Horeca automatiseren: menu en wijnkaart online, reserveringsaanvragen, galerij en events, en een AI-agent voor de vragen die elke dag terugkomen.
AI-automatisering voor de horeca richt zich op het werk rond de dienst: reserveringsaanvragen die meteen gestructureerd binnenkomen, een menu en wijnkaart die zonder paperassen actueel blijven, evenementen die zichtbaar zijn zodra ze staan, en terugkerende gastvragen die een agent afhandelt. EIGHTY8 bouwt die workflows in wat je restaurant al gebruikt, met de gastheer of gastvrouw als eindverantwoordelijke.
De dienst zelf is niet het probleem. Alles eromheen wel. Reserveringen komen binnen via de site, een app-berichtje, een mail of een gemiste oproep aan de bar. Elke aanvraag moet gelezen, beantwoord en ergens genoteerd worden, vaak door degene die net de patrondozen bijvult. Een vraag om een tafel voor zes met een dieetwens is geen moeilijke vraag, maar hij komt op het moment dat de zaal vol is, en dan verdwijnt hij makkelijk tussen de lasagne en de afwas.
Daarna is er de kaart. Het menu wisselt met het seizoen, de wijnlijst schuift elke levering bij, en elke aanpassing betekent dat iemand een document bijwerkt en erop moet vertrouwen dat de site, de QR-code en de drukwerkversie nog hetzelfde vertellen. Wie dat met de hand doet, doet het te laat of niet helemaal.
Events maken het derde lek: een proeverij of een wijnavond moet aangekondigd, boekbaar en na afloop weer van de site af, en de foto's van de avond moeten de galerij in, werk dat altijd 'later' wordt en dus vaak niet gebeurt. En boven alles klinken dezelfde vragen terug: openingstijden, parkeren, allergenen, huiswijn, honden aanwezig, plus de reviews die een antwoord verdienen.
Geen alles-in-één-systeem dat je zaallestijl gaat dicteren, maar losse workflows die elk één lek dichten en samen het omringende werk van de dienst dragen. De kaarten hieronder zijn de bouwstenen die we in deze branche het vaakst terugbouwen; wat jouw zaal nodig heeft, hangt af van hoe je nu boekt, publiceert en antwoordt. Dat lezen we uit in een korte discovery, niet uit een standaardlijst.
We starten met één stroom, vrijwel altijd de reserveringsaanvraag, omdat daar de meeste herhaling zit. In de discovery lopen we na hoe een aanvraag nu binnenkomt, wie antwoordt en waar de gegevens terechtkomen. Daaruit komt een scope met zichtbare aannames en een offerte op nacalculatie.
De bouw gebeurt in wat je al draait: je site, je reserverings- of kassapakket, je mailomgeving. Waar een vaste regel volstaat, staat er een vaste regel; een AI-model gebruiken we alleen waar taal gelezen of geschreven wordt. Een aanvraag begrijpen, een conceptantwoord opstellen, een gastvraag beantwoorden. Elke stap die een boeking raakt, krijgt een controlemoment dat jij houdt zolang je wilt.
Na de livegang meten we of de stroom doet wat beloofd was, en pas daarna bouwen we de volgende: events, galerij, vragen. Een nieuwe site voor je zaal kan binnen 48 uur live staan zodra de scope vaststaat. Handig, maar de automatisering is het hoofdwerk.
Twee horeca-ondernemingen staan openbaar op onze casepagina. Voor een wijnbar bouwden we de site rond het menu en de wijnkaart, met reserveringsaanvragen die gestructureerd binnenkomen en een galerij en evenementenpaginas die de zaal zelf kan bijwerken. Voor een guesthouse met horeca-aanbod bouwden we kamers en ervaringen per type, een fotogalerij en een boekingsaanvraag die compleet aankomt. Wat je daar níet leest: bezettingscijfers, omzet of gastenaantallen. Dat is informatie van de onderneming zelf, niet van ons.
Reserveringen dragen namen, telefoonnummers, soms dieetwensen of een verjaardag. Persoonsgegevens, ook als ze gezellig bedoeld zijn. Per werkstroom leggen we vooraf vast welke velden een automatisering mag lezen, waar ze bewaard worden, hoe lang en wat nooit een AI-model raakt. Een tafelbevestiging hoeft geen model te zien; een open gastvraag wel, maar zonder herleidbaarheid naar de gast. De logging blijft zo dat je terugkijkt wat er gebeurd is, en jouw verwerkersovereenkomsten blijven het kader.
De prijs volgt uit het werk dat we bouwen: hoeveel stromen, hoeveel koppelingen met je bestaande pakketten, hoeveel controlemomenten je wilt houden. Er staat geen prijslijst voor de horeca, want een reserveringsflow en een events-module zijn niet hetzelfde werk. Je krijgt vooraf een schriftelijke offerte met de aannames erbij en rekent af op nacalculatie. Voor wat er daadwerkelijk gebouwd is.
Ja. De agent antwoordt in de taal van de gast, maar haalt zijn feiten uit jouw eigen informatie: openingstijden, kaart, allergenen, huisregels. Hij verzint niets over je zaal en geeft twijfel door aan jou. Het antwoordconcept staat in het Nederlands erbij, zodat je altijd ziet wat er gezegd is. En een uitzonderlijke vraag, een klacht of een groepsboeking komt gewoon bij een mens terecht.
We beginnen bewust klein: één stroom, vaak de reserveringsaanvraag, in de tools die je al hebt. Voor een zaal met één zaalruimte is precies dezelfde stroom het zwaarst, omdat er geen twéé paar handen zijn om hem op te vangen. Elke volgende stap is een eigen besluit; je hoeft nooit alles tegelijk te nemen en kunt altijd eerst één maand kijken of het in de praktijk werkt.
Samenwerken is het uitgangspunt. Biedt je reserveringspakket een koppeling of export, dan schrijft de automatisering daar naartoe en verandert er voor de gast niets. Komt een aanvraag via de site binnen, dan belandt hij op dezelfde stapel met dezelfde velden, zodat niemand dubbel werkt. Alleen als je huidige pakket echt niets toelaat, bespreken we alternatieven. Met de kosten en het gedoe van overstappen eerlijk op tafel.
Dat hangt af van je huidige systeem, het aantal stromen en hoeveel je zelf wilt blijven controleren. Een zaal met een simpel reserveringspakket en een site die al bestaat, heeft minder werk dan een zaal waar ook de kaart, events en galerij opnieuw moeten. Je ontvangt vooraf een schriftelijke scope met aannames en een offerte op nacalculatie. Geen pakketprijs, want geen twee zalen zijn gelijk.
EIGHTY8