Recruitment automatiseren: een AI-chatassistent die het dagelijkse recruiterswerk ondersteunt, automatische reminders en follow-ups, tweetalig NL/EN.
AI-automatisering voor recruitmentbureaus gaat over de dag van de recruiter: kandidaten beantwoorden, follow-ups niet vergeten, intakes gestructureerd ontvangen en in twee talen kunnen werken. EIGHTY8 bouwde een wervingsplatform waarin een AI-chatassistent het dagelijkse werk ondersteunt, met automatische herinneringen en een interface die Nederlands en Engels spreekt.
De dag van een recruiter is een lopende band van gesprekken die nooit stilstaat: berichten van kandidaten, beloftes aan opdrachtgevers, afspraken die ingepland moeten worden. De muur zit niet in het contact zelf maar in het onthouden: wie kreeg nog een antwoord beloofd, welke kandidaat wilde over een maand gehoord worden, welke intake hing nog open. Zonder systeem leeft dat in één hoofd en schiet het weg op drukke dagen.
De tweede kwelling is de intake: cv's en motivaties komen binnen in allerlei vormen en moeten vergelijkbaar worden. En de derde is de taal: wie ook in het Engels werft, doet dat vandaag nog met losse vertalingen en twee keer zoveel werk.
Wat dit werk aankan, is de herhaling: opvolgen op tijd, structureren van wat binnenkomt, beantwoorden van dezelfde vragen. Wat het níét aankan, is het oordeel: welke kandidaat past, wat je tegen een opdrachtgever belooft. Een assistent die dat onderscheid respecteert, maakt de recruiter sneller zonder hem te vervangen.
Meet het maar eens een week lang: hoeveel van de werkdag gaat op in berichten beantwoorden, statusjes doorgeven en dingen opzoeken die ergens al stonden. In de meeste wervingsbureaus is dat een flink deel van de tijd. Tijd die niet naar kandidaten of opdrachtgevers gaat. Dat is geen motivatiepraat maar de businesscase: elke herhaling die wegvalt, komt daar terecht.
Voor wervingsbureaus bouwen we het platform rond die dag: een chatassistent die uit eigen informatie antwoordt en doorzet wat twijfelachtig is, automatische reminders en follow-ups die niemand meer hoeft te onthouden, een intake die sollicitaties vergelijkbaar maakt en een tweetalige interface. De kaarten zijn de bouwstenen van die dag.
We beginnen met de stroom die het meest tijd verslindt, vaak de opvolging. De discovery brengt in kaart hoe contact nu loopt, welke beloftes waar genoteerd worden en wanneer het misgaat; de scope die volgt is schriftelijk, met een prijs op nacalculatie.
De bouw gebeurt in het platform dat er al is of in het jouwe: de assistent antwoordt uitsluitend uit jouw vacature- en procesinformatie, reminders volgen jouw regels en de intake stelt de vragen die jouw opdrachtgevers stellen. Waar het model niet zeker is, gaat het naar een mens. Geen stille gok ergens tussenin.
Na de livegang meten we wat de assistent overneemt en breiden we alleen uit waar dat merkbare tijd oplevert. Zo blijft het platform klein genoeg om te vertrouwen en groot genoeg om te helpen.
De kern van deze pagina is de wervingsplatform-case: een AI-chatassistent die het dagelijkse recruiterswerk ondersteunt, met automatische reminders en follow-ups en een tweetalige interface. Daarnaast staat de case van het bureau met het tweetalige vacaturebord, waar de intake per sector gestructureerd binnenkomt. Aantallen kandidaten of placeringen schrijven we hier niet op. Dat is vertrouwelijke informatie van die bureaus.
Wervingsdata is persoonsdata, vaak van mensen die ergens op hopen. Per werkstroom leggen we daarom vast welke gegevens de assistent mag gebruiken, waar berichten en cv's bewaard worden, hoe lang en wat er nooit naar een modelprovider gaat. Een herinnering hoeft geen cv te lezen; een kandidaatvraag wel, maar alleen met de stukken die voor die vraag nodig zijn. Ook wie ongevraagd iets toestuurde, moet altijd terug te vinden zijn in het dossier. En de logging laat zien wie erin keek.
Nee, hij ondersteunt het. De assistent beantwoordt terugkerende vragen, vat binnenkomende berichten samen en zet herinneringen klaar; het eigenlijke contact (een aanbod doen, een afwijzing formuleren, onderhandelen) blijft bij de recruiter. Dat is bewust zo ontworpen: kandidaten voelen het verschil tussen een echt gesprek en een geautomatiseerde reeks berichten, en dat verschil is jouw product.
Omdat de arbeidsmarkt niet stopt bij de taalgrens. Wie vacatures in het Engels publiceert en kandidaten in hun taal kan te woord staan, haalt een groep binnen die anderen overslaan. Met één platform dat beide talen spreekt is dat geen extra kanetraat meer, maar dezelfde stroom met een taalkeuze erbij.
Dat is het uitgangspunt. De assistent antwoordt uitsluitend uit de informatie die jij aanlevert: je vacatures, je proces, wat je belooft en wat niet. Herinneringen en follow-ups volgen jouw regels, niet een standaardschema. In de discovery leggen we die regels vast, en elke wijziging erin is een configuratie in plaats van een herbouw.
Dat volgt uit de scope: alleen de assistent is een kleiner traject dan het platform met intake en tweetalig vacaturebord erbij. We laten in de discovery zien welke stroom het meeste tijd kost en beginnen daar. Je ontvangt vooraf een schriftelijke offerte, en de afrekening gebeurt op nacalculatie van wat er gebouwd is.
EIGHTY8