Hotel of retreat automatiseren: kamers per type, ervaringen en activiteiten, galerij, boekingsaanvraag. En meertalige AI-agents voor gastvragen.
AI-automatisering voor hotels, b&b's en retreats volgt de reis van een gast: kamers en ervaringen die per type leesbaar zijn, een boekingsaanvraag die volledig binnenkomt, een galerij die klopt, en gastvragen in meerdere talen die een agent afvangt. EIGHTY8 bouwt die workflows in je bestaande omgeving, met het echte gastencontact (aankomst, ontbijt, advies) bij jou.
Een klein verblijf verkoopt ruimte en tijd, en verliest beide op de randen. Het begint bij de presentatie: kamers die per type beschreven moeten worden, ervaringen zoals kooklessen, proeverijen of buitenactiviteiten die seizoensgebonden wijzigen, foto's die actueel moeten blijven. Zodra die informatie op drie plekken leeft (site, boekingskanaal, berichtenapp) klopt er altijd één niet.
De tweede rand is de aanvraag zelf. Een gast wil weten of de kamer vrij is in een bepaalde week, of het verblijf met halfpension kan, of de activiteiten doorgaan buiten het seizoen. Dat antwoord kost berichten heen en weer, in het Engels, Duits of Frans, vaak 's avonds of midden in een aankomst.
De derde rand is alles ná de boeking: aanvullende vragen over route en parkeergelegenheid, verzoeken om een andere aankomsttijd, de vraag of er nog een nacht bij kan. Elke vraag is goedwillend, maar ze komen los binnen, los van het systeem, en de antwoorden worden met de hand getypt door degene die eigenlijk de kamer klaarmaakt.
De bouwstenen hieronder dekken dat hele traject: van het moment dat iemand je aanbod leest tot de vraag die de avond voor aankomst binnenkomt. Ze zijn bewust modulair. Een retreat met tien plekken heeft andere prioriteiten dan een pension met twintig kamers. Welke volgorde bij jou past, bepalen we in de discovery aan de hand van waar je nu de meeste berichten over typt.
Discovery eerst: hoe komt een gast nu binnen, wat vraag je hem, wat typ jij daarna nog over, en in welke talen. Vandaar een scope met aannames en een offerte op nacalculatie. Geen pakket, want geen twee verblijven draaien hetzelfde.
De bouw raakt je bestaande omgeving aan: de site, je boekings- of agendapakket, je mail. Een kamer wordt per type beheerd op één plek; een aanvraag landt als volledige kaart in plaats van als los bericht; een agent beantwoordt vragen die feiten zijn en zet alles met een menselijke inschatting door. Waar een gast beslist wordt er niets geautomatiseerd.
Na de livegang kijken we wat er in de praktijk overblijft en bouwen we pas dan de volgende stroom. Blijkt je huidige site de aanvragen niet goed op te vangen, dan kan een nieuwe binnen 48 uur live staan zodra de scope vaststaat.
Een guesthouse met horeca-aanbod staat openbaar op onze casepagina: kamers per type, ervaringen en activiteiten als eigen paginas, een galerij en een boekingsaanvraag die compleet en gestructureerd binnenkomt. Daarnaast draagt een eigen drietalig klantportaal van EIGHTY8 zelf het bewijs dat meertalige gasten-omgevingen werken in de praktijk. Wat je daar níet leest: bezetting, gastenaantallen of tarieven. Die blijven bij de onderneming zelf.
Een verblijf verwerkt meer dan een naam: aankomstdata, paspoort- of identiteitsgegevens bij inchecken, dieetwensen, soms gezondheidsinformatie bij een retreat. We leggen per workflow vast welke velden geautomatiseerd worden gelezen en geschreven, waar de gegevens staan en wat nooit een model raakt. Een boekingsbevestiging hoeft geen AI te zien; een praktische gastvraag wel, maar geanonimiseerd waar dat kan. Jouw verwerkersovereenkomsten en de wettelijke bewaartermijnen blijven leidend, en de logging maakt terug te zien wat er wanneer gebeurd is.
Nacalculatie is het uitgangspunt: je betaalt voor wat er gebouwd wordt, met een offerte die vooraf alle aannames op een rij zet. De omvang hangt af van je verblijf. Hoeveel kamertypes, of de ervaringen apart beheerd moeten worden, welke talen de agent moet spreken en wat je bestaande pakket aan koppelingen toelaat.
Juist bij een klein verblijf zit het winst niet in schaal maar in herhaling: dezelfde vragen over route, aankomst en programma komen elke week terug, en jij typt ze in twee of drie talen. Eén stroom (de boekingsaanvraag of de gastvragen) weghalen scheelt al snel avonden. We bouwen in wat je al gebruikt en beginnen met dat ene stuk, niet met een compleet systeem dat je niet nodig hebt.
Alleen als de informatie ergens opgeschreven staat. Dat is de eerlijke voorwaarde. De agent leest jouw eigen teksten en geeft die terug in de taal van de gast, inclusief huisregels over huisdieren, aankomsttijden of annuleren. Hij verzint geen voorzieningen en belooft niets namens jou. Alles wat hij niet zeker weet, geeft hij door aan jou met de oorspronkelijke vraag erbij, zodat je antwoordt met de kennis van het huis.
Daarnaast. Een kanaal dat werkt, werkt: we bouwen rond je bestaande aanpak en halen alleen de handwerkstappen weg die eromheen blijven hangen. Aanvragen die via de site binnenkomen, landen in hetzelfde overzicht met dezelfde velden als je kanaalboekingen, zodat je op één plek werkt. Of en hoe je bestaande pakketten een koppeling toestaan, lezen we uit in de discovery. Overstappen is nooit ons startpunt.
Via scope en nacalculatie. We tellen samen op hoeveel kamertypes en ervaringen er beheerd moeten worden, welke talen er echt gesproken worden en wat je huidige pakket toestaat. En dat werk krijgt een schriftelijke offerte met aannames. Er is geen vaste pakketprijs voor de branche, omdat een pension met zes kamers ander werk is dan een retreat met programma. Je rekent af op wat er daadwerkelijk gebouwd is.
EIGHTY8