weken terugkomt.
De derde stroom is de vraagstroom eromheen: hoe staat mijn aanvraag ervoor, welk document hebt u nog nodig, wat betekent deze brief van de verzekeraar. Ze komen binnen op mail, via de site en aan de balie, en elk krijgt een antwoord dat grotendeels uit dezelfde bouwstenen bestaat.
Wat deze stromen delen: ze zijn documentgedreven, ze komen elke dag terug en ze zijn goed te beschrijven in regels. Precies het soort werk dat een workflow kan overnemen, zolang de beoordeling zelf bij de adviseur blijft.
We bouwen geen nieuw kantoorpakket ernaast. De automatisering legt zich naast wat je al gebruikt: het mailboxverkeer dat binnenkomt, het systeem waarin dossiers staan en de agenda waar afspraken in vallen. Per stroom kijken we wat een vaste regel kan en waar een model tekst moet begrijpen. Een inkomensspecificatie herkennen, een ontbrekend stuk benoemen, een conceptantwoord opstellen die jij verstuurt.
We beginnen met een korte discovery: hoe komen stukken binnen, wie controleert ze, waar gaat het mis en wat kost een compleet dossier je nu aan tijd. Daaruit komt een scope met de aannames zichtbaar, vastgelegd vóórdat er gebouwd wordt.
Daarna bouwen we in wat er al staat: je mailomgeving, je dossiersysteem, je agenda. Vaste regels waar het kan, een model waar tekst begrepen moet worden, en op elke stap die een klant of een dossier raakt een controle die jij kunt aanzetten of loslaten.
Na de livegang kijken we of de stroom doet wat hij beloofde en breiden we pas daarna uit. Wil je ook de site op de schop omdat aanvragen daar vastlopen, dan kan een nieuwe website binnen 48 uur live staan zodra de scope vaststaat. Maar dat is bijwerk, geen voorwaarde.
Bij verzekerings- en hypotheekadviseurs staat geen eigen case op onze site. Dat zeggen we eerlijk vooraf. Wat er wél staat zijn drie bouwstenen uit verwant werk: een uitzendbureau waar aangeleverde documenten van flexkrachten worden gecontroleerd en op de juiste plek opgeslagen, een vastgoedplatform waaruit gegevens uit documenten automatisch worden gelezen, en een administratiekantoor met een dossier per klant en taakopvolging.
Wat je daar níet leest: namen van klanten, dossieraantallen of welke pakketten er onder water draaien. Dat is informatie van die bedrijven zelf, niet van ons.
Een adviesdossier bevat de gevoeligste gegevens die een kantoor beheert: inkomsten, schulden, identiteitsdocumenten, soms gezondheidsinformatie die een verzekeraar opvraagt. Daarom leggen we vóór de bouw vast welke gegevens een workflow mag zien en wat nooit naar een model gaat. Een identiteitsdocument wordt bijvoorbeeld alleen herkend als zodanig, niet inhoudelijk ingelezen. Elke stap wordt gelogd, bewaartermijnen volgen jouw beleid, en de kaders uit je verwerkersovereenkomsten zijn het uitgangspunt, geen bijzaak.
Elk traject wordt vooraf gescopet en afgerekend op nacalculatie: het aantal stromen, de systemen die erbij betrokken zijn en de controlemomenten die je zelf wilt houden bepalen het werk. Er is geen standaardpakket voor advieskantoren; je ontvangt vooraf een heldere offerte met de aannames er zichtbaar bij.
Voor de feitelijke vragen wel: waar staat mijn aanvraag, welk stuk ontbreekt er, wat betekent deze term. Die beantwoordt de agent uitsluitend uit jouw eigen informatie. Persoonlijk advies (welk product past) blijft bij de adviseur; dat is geen technische beperking maar een bewuste keuze die we vooraf vastleggen. Alles wat de agent niet zeker weet, gaat met de volledige context naar een mens.
Bij de stroom die het meest kost en het eenvoudigst te regelen is, meestal de documentcontrole: stukken herkennen, compleetheid checken en de klant laten weten wat er nog komt. Dat is één workflow, zonder nieuw systeem ernaast, en de binnendienst houdt de regie over wat wordt goedgekeurd. Grotere uitbreidingen komen pas als die stroom in het dagelijkse werk bewezen heeft te werken.
De agent krijgt alleen de gegevens die hij voor die vraag nodig heeft, niet het hele dossier. Wat hij ziet, waar het staat en hoe lang het bewaard wordt, leggen we vooraf per werkstroom vast, samen met wat er nooit naar een model gaat. Elke stap is gelogd, zodat je achteraf kunt laten zien wat er gebeurd is. Ook richting klanten of toezichthouders.
Op nacalculatie: het aantal stromen, de systemen waarmee gekoppeld moet worden en het aantal controlemomenten bepalen het werk. Een documentcontrole en een volledig klantportaal zijn niet hetzelfde traject, dus er is geen vaste pakketprijs. Je krijgt vooraf een schriftelijke scope met de aannames erbij en betaalt voor wat er daadwerkelijk gebouwd is.
EIGHTY8