Uitzendbureau automatiseren: dienstenplanning over flexkrachten en inleners, documentcontrole, in-app chat, vacaturebord NL/EN.
AI-automatisering voor uitzendbureaus loopt via een portaal waar diensten, uren, documenten en communicatie doorheen stromen: dienstenplanning over flexkrachten en opdrachtgevers heen, documenten die gecontroleerd en bewaard worden, chat binnen het portaal en een vacaturebord in het Nederlands en Engels. EIGHTY8 bouwde zulke portalen en zet er waar nodig een AI-assistent bij.
In een uitzendbureau begint het handwerk bij de documenten: identiteitsbewijzen, verklaringen, contracten. Alles moet kloppen, actueel zijn en op tijd verlengd worden. Zonder systeem ligt dat in mappen en bijlagen, en is het bijhouden een kwestie van doorvragen. Een portaal bewaart elk document bij de juiste flexkracht en meldt vanzelf wat er afloopt.
De tweede stroom is de dienstenplanning: wie werkt waar, voor welke opdrachtgever, en past dat bij de beschikbaarheid en de afspraken die met iedereen gemaakt zijn? Over meerdere teams en locaties heen is dat een puzzel die in spreadsheets onhoudbaar wordt; in een portaal zie je tegenstrijdigheden vóórdat je ze belt.
De derde stroom is de instroom van nieuw talent: vacatures schrijven, publiceren, sollicitaties gestructureerd ontvangen. Wie tweetalig werkt (Nederlands én Engels) doet dat werk dubbel zolang de site het niet aankan.
En dan het contact zelf: vragen van flexkrachten en opdrachtgevers, herinneringen, korte bevestigingen. Die lopen nu via losse kanalen en verdwijnen tussen privéberichten; in een portaal met chat en automatische reminders blijven ze bij het dossier.
Voor uitzendbureaus bouwen we het portaal als ruggengraat en hangen we de workflows eraan op: documentcontrole, dienstenplanning, in-app chat, een vacaturebord met sectorpagina's en waar wenselijk een AI-assistent die de recruiter ondersteunt. De kaarten laten de bouwstenen zien; de discovery bepaalt welke er eerst aan bod komen.
Een traject start meestal bij de stroom die de meeste risico's draagt, vaak de documentcontrole. In de discovery brengen we in kaart welke documenten er zijn, wie ze nu controleert en waar het misgaat; de scope die volgt staat op papier, met aannames en een prijs op nacalculatie.
Vervolgens bouwen we het portaal rond de mensen die het gebruiken: plannen gaat tegen de echte beschikbaarheid, documenten krijgen hun vervaldatum, en elk bericht hoort bij een dossier. Waar een vaste regel kan (een herinnering, een blokkade bij een ontbrekend document) staat een vaste regel. Waar gelezen of geformuleerd moet worden, doet een model een voorstel; de recruiter tekent af.
Na de livegang breiden we uit naar het vacaturebord, de sectorpagina's en de assistent. Zo groeit het portaal met de praktijk mee, in plaats van dat het hele bedrijf op één omslagmoment moet overstappen.
Drie staffingbedrijven staan gepubliceerd. Eén portaal laat zien hoe dienstenplanning, documentcontrole en chat in één omgeving samenkomen; een bureau met een vacaturebord in het Nederlands en Engels, met een landingspagina per sector; en een wervingsplatform waarin een AI-chatassistent met automatische herinneringen de recruiter ondersteunt. Wat er níet in staat: aantallen flexkrachten, inleners of placeringen. Dat is vertrouwelijke informatie van die bureaus.
Een uitzendportaal bevat de gevoeligste documenten die er zijn: identiteitsgegevens, werkvergunningen, soms gezondheidsgerelateerde verklaringen. We leggen per werkstroom vast wie wat mag zien, waar documenten bewaard worden, hoe lang ze bewaard blijven en wat er nooit naar een model gaat. Een planning hoeft geen model te zien; een vraag van een flexkracht wel, maar zonder documenten erbij. De kaders van jouw verwerkersovereenkomsten staan voorop en de logging maakt elke toegang terug te volgen.
We scopen per traject en offreren op nacalculatie, met de aannames schriftelijk vóór de bouw. Er is geen standaardpakket met een vast bedrag, omdat geen twee bureaus dezelfde stromen hebben.
Elk document hangt bij de flexkracht, draagt een status en waar nodig een vervaldatum. Het portaal laat in één overzicht zien wat compleet is en wat niet, en stuurt vanzelf een herinnering vóórdat iets afloopt. Wat er gecontroleerd wordt en door wie, stel je zelf in. Het systeem handhaaft jouw regels, hij bedenkt ze niet.
Ja, dat is juist de kern. De planning kijkt tegen de beschikbaarheid van de flexkracht én tegen de afspraken met elke opdrachtgever; overlap en dubbelboekingen worden zichtbaar vóórdat ze bevestigd worden. Wijzigingen lopen via vaste regels, zodat een verzet automatisch bij iedereen terechtkomt die er iets van merkt.
Hij neemt de herhaling uit het werk: standaardvragen beantwoorden uit de eigen informatie, berichten samenvatten, herinneringen klaarzetten en sollicitaties ordenen. Hij beslist niet over placeringen en raakt geen documenten aan die hij niet nodig heeft. Alles wat niet zeker is, gaat naar een mens. Dat is een ontwerpkeuze, geen bijzaak.
Dat hangt af van de stromen die je meeneemt: documentcontrole alleen is ander werk dan planning, chat en een tweetalig vacaturebord erbij. We scopen per traject en offreren op nacalculatie, met de aannames schriftelijk vóór de bouw. Er is geen standaardpakket met een vast bedrag.
EIGHTY8