Juridische praktijk automatiseren: dossiers samenvatten, intake structureren, documenten routeren. Binnen kaders die jouw kantoor stelt.
AI-automatisering voor advocaten, notarissen en juristen richt zich op het werk rond het dossier: stukken samenvatten, intake structureren, documenten en termijnen op één plek houden. EIGHTY8 bouwt dat binnen de kaders die jouw kantoor zelf stelt, met vastgelegde regels voor dataopslag en modelgebruik, en een prijs die vooraf op nacalculatie wordt bepaald.
Juridisch werk is schaarse handen en veel papier. Elke nieuwe zaak begint met een stapel: contracten, correspondentie, processtukken, elkaars eerdere standpunten. Vóór er aan het dossier gewerkt kan worden, moet iemand lezen wat erin zit, het kort samenvatten en de termijnen eruit halen. Dat leeswerk is noodzakelijk, maar het is niet de zaak zelf. Het is de voorbereiding erop.
De intake is de tweede stroom. Een nieuwe cliënt belt of mailt, vertelt zijn verhaal, en iemand moet daaruit halen wat relevant is: welke partijen, welke data, welke belangen, en of de zaak überhaupt bij dit kantoor hoort. Dat gebeurt nu vaak in een telefoongesprek met een kladblok erbij, waarna de gegevens met de hand in het systeem gaan.
De derde stroom is het overzicht tijdens de zaak. Documenten staan in de ene map, mailwisseling in een inbox, termijnen in een agenda, en wie halverwege de zaak vraagt waar het staat, krijgt een antwoord dat eerst bij elkaar gezocht moet worden.
Wat deze stromen delen: ze bestaan uit lezen, ordenen en terugvinden. Precies dat is waar een model goed in is. Mits de vertrouwelijkheid vooraf geregeld is. Of je nu in Leiden, Katwijk of Noordwijkerhout werkt, dat ontwerpuitgangspunt komt bij elk kantoor eerst aan de orde, niet als afsluitende paragraaf.
De bouwstenen zijn bewust sober. Een samenvatter die stukken terugbrengt tot de kern met bronvermelding per zin, zodat de jurist zelf kan nagaan waar een conclusie vandaan komt. Een intake die van binnenkomende verhalen een gestructureerd dossier maakt vóór het eerste gesprek. Eén plek per dossier waar documenten, berichten en termijnen bij elkaar staan, inclusief de geschiedenis van wie wat wanneer toevoegde. En een kennisbank die kantoorinstructies en standaardstukken vindbaar maakt voor wie ze nodig heeft. Wat er níet in zit: een model dat advies geeft aan cliënten of zelfstandig beslist over een zaak. Dat blijft bij de jurist, en de techniek is zo ingericht dat het ook zo blijft.
Een traject begint niet met techniek maar met kaders: waar mogen stukken staan, welke modelprovider wordt toegestaan, wat wordt gelogd en wie mag meekijken. Die afspraken worden vóór de bouw vastgelegd, samen met de verwerkersovereenkomst die jouw kantoor al hanteert. Pas daarna kiezen we één werkstroom. Meestal de samenvatting of de intake.
Daarvan komt een scope met aannames en een prijs op nacalculatie. De bouw gebeurt in de omgeving die het kantoor al gebruikt; een dossierpakket blijft staan, de automatisering leest en schrijft erlangs. Elke stap krijgt een controlemoment, en niets gaat naar een cliënt zonder dat een jurist heeft beoordeeld wat eruit gaat. Na de livegang meten we wat de stroom oplevert voordat de volgende wordt opgepakt.
Geen advocaten- of notariskantoor staat in de gepubliceerde cases, en dat zeggen we erbij. Het traject dat qua inhoud het dichtst bij komt, is dat van een administratiekantoor: een klantportaal waarin documenten per dossier bij elkaar staan, veilig worden aangeleverd en terug te vinden zijn zonder mailwisseling. De structuur (vertrouwelijk materiaal, één plek per relatie, wie mag wat zien) is dezelfde als die van een juridisch dossier. Wat je er niet in leest: namen van cliënten, aantallen dossiers of de inhoud van enig stuk; die blijven achter de muur van het portaal.
Vertrouwelijkheid is hier geen instelling maar de opdracht. Vóór de bouw leggen we vast welke gegevens waar staan, welke modelprovider (indien überhaupt) wordt gebruikt en onder welke voorwaarden, wat er gelogd wordt en hoe lang. Stukken gaan niet standaard naar een model: samenvatten kan op een plek waar de gegevens niet bewaard blijven voor andere doelen, en voor stromen die dat niet toelaten bouwen we een regelgestuurde variant zonder model. Bewaartermijnen volgen de plichten die jouw kantoor al heeft, niet wat het systeem handig vindt. Elke automatische stap is te herleiden, zodat een vraag van een cliënt of een toezichthouder met een volledig spoor beantwoord kan worden.
De prijs volgt uit de keuzes die jouw kantoor zelf maakt: één werkstroom of meerdere, modelgebruik binnen afgesproken kaders of bewust zonder model, en het aantal koppelingen met het dossierpakket. Na de kadersessie en de discovery ontvang je een offerte die op nacalculatie is gebaseerd. Geen abonnement, geen licentietrap, alleen het werk dat er staat.
Nee, en dat is het eerste punt dat in de kadersessie wordt vastgelegd, vóórdat er iets gebouwd wordt. Samenvatten kan op een manier waarbij de stukken niet bewaard blijven voor andere doelen, en waar dat niet toereikend is bouwen we een variant zonder model. Welke provider, welke opslag en welke logging: dat bepaalt jouw kantoor, en de bouw volgt die keuze.
Nee, en dat ontwerp is bewust zo. Het model vat samen, haalt gegevens uit een intake en zet voorstellen klaar; het oordeel en elke communicatie naar de cliënt blijven bij de jurist die ze draagt. Waar iets onzeker is, markeert het systeem dat in plaats van het te verbloemen. Een cliënt merkt van de automatisering vooral dat zijn dossier eerder klaarligt.
Ja, dat is het uitgangspunt. De automatisering leest en schrijft langs het pakket heen, via de koppelingen of exports die het aanbiedt, zodat dossiers niet verhuizen en de manier van werken bewaard blijft. Levert het pakket niets aan, dan bespreken we welke stromen wel en welke niet kunnen. Eerlijker dan een migratie beloven die niemand wil.
Minder dan een volledig traject, en dat zie je in de offerte. De omvang hangt af van hoeveel stromen je meeneemt, of er een model binnen jouw kaders mag meedoen en hoeveel koppelingen het dossierpakket vraagt. Na de kadersessie en de discovery volgt een schriftelijke scope; daar zit de prijs in, gebaseerd op nacalculatie van het werk dat er echt staat.
EIGHTY8