Groothandel automatiseren: offertes, orderbevestigingen en leveranciersupdates zonder overtikken, catalogus actueel, klantvragen door een agent.
AI-automatisering voor groothandels richt zich op de stromen rond de order: offertes en orderbevestigingen zonder overtikwerk, een catalogus die actueel blijft zonder dat iemand prijzen inhaalt en terugkerende klantvragen door een agent. EIGHTY8 bouwt die workflows in je bestaande handelssystemen, met de binnendienst als eindverantwoordelijke en een prijs vooraf afgesproken op nacalculatie.
Een groothandel leeft van snelheid, maar de schrijfomgeving zit er altijd tussen. Een klant vraagt een prijs voor een aantal posities; de binnendienst zoekt artikelen bij elkaar, controleert tarieven en zet er een offerte van. Daarna komt de order terug en wordt bijna hetzelfde werk nog een keer gedaan, nu als orderbevestiging. Elke stap is opnieuw het overtypen van gegevens die al in het systeem staan.
De catalogus is de tweede bron van handwerk. Of je pakhuis nu in Beverwijk, Nieuwegein, Oldenzaal of Waalwijk staat: leveranciers sturen prijswijzigingen, vervallen artikelen en nieuwe varianten, vaak als bijlage in een ander formaat dan je eigen systeem verwacht. Tot iemand die lijst met de hand inhaalt, staan er verouderde prijzen online of in verkoopbonnen. En pas bij een klacht wordt duidelijk hoe oud ze waren.
De derde stroom is de vragenstroom eromheen: is dit artikel op voorraad, wanneer levert het, past dit onderdeel op het model van de klant. Elke vraag is met de eigen voorraadinformatie te beantwoorden, maar hij komt binnen per mail of aan de lijn en landt bij de persoon die eigenlijk bezig is met orders.
Wat deze stromen delen: het werk bestaat uit regels en overzetten, niet uit oordeel. Het oordeel (welke klant krijgt welke tariefaanpassing, welke order heeft voorrang) is waar de binnendienst echte waarde toevoegt. Automatisering pakt het eerste weg zodat het tweede overblijft.
De bouwstenen sluiten op de ordercyclus aan. De catalogus wordt actueel gehouden uit de bronnen die leveranciers aanleveren, met controle vooraf: wat wijzigt, wat vervalt en wat nieuw is, wordt eerst voorgelegd voordat het in je systeem gaat. Offertes ontstaan uit een calculator of uit posities die de binnendienst samenstelt, en rollen als document naar de klant. Orderbevestigingen worden uit de offerte gebouwd in plaats van overgetypt, en een afgeronde order loopt via een koppeling door naar je facturatie. Voor de vragenstroom zet je een agent in die voorraad en levertijd uit je eigen gegevens beantwoordt. De kaarten hieronder laten de onderdelen zien; welke combinatie past, hangt af van hoe jouw handel nu draait.
We kiezen in de discovery één stroom met de meeste herhaling. Vaak de offertebouw, soms de catalogus. Daarna leggen we vast waar de gegevens vandaan komen, welke regels jouw tariefaanpassingen volgen en wie controleert voordat een document de klant in gaat. Dat wordt een scope met aannames, geprijsd op nacalculatie.
De bouw gebeurt in je bestaande omgeving: je ERP of voorraadsysteem, je mail, je facturatie. Waar getallen en codes spelen, gebruiken we vaste regels; een model komt pas aan te pas waar leveranciersberichten of klantvragen in mensentaal moeten worden gelezen. Elke stap die een order of factuur raakt, krijgt een controlemoment dat je strakker of losser kunt zetten. Een aangevraagde wijziging is binnen 48 uur doorgevoerd zodra de flow eenmaal draait.
Geen groothandel staat in de cases, en dat vermelden we bewust. Twee trajecten dekken wel de onderdelen die dit werk vraagt. Een energieplatform kreeg een catalogus die automatisch actueel wordt gehouden, met configurator en checkout. Precies de keten van juiste gegevens naar afgeronde order. Een betontechniekbedrijf uit Dordrecht bouwt offertes die als PDF of Word exporteren en doorlopen naar het facturatiepakket. Samen laten die trajecten zien dat zowel de cataloguskant als de orderkant te bouwen is. Wat je er niet vindt: aantallen orders, margegegevens of de namen van leveranciers waar die bedrijven inkopen.
Handelsgegevens zijn deels bedrijfsgegevens, deels persoonsgegevens: een order bevat een contactnaam, een afleveradres en soms particuliere klanten. We leggen per stroom vast wat de automatisering mag zien, hoe lang documenten bewaard blijven en welke velden nooit een model in gaan. Een prijswijziging van een leverancier heeft geen persoonsgegevens nodig; een orderbevestiging wél een adres, maar niet meer dan dat. Tariefaanpassingen en klantkortingen worden als regels in jouw omgeving gezet, niet als voorbeelden aan een model gegeven. Alles wat automatisch wijzigt of verstuurt wordt gelogd, zodat achteraf te herleiden is welke wijziging wanneer door welke bron werd doorgevoerd.
Een cataloguskoppeling is ander werk dan een orderflow, en een derde stroom maakt het geheel weer anders. We schatten de omvang na de discovery in, leggen die vast in een scope en sturen daar een offerte bij die op nacalculatie is opgesteld. Je betaalt voor wat er gebouwd wordt, met de aannames zwart op wit.
Dat is precies de bedoeling van deze bouwsteen. Prijswijzigingen en vervallen artikelen worden uit de bron gehaald, vergeleken met je assortiment en als wijzigingsvoorstel voorgelegd; pas na goedkeuring gaat het in je systeem. Zo staat er nooit iets online dat niemand heeft gezien, en blijft de verantwoordelijkheid bij de binnendienst.
Ja, zolang de tariefaanpassingen als regels worden ingebouwd in plaats van als uitzonderingen achteraf. De catalogus toont het aanbod en de logica; de korting die een specifieke klant hoort te krijgen, volgt in de offerte of in zijn eigen omgeving. Wat niet werkt is een webshop die alles aan iedereen in hetzelfde tarief toont. Dat is niet hoe zakelijke handel draait, en daar beginnen we dan ook niet aan.
Als het pakket een koppeling of een import aanbiedt, wel. Een afgeronde order wordt dan omgezet naar de gegevens die je facturatie verwacht, met controle vooraf zodat er geen halve facturen ontstaan. Biedt het pakket niets aan, dan kijken we eerlijk wat er mogelijk is. Dubbel invoerwerk blijft er dan nog even, maar dan weet je waarom.
Op de omvang van het assortiment, het aantal leveranciersbronnen en het aantal stromen dat je in het eerste traject meeneemt. We scopen dat vooraf, schrijven de aannames uit en sturen een offerte op nacalculatie mee. Er is geen standaardpakket voor handelsbedrijven, omdat een catalogus met duizend posities en een orderflow over drie systemen simpelweg ander werk zijn.
EIGHTY8