Logistiek automatiseren: vrachtbrieven en orderbevestigingen uitlezen in plaats van overtikken, één planning en leveringsvragen door een agent.
AI-automatisering voor logistiek en transport pakt het overtikwerk af dat bij elke rit komt kijken: gegevens uit documenten uitlezen, orderbevestigingen verwerken, ritten inplannen en leveringsvragen beantwoorden. EIGHTY8 bouwt die workflows in de pakketten die een transporteur al draait, met de planner als eindverantwoordelijke en een prijs die vooraf wordt afgesproken op nacalculatie.
In het transport ontstaat het handwerk bij elke overdracht van papier. Van Rotterdam tot Zwolle, van Tilburg tot Roosendaal, Tiel, Venlo of Waalwijk: het werk is overal hetzelfde. Een vrachtbrief komt binnen als scan of foto, een opdrachtbevestiging als bijlage bij een mail, en iemand typt de lading, de adressen en de tijden over in het systeem. Elk veld dat verkeerd overkomt (een postcode, een tijdslot, een colli-aantal) wordt later op locatie zichtbaar als een rit die niet klopt.
Daarna komt de planning. Ritten verschuiven omdat een klant later opent, een chauffeur ziek is of een vracht te laat binnenkomt. Wie die verschuivingen regelt in losse tabbladen en één telefoonlijn, besteedt een groot deel van de dag aan het bijhouden van de situatie in plaats van aan het verbeteren ervan.
De derde stroom is de klant: waar is mijn zending, komt de chauffeur op tijd, kan de levering vanmiddag nog mee. Die vragen komen binnen via mail, app of een belletje, zijn bijna altijd met dezelfde statusinformatie te beantwoorden, en belanden toch bij de planner die net bezig was met morgen.
En dan de afsluiting: uren, kilometers en afgeronde documenten moeten van een rit een factuur maken. Ook dat is werk dat elke dag terugkomt en volledig uit regels bestaat. Precies het soort werk dat een systeem consequenter doet dan iemand aan het eind van de dag.
We bouwen de stromen die tussen binnenkomst en factuur liggen, in de systemen waar je nu mee rijdt. Documenten worden uitgelezen in plaats van overgetypt: de velden die jouw planning nodig heeft landen rechtstreeks in het juiste scherm, met de originele bijlage erbij. De planning krijgt één plek waar ritten, voertuigen en beschikbaarheid samenkomen in plaats van vijf tabbladen. Statusvragen worden door een agent beantwoord uit de informatie die je systeem al heeft, met doorverwijzing naar een mens bij alles wat niet zeker is. En aan het eind van de rit loopt de administratie vanzelf naar je facturatie. De kaarten hieronder zijn de bouwstenen; welke er eerst komen, bepaal je op basis van waar je nu het meest vastloopt.
We beginnen meestal bij het documentuitlezen, omdat daar de fouten en de uren samenkomen. In de discovery leggen we vast welke documentsoorten er binnenkomen, in welke vorm en welke velden het planningssysteem werkelijk nodig heeft. Vervolgens bouwen we de uitleesstap met een bewijsstap ernaast: elk uitgelezen veld is te controleren tegen het origineel, en velden met twijfel gaan naar een mens in plaats van het systeem in.
Daarna volgt de rest (planning, statusvragen, facturatie) elk als eigen traject met zijn eigen controles. We bouwen in je bestaande omgeving, niet ernaast. Een aangevraagde wijziging is binnen 48 uur doorgevoerd zodra de flow draait, zodat de regels met de praktijk op de weg kunnen meegroeien.
Geen transportbedrijf staat in de gepubliceerde cases, eerlijk gezegd. Twee trajecten raken wel precies deze stromen. Een vastgoedplatform leest gegevens automatisch uit documenten en foto's, zodat invoerwerk verdwijnt en de pijplijn kloppend blijft; diezelfde aanpak werkt voor vrachtbrieven en pakbonnen. Een staffingportaal laat zien hoe dienstenplanning, documentcontrole en chat in één omgeving samenkomen; in het transport heet dat rittenplanning, maar de structuur is dezelfde. Wat ontbreekt met opzet: aantallen zendingen, namen van opdrachtgevers of inleners, en wélke pakketten die bedrijven draaien. Dat is hun informatie, niet onze marketing.
Een zending draagt adressen van afnemers, namen van contactpersonen en soms gegevens van particuliere ontvangers, persoonsgegevens dus, ook al verkoop je vracht. We leggen per werkstroom vast welke velden de uitlezer mag zien, hoe lang de originele documenten bewaard blijven en welke gegevens nooit een model in gaan. Een agent die een leveringsvraag beantwoordt, krijgt alleen de statusinformatie die nodig is om te antwoorden, niet het hele dossier. Alles wat automatisch verwerkt wordt is achteraf te herleiden: welke melding, welke stap, welk resultaat, zodat je bij een vraag van een afnemer het volledige spoor kunt laten zien.
De omvang hangt af van het aantal documentsoorten, het aantal systemen dat gekoppeld moet worden en de stromen die je eerst wilt meenemen. We scopen vooraf, zetten de aannames op papier en rekenen af op nacalculatie. Er is geen basispakket dat je daarna stap voor stap uitbreidt. Alleen de offerte voor wat er daadwerkelijk gebouwd wordt.
Ja, uit scans, foto's of bijlagen. De uitlezer haalt de velden eruit die jouw planning nodig heeft en zet het origineel ernaast, zodat elke waarde te controleren is zonder het document te openen. Wat hij niet betrouwbaar kan lezen, gaat naar een mens. Onzekere velden worden gemarkeerd in plaats van geraden. Een verkeerd colli-aantal is duurder dan één handmatige controle.
Ja, zolang beide groepen in dezelfde stromen werken. De planning kent per rit het type uitvoering en houdt beschikbaarheid, documenten en klantbevestiging bij elkaar, ongeacht wie de rit uitvoert. Wat hij niet doet is contracten of inleenconstructies beoordelen. De afspraak met een onderaannemer blijft werk voor jou, de planning eromheen wordt wél meegenomen.
Voor de terugkerende vragen wel: waar hangt mijn zending, komt de chauffeur op tijd, kan het tijdslot verschuiven. De agent antwoordt uit de statusinformatie die je eigen systeem al bevat en geeft alles wat daar niet in staat door aan een mens, met de vraag erbij. Beloftes over compensatie of een nieuwe levertijd blijven altijd bij de planner.
Het aantal documentsoorten, het aantal koppelingen en de volgorde waarin jij waarde wilt zien. Meestal beginnen we met de stroom waar het overtikwerk het dikst is en breiden we daarna uit. Je ontvangt vooraf een schriftelijke scope met de aannames en rekent af op nacalculatie. De prijs volgt uit het werk, niet uit een prijslijst.
EIGHTY8