Installatiebedrijf automatiseren: storingsintake, offertes en planning zonder handwerk, klantvragen door een AI-agent.
AI-automatisering voor installatiebedrijven richt zich op de stromen rond het werk: storingsmeldingen intaken en prioriteren, offertes opstellen, monteurs inplannen en terugkerende klantvragen beantwoorden. EIGHTY8 bouwt die workflows in de systemen die een installateur al gebruikt, met de coördinator als eindverantwoordelijke en een prijs die vooraf op nacalculatie wordt vastgesteld.
Een installatiebedrijf verkoopt vakmanschap op locatie, maar de werkdag begint en eindigt achter een scherm. Of je nu in Gouda, Alkmaar, Heerhugowaard, Houten of IJsselstein werkt: de storingslijn staat nooit stil. Een huurder belt over slechte ventilatie, een beheerder mailt over een storing in de verwarming, en iemand moet van elk bericht bepalen hoe dringend het is, welke monteur het hoort en of de klus binnen het onderhoudscontract valt. Die beoordeling zit in het hoofd van één persoon, en zolang die persoon in de file staat, staat de intake stil.
De tweede stroom is de offerte. Een aanvraag komt binnen met foto's, een plattegrond en een wens, en de calculateur moet er een pasmiddel bij zoeken, materialen prikken en het geheel omzetten naar een document dat de klant kan tekenen. Halve dagen gaan op aan het overtikken van dezelfde onderdelen, terwijl de technische beoordeling (het échte werk) maar een fractie van die tijd inneemt.
De derde stroom is de planning en alles wat daarna komt: werkbonnen klaarzetten, materialen reserveren, de klant een tijdslot bevestigen, achteraf de uren en gebruikte onderdelen verwerken. En over de hele dag heen klinken dezelfde vragen: wanneer komt de monteur, wat kost dit, valt het onder het contract.
Wat deze stromen delen is hun voorspelbaarheid. Ze komen elke dag terug, volgen regels die jullie al jaren toepassen, en kosten tijd van mensen die liever aan de installatie werken. Precies daar begint automatisering: niet om het vakwerk over te nemen, maar om het papierwerk eraan vast te plakken.
EIGHTY8 bouwt geen nieuw branchepakket, maar de workflows die ontbreken tussen de tools die je al gebruikt. Een storingsmelding die zelf wordt gelezen, ingedeeld en klaargezet; een offerte die uit een calculator of een ingevuld formulier als PDF uit de printer rolt; een planning waarin monteurs, werkbonnen en klantbevestigingen samenkomen. De kaarten hieronder zijn de onderdelen die we bij installatiewerk het vaakst terugzien. Welke er bij jou nodig zijn, hangt af van hoe je nu werkt. Dat brengen we in de discovery in kaart, inclusief wat je bewust gewoon zelf blijft doen.
We starten met één stroom, meestal de storingsintake, omdat daar de urgentie en de rommeligheid het hoogst zijn. In een korte discovery lopen we na hoe een melding nu binnenkomt, wie beslist over urgentie en wat er daarna met de gegevens gebeurt. Daaruit komt een scope met aannames erbij, en een prijs op nacalculatie.
Daarna bouwen we in wat er al staat: je telefonische lijn, je mail, je planning- of ERP-pakket. Een vaste regel doet het werk waar geen tekst hoeft te worden begrepen; een model komt pas kijken waar een melding in mensentaal moet worden gelezen. Elke stap die een monteur of een factuur raakt, krijgt een controlemoment dat je kunt aanzetten of loslaten. Na de livegang meten we of de stroom doet wat hij beloofde voordat de volgende wordt opgepakt. En een nieuwe site kan binnen 48 uur live staan zodra de scope vastligt, handig maar bijzaak.
Geen installatiebedrijf staat met naam in de cases, en dat vermelden we eerlijk. Wel twee trajecten die dicht langs dit werk lopen. Een onderhoudsbedrijf uit Noordwijkerhout werkt in één klantomgeving voor tickets, projecten en onderhoud, met een calculator op de site en regiopagina's in meerdere talen. Een betontechniekbedrijf uit Dordrecht laat offertes als PDF of Word exporteren en doorgeven aan het facturatiepakket, zodat de kantooravond niet in overtikwerk opgaat. Vergelijkbaar traject in de bouw, andere branche. Dezelfde onderdelen zijn ook voor een installateur te bouwen. Wat je er niet in terugvindt: aantallen meldingen, omzet of namen van opdrachtgevers; dat blijft bij die bedrijven.
Installatiewerk brengt adressen, contactgegevens van bewoners, foto's van installaties en soms toegangscodes met zich mee. Per werkstroom leggen we vooraf vast welke gegevens de automatisering mag zien, waar ze staan, hoe lang ze bewaard worden en wat nooit een model in gaat. Een klantnaam met adres is nodig om een werkbon te maken, maar niet om een storing in te schatten. De automatisering krijgt dus alleen wat de stap vereist. De logging houdt bij welke automatische beslissingen er genomen zijn, zodat je bij een klacht kunt terugzien wat er gebeurd is en het bewijs op tafel ligt.
Een storingsflow is ander werk dan een offertecalculator, en dat zie je terug in de prijs. We bepalen de omvang in de discovery, zetten die om in een schriftelijke scope en offreren op nacalculatie. Er bestaat geen pakketprijs voor installatiewerk, en de offerte ligt er voordat er gebouwd wordt.
Hij kan de tekst lezen, het type storing herkennen en volgens jullie regels een urgentie voorstellen, inclusief het tijdslot dat bij die urgentie hoort. Twijfel of een melding die onder een contract valt, gaat altijd naar de coördinator, en er wordt nooit zonder menselijke controle een monteur ingepland. De inschatting is dus een voorzet, geen besluit. Precies zo bouwen we hem.
Vaak juist dan. Met een klein team valt de intake stil zodra iedereen op locatie staat, en één geautomatiseerde stroom haalt precies die uren terug. We beginnen bij de meldingen of bij de offertes, bouwen in je bestaande pakketten en zetten pas de volgende stroom op als de eerste maanden stabiel draait.
Nee, het uitgangspunt is dat je pakket blijft staan. De automatisering leest en schrijft via de koppelingen of exports die het aanbiedt en vult de stromen eromheen aan: intake, documenten, klantbevestiging. Biedt het pakket niets aan, dan bespreken we eerlijk wat er wel en niet kan. Zonder dat overstappen van tevoren als voorwaarde op tafel komt.
Uit de discovery: hoeveel stromen je aanraakt, hoeveel systemen eraan moeten koppelen en hoeveel controlemomenten jullie willen houden. Daarmee schatten we het werk in en zetten het om in een offerte op nacalculatie, met de aannames erbij geschreven. Er is geen standaardprijs, want twee installatiebedrijven met evenveel monteurs kunnen totaal andere stromen hebben.
EIGHTY8