Evenementen- en verhuurbedrijf automatiseren: offerteaanvragen met beschikbaarheid, planning van materiaal en mensen, galerij en events op de site.
AI-automatisering voor evenementen- en verhuurbedrijven richt zich op de stromen rond de boeking: aanvragen vanaf de site goed gestructureerd binnenbrengen, beschikbaarheid van materiaal en mensen zichtbaar houden, offertes klaarzetten en de galerij en evenementenagenda actueel houden. EIGHTY8 bouwt die workflows in de systemen die een bedrijf al gebruikt en rekent per project af op nacalculatie.
Een evenementen- of verhuurbedrijf verkoopt momenten: een feest, een festival, een bruiloft, een zaal voor een dag. Rond die momenten loopt een stroom aanvragen die zich niet laat plannen uit de agenda alleen. Iemand vraagt of de datum vrij is, wat het kost met twintig gasten, of er een levering en ophaling bij zit. En verwacht nog dezelfde week antwoord.
Daarna begint het echte werk: beschikbaarheid van materiaal en bemanning tegen elkaar afzetten, opties en definitieve boekingen uit elkaar houden, en bij een verzet alles opnieuw in de juiste volgorde zetten. In losse bestanden en mailgeschiedenis gaat dat handwerk goed, totdat het seizoen begint.
De derde stroom is zichtbaarheid. Bezoekers willen foto's zien, een agenda met komende evenementen en een aanvraagformulier dat geen spreadsheet vol halve regels oplevert. Een site die verouderd raakt, kost aanvragen die nooit meer terugkomen.
Wat deze stromen delen: ze komen in pieken, ze hangen aan één agenda en ze vergen precisie op momenten dat niemand tijd heeft. Dat is precies het werk dat je van tevoren als workflow kunt vastleggen.
De automatisering pakt de stromen rond het moment zelf: aanvragen vanaf de site komen gestructureerd binnen met datum, locatie en wensen erbij, beschikbaarheid wordt tegen de echte agenda gecheckt en een conceptaanbod staat klaar voordat jij 's ochtends je mail opent. Waar een agent wordt ingezet voor beschikbaarheidsvragen, leest hij jouw eigen agenda en arrangementen. Hij grijpt nooit in op een boeking zonder dat jij bevestigt.
Wat je daarvoor nodig hebt, staat er vaak al: een agenda die klopt, een actuele materiaallijst en de site waar de aanvragen vandaan komen. Het werk zit in die onderdelen met elkaar verbinden, niet in nieuwe software erbij.
We starten met de discovery: hoe komen aanvragen nu binnen, wie beoordeelt beschikbaarheid, waar blijven opties liggen en wat kost een verzet je aan tijd. De scope leggen we vast met de aannames er zichtbaar bij.
Vervolgens bouwen we in wat er al draait: je site, je agenda, je facturatie. Vaste regels voor wat regelbaar is (een optie die verloopt, een herinnering naar een klant) en een model alleen waar tekst begrepen moet worden. Jouw bevestiging blijft de stap die een boeking echt maakt.
Na de livegang volgt de meting en pas daarna de uitbreiding. Het traject wordt vooraf gescopet en afgerekend op nacalculatie: je ontvangt van tevoren een heldere offerte, zonder pakketten en zonder verrassingen achteraf.
Een evenementen- of verhuurbedrijf met naam staat niet op onze casepagina. Dat zeggen we vooraf. Wat er wél staat is aangrenzend werk met dezelfde bouwstenen: een horecazaak met galerij en evenementenagenda op de site, een reisorganisatie waar offerte- en boekingsaanvragen voor groepen automatisch worden opgevolgd, en een bouwbedrijf waar planning van materiaal en mensen op één plek ligt.
Wat je daar níet leest: boekingsaantallen, prijzen van arrangementen of namen van opdrachtgevers. Wat je er wél ziet: intake, planning en zichtbaarheid zijn overdraagbare onderdelen.
Een boekingsstroom verwerkt vanzelfsprekend persoonsgegevens: namen, adressen, betaalgegevens, soms identiteitsgegevens bij verhuur. We leggen per werkstroom vast welke velden een aanvraag nodig heeft en schrappen wat overbodig is. De eenvoudigste manier om gegevens te beschermen is ze nooit te vragen. Herinneringen en aanbiedingen gaan alleen naar wie daarvoor heeft gekozen, elke stap wordt gelogd, en bewaartermijnen volgen jouw beleid in plaats van dat oude boekingen eeuwig blijven staan.
Alleen als jouw agenda de enige bron is waaruit hij werkt, en precies daar begint de bouw. De agent leest beschikbaarheid uit jouw eigen planning en arrangementen, bevestigt niets zelf en zet een vraag door naar een mens zodra er iets bijzonders speelt, zoals een optie die verloopt of een dubbele aanvraag. De boeking zelf blijft altijd jouw besluit.
Juist rond een piek levert voorbereiding het meeste op. Aanvragen die zichzelf structureren, herinneringen die automatisch gaan en beschikbaarheid die op één plek leeft, halen werk uit de drukste weken en verschuiven het naar de rust. We bouwen en testen vóór het seizoen, zodat de eerste piek mét de automatisering loopt in plaats van er tegenaan.
Alleen de velden die jouw beoordeling nodig heeft, want elk extra veld is een extra bewaarplicht. Wie toegang heeft, leggen we per rol vast; logging laat achteraf zien welke stap wanneer is gezet. Verzoeken om verwijdering voeren we uit volgens jouw beleid, en een boeking die voor de financiële administratie bewaard moet blijven, krijgt daarvoor een eigen termijn.
Op nacalculatie: het aantal aanvraagkanalen, de systemen die gekoppeld moeten worden en het aantal momenten waarop jij zelf wil bevestigen. Een aanvraagflow en een volledige verhuurplanning zijn niet hetzelfde werk, dus er is geen vaste prijslijst. Je ontvangt vooraf een schriftelijke scope en rekent af voor wat er daadwerkelijk gebouwd is.
EIGHTY8